Meteen naar de inhoud

Opstellen van een agentuur­overeenkomst

Onze advocaten contractenrecht krijgen met regelmaat vragen over het opstellen van een agentuurovereenkomst. Door de ingewikkelde (Europese) achtergrond en ontstaansgeschiedenis is een hoog gehalte aan specifieke regelgeving ontstaan en daar moet u bij het opstellen van een agentuurovereenkomst rekening mee houden. In een reeks blogs zal een duidelijk beeld van de agentuurovereenkomst worden verschaft aan de hand van de belangrijkste kenmerken en wettelijke bepalingen. Deze eerste blog zal nadrukkelijk ingaan op de vragen wat een agentuurovereenkomst is, welke vormvereisten er van toepassing zijn bij het aangaan van een agentuurovereenkomst en welke rechten en verplichtingen de betrokken partijen hebben.

WAT IS de definitie van EEN AGENTUUROVEREENKOMST?

Een agentuurovereenkomst kan het beste worden gedefinieerd als een overeenkomst van opdracht waarbij de ene partij, de handelsagent, zich verbindt jegens de andere partij, de principaal, om voor bepaalde of onbepaalde tijd tegen vergoeding te bemiddelen bij het sluiten van overeenkomsten tussen de principaal en derde partijen. De agentuurovereenkomst is geregeld in artikel 7:428 BW e.v. Agentuurovereenkomsten zijn zowel bijzondere bemiddelingsovereenkomsten als duurovereenkomsten. Dit blijkt uit het vereiste dat er sprake dient te zijn van een duurzame betrekking tussen de principaal en de handelsagent, waarbij de handelsagent vast bemiddelt bij de totstandkoming van overeenkomsten. Deze relatie tussen de principaal en de handelsagent kenmerkt zich, doordat de handelsagent op basis van opdracht werkzaam is. Het opstellen van een agentuurovereenkomst in schriftelijke vorm verdient altijd de voorkeur. Daar zal hierna nader op worden ingegaan.

AGENTUUROVEREENKOMST opstellen

Het is hierbij van belang om in acht te nemen dat er van enige ondergeschiktheid in de relatie tussen de principaal en de handelsagent geen sprake is, waardoor agentuurovereenkomsten moeten worden onderscheiden van arbeidsovereenkomsten. Bovendien verschilt de regelgeving inzake agentuurovereenkomsten wezenlijk van wettelijke bepalingen omtrent andere overeenkomsten, omdat de nadruk voornamelijk ligt op bescherming van de handelsagent en niet op bescherming van de opdrachtgever of principaal. Ook bij het opstellen van een agentuurovereenkomst zullen wij als advocaten rekening houden met deze positie en de dwingendrechtelijke bepalingen die strekken ter bescherming van de handelsagent.

Agentuurovereenkomsten kunnen betrekking hebben op goederen, producten, dienstverlening en reisovereenkomsten. Voor een simpel, maar relevant grensoverschrijdend voorbeeld voor de maakindustrie kan gedacht worden aan de situatie waarin een Nederlandse softwarefabrikant, oftewel principaal, een handelsagent opdraagt en deze zich verbindt om tegen vergoeding nieuwe markten in het buitenland aan te wenden en contracten met bedrijven te sluiten die deze software in hun onderneming kunnen implementeren. De handelsagent bemiddelt alleen bij de totstandkoming van dergelijke overeenkomsten. Hij gaat deze dan ook niet zelf aan, maar sluit de overeenkomsten in naam en voor rekening van de softwarefabrikant.

Inhoud van de agentuurovereenkomst

Agentuurovereenkomsten kunnen in principe vormvrij en mondeling worden gesloten. Zij kunnen zelfs simpelweg uit de gedragingen van de principaal en de handelsagent voortvloeien. Toch is het in de praktijk wenselijk om agentuurovereenkomsten schriftelijk op te stellen. Het is namelijk dwingendrechtelijk bepaald dat zowel de principaal als de handelsagent, op verzoek van de ander, een ondertekend geschift moet kunnen overleggen dat de dan geldende inhoud van de agentuurovereenkomst weergeeft. Bovendien dienen een delcredere- en concurrentiebeding altijd schriftelijk in een agentuurovereenkomst opgenomen te worden. Daarnaast is het goed om na te denken over de looptijd van het agentuurcontract en de wijze van vergoeding. U dient er goed rekening mee te houden dat wanneer er niets over exclusiviteit is afgesproken er een vermoeden van exclusiviteit kan ontstaan, waardoor de handelsagent als enige actief mag zijn in een contractsgebied. Dit zijn zaken waar onze advocaat agentuur u goed over kan adviseren.

HET DELCREDEREBEDING EN DE AGENTUUROVEREENKOMST

Een zogenoemd delcrederebeding betekent in de kern dat de handelsagent aansprakelijk kan worden gehouden voor de naleving door de derde partij van de door hem tot stand gekomen overeenkomst. Zodoende ontstaat er voor de handelsagent een stimulans om betrouwbare contractspartijen aan te dragen en niet enkel vanuit het oogpunt van vergoeding zoveel mogelijk overeenkomsten met dubieuze partijen te sluiten. Bij het opstellen van een agentuurovereenkomst wordt hier uitvoerig bij stilgestaan. Een delcrederebeding is aan beperkingen onderhevig, zoals het vereiste dat deze schriftelijk moet zijn vastgelegd, er van aansprakelijkheid van de handelsagent pas sprake is als de derde partij in verzuim is, de aansprakelijkheid  van de handelsagent alleen strekt tot betalingsverplichtingen van de derde partij en de aansprakelijkheid op enkele uitzonderingssituaties na beperkt is tot de afgesproken vergoeding van de handelsagent.

HET CONCURRENTIEBEDING IN DE AGENTUUROVEREENKOMST

Het concurrentiebeding begrenst de mate waarin de handelsagent na het eindigen van de agentuurovereenkomst vrij is om werkzaamheden uit te oefenen. Dit dient schriftelijk te zijn vastgelegd en verband te houden met de goederen of diensten waarvoor de handelsagent voorheen voor de principaal bemiddelde, het gebied waarin hij dit deed of de derde partijen die tot het klantenbestand van de principaal behoorden. Een concurrentiebeding is maximaal twee jaar van kracht. Bij het opstellen van een agentuurovereenkomst is het van essentieel belang daar goed over te spreken. Ook omdat het niet noemen van een dergelijk concurrentiebeding al consequenties kan hebben voor de agent en de principaal.

verplichtingen van een handelsagent

In de verhouding tussen de principaal en de handelsagent heeft de principaal vanuit zijn positie een zorgplicht om erop toe te zien dat de handelsagent zijn werkzaamheden kan uitvoeren. Hierbij kan gedacht worden aan het ter beschikking stellen van benodigde documenten, het verschaffen van inlichtingen en het waarschuwen voor onvoorziene omstandigheden. Bij het opstellen van een agentuurovereenkomst dient u hier rekening mee te houden.

Uit hoofde van zijn positie heeft de handelsagent een zorgplicht om de belangen van de principaal accuraat te behartigen. Hieronder vallen het in acht nemen van aanwijzingen en instructies door de handelsagent, het geven van informatie omtrent zijn werkzaamheden en het afleggen van verantwoording. Bovendien dient de handelsagent onderzoek te doen naar de financiële situatie van de derde partijen die hij aandraagt, zodat de risico’s voor de principaal beperkt blijven.

Het staat de handelsagent vrij om in de uitoefening van zijn werkzaamheden hulppersonen in te schakelen. Echter, indien dit gebeurt zonder uitdrukkelijke toestemming van de principaal, zal de handelsagent aansprakelijk zijn voor de gedragingen van die hulppersonen.

Voor zover de definitie van een agentuurovereenkomst, de vormvereisten bij het aangaan van een agentuurovereenkomst en de rechten en verplichtingen van de principaal en handelsagent. In de tweede blog zal nader worden ingegaan op het eindigen van agentuurovereenkomsten.

CORONAVIRUS EN AGENTUUROVEREENKOMSTEN

Het coronavirus kan enorme invloed hebben op een agentuurovereenkomst. Zeker door internationale handelsrestricties kan de samenwerking feitelijk lam zijn komen te liggen. Sterker, het kan in onze optiek gezien worden als een ‘onvoorziene omstandigheid’. Juridisch betekent dit dat ook een in beginsel (nog) niet direct opzegbare agentuurovereenkomst mogelijk toch kan worden ontbonden of worden gewijzigd. Ook de redelijkheid en billijkheid kunnen ertoe leiden dat bepaalde opgenomen zaken in de agentuurovereenkomst niet langer gelden, of dat deze aanvullend werkt op ontwrichte verhoudingen.  Laat u goed over het coronavirus en contractenrecht informeren, voordat een agentuurcontract wordt opgezegd, dan wel wanneer u met een opzegging geconfronteerd wordt.

OPZEGGING AGENTUURCONTRACT VOOR ONBEPAALDE TIJD (MET/ZONDER OPZEGOPTIE)

Anders dan een distributieovereenkomsten is er voor een agentuurovereenkomst een wettelijk kader. Bij het opstellen van een agentuurovereenkomst moet dit worden nagelopen. De voornaamste rechten en plichten zijn hierin opgenomen, deels dwingendrechtelijk van aard, deels van regelend recht.

Tot de kern teruggebracht kunt u een voor onbepaalde doorlopende agentuurovereenkomst opzeggen. Er is een aantal minimumvereisten opgenomen in de agentuurregelgeving en laat u daarover voor een opzegging goed informeren door een agentuur advocaat. Natuurlijk zal een rol spelen onder welke condities u die bent aangegaan. Zijn er bijvoorbeeld voorwaarden geschapen om op enig moment kortstondig op te mogen zeggen? Of, is er een wettelijke regel die een snelle(re) opzegtermijn rechtvaardigt?

Hier speelt een aantal zaken eend rol van betekenis. Namelijk, kunnen de “eisen van redelijkheid en billijkheid kunnen – in verband met de aard en inhoud van de overeenkomst en de omstandigheden van het geval – meebrengen dat opzegging slechts mogelijk is indien een voldoende zwaarwegende grond voor de opzegging bestaat”? En verder: moet er een bepaalde opzegtermijn in acht worden genomen wanneer partijen al onbepaalde tijd met elkaar zaken doen en ten slotte, is in deze situatie een aanvullende schadevergoeding op zijn plaats?

Op dergelijke wijze moet een afweging worden gemaakt hoe u als fabrikant, distributeur, handelsagent of andere afnemer opzegt. U doet er verstandig aan hierover na te denken en in uw opzegbrief een goed doordacht voorstel over te brengen. Doet u dat niet, dan kunt u in een civiele procedure voor de rechter worden veroordeeld tot hoge kostenposten. Wanneer een agentuurcontract niet juist is opgezegd, bestaat het risico dat de rechter de situatie terugdraait en de handelsagent dus weer actief moet zijn voor de principaal.

OPZEGGING OF ONTBINDING VAN EEN AGENTUUROVEREENKOMST: WEEG UW OPTIES AF

Naast het opzeggen van een overeenkomst kunt u een agentuurovereenkomst, mogelijk ontbinden. Er moet samengevat dan een tekortkoming zijn van de andere partij, bijvoorbeeld sales targets worden niet gehaald, of leveringen komen herhaaldelijk te laat aan. Wanneer er sprake is van overmacht, dus een situatie die niet aan u als fabrikant of distributeur kan worden toegerekend, stagneert de samenwerking, kan dit een reden zijn te mogen ontbinden. Denk bijvoorbeeld aan handelsrestricties door het coronavirus.

Wanneer alsnog op een later moment kan worden gepresteerd (als juristen noemen we dat ‘ nog niet blijvend onmogelijk’), moet de gebrekkig presterende partij wel eerst in ‘verzuim’ komen te verkeren. Dat kan bijvoorbeeld door het toezenden van een sommatiebrief met het geven van een extra termijn om alsnog te presteren. Verzuim kan ook van rechtswege ontstaan, bijvoorbeeld wanneer de eerdere termijn fataal was, of u uit een mededeling kan afleiden dat de afgesproken prestatie ook in de toekomst niet meer kan of zal worden nagekomen. Is er verzuim, dan mag u de duurovereenkomst ontbinden. De grond zal wel voldoende gewicht moeten hebben om een ontbinding te rechtvaardigen, daar moet u dan wel goed rekening mee houden. Kortom, een te geringe tekortkoming is niet voldoende. Denk bijvoorbeeld aan de situatie dat 1 levering van vele leveringen te laat is, of 1 factuur over het hoofd is gezien.

Wat van belang is, is dat ontbinding dus een ander regime heeft. Ook roept ontbinding zogeheten ongedaanmakingsverbintenissen in het leven. Wat gekocht is moet worden teruggeleverd en wat betaald is moet worden gerestitueerd. Dat kan soms tot onwenselijke situaties leiden. Wanneer dat te voorzien is kan de ontbindingsregeling naar Nederlands recht ook worden uitgesloten. Dit omdat het regelend recht is.

De opzegging vereist geen tekortkoming, maar een sterkere toetsing van de redelijkheid en billijkheid. Wanneer u voor de keuze staat, laat u dan goed informeren welke remedies u kan inroepen.

Verjaring van het recht op klantenvergoeding

Als handelsagent maakt u bij het einde van een agentuurovereenkomst mogelijkerwijs aanspraak op een klantenvergoeding, ook wel goodwill genoemd. Let wel, deze klantenvergoeding is begrensd en er moet binnen een jaar na afloop van de agentuurrelatie aanspraak op worden gemaakt. U kunt als handelsagent dus niet achterover hangen en wachten. Als u de verjaringstermijn niet in acht neemt, kunt u deze vergoeding niet langer succesvol vorderen.

MAAKT EEN HANDELSAGENT ALTIJD AANSPRAAK GOODWILL?

Op basis van de afdeling agentuur in het burgerlijk wetboek kan de handelsagent aanspraak maken op goodwill, ook wel de klantenvergoeding genoemd. Deze goodwill vergoeding is gemaximeerd tot de gemiddelde commissie van een (1) jaar, berekend aan de hand van het gemiddelde van de afgelopen 5 jaren (of een ander gemiddelde wanneer de overeenkomst korter duurt). Belangrijk hierbij is dat een verjaringstermijn van een jaar geldt bij het aanspraak maken op goodwill. Wanneer een handelsagent niet zijn goodwill vordert, verjaart die vordering na verloop van een jaar.

ADVOCATEN GESPECIALISEERD IN AGENTUUROVEREENKOMSTEN

Wilt u advies inwinnen over het opstellen van een agentuurovereenkomst, of wilt u weten hoe u een zachte landing maakt bij het opzeggen ervan? Neem dan contact op met onze advocaten gespecialiseerd in agentuurovereenkomsten.

+31 (0)20 – 210 31 38
remko.roosjen@maakadvocaten.nl

Remko Roosjen

Remko Roosjen

Als partner van MAAK en advocaat commercial law geeft Remko leiding aan aan het team Commerciële Geschillen en Contractenrecht. Remko is een gespecialiseerde advocaat contractenrecht en heeft een ruime ervaring in het voeren van procedures, waaronder voor de civiele rechter, in arbitrage en mediation. Remko is verbonden aan de specialisatievereniging voor Distributie, Franchise en Agentuur en doceert regelmatig over het snijvlak van commerciële contracten en productregelgeving. Lees meer over Remko op zijn persoonlijk profiel of op LinkedIn .