De Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid is op 21 april 2020 in de Eerste Kamer aangenomen en zal waarschijnlijk al deze week in werking gaan treden. De spoedwet vervalt op 1 september 2020. Onze advocaat ondernemingsrecht geeft tekst en uitleg.
Doel van de tijdelijke wet covid-19 justitie en veiligheid
Dit wetsvoorstel past een groot aantal wetten aan om de continuïteit van het wetgevingsproces, de rechtspraak en het openbaar bestuur tijdens, de beperkende maatregelen als gevolg van, de uitbraak van covid-19 te garanderen.
Kort gezegd bevat deze spoedwet nieuwe tijdelijke voorzieningen die nodig zijn vanwege de coronacrisis. Onze advocaten gespecialiseerd in COVID-19 /coronavirus (de juridische aspecten) krijgen van bestuurders, aandeelhouders en toezichthouders diverse ondernemingsrechtelijke vragen, die door de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid deels worden geadresseerd.
Voorzieningen onder de tijdelijke wet covid-19 justitie en veiligheid
De voorzieningen zien met name op de tijdelijke inzet van elektronische middelen (bijvoorbeeld beeldbellen) op diverse terreinen waar nu nog fysieke overleg- en besluitvormingsprocedures zijn voorgeschreven.
Voor aandeelhouders en bestuurders van rechtspersonen (zoals de NV en BV) gelden vaak nog dergelijke fysieke overleg- en besluitvormingsprocedures. Dan gaat het bijvoorbeeld om het houden van de jaarlijkse algemene vergadering voor het vaststellen van de jaarrekening over het boekjaar 2019.
Wat verandert er voor aandeelhouders en bestuurders door tijdelijke wet covid-19 justitie en veiligheid?
Deze spoedwet geeft wijzigingen in de voorgeschreven procedures en termijnen omtrent het opmaken van de jaarrekening door het bestuur en de vaststelling daarvan door de algemene vergadering.
Ook wordt de aanname van bestuurdersaansprakelijkheid bij te late deponering van de jaarrekening tijdelijk afgezwakt.
Besluit tot verlenging opstellen van de jaarrekening door het bestuur
Uiterlijk binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar dient het bestuur de jaarrekening op te stellen en aan de aandeelhouders voor te leggen. Voor het boekjaar 2019 loopt die termijn af op 31 mei 2020.
Deze termijn kan met vijf maanden worden verlengd. Dit besluit tot verlenging is gewoonlijk voorbehouden aan de algemene vergadering. Dit recht komt nu met deze spoedwet tijdelijk aan het bestuur.
Algemene vergadering uitsluitend langs elektronische weg
Het bestuur kan nu ook bepalen dat een algemene vergadering zal worden gehouden die uitsluitend langs elektronische weg toegankelijk is. Daaronder is begrepen het volgen van de vergadering via een livestream (audio of video). Het bestuur kan aldus de aandeelhouder de fysieke toegang tot de algemene vergadering ontzeggen.
De vergadering dient dan wel tenminste aan de volgende voorwaarden te voldoen:
- bij oproeping dient vermeld te worden dat de algemene vergadering in elektronische vorm zal worden gehouden,
- de algemene vergadering dient langs elektronische weg voor aandeelhouders te volgen te zijn, bijvoorbeeld via een livestream,
- de aandeelhouders dienen tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering in de gelegenheid gesteld te zijn schriftelijk of elektronisch vragen te stellen,
- deze vragen dienen ook ter vergadering te worden beantwoord, al dan niet thematisch en deze antwoorden dienen via website of elektronisch toegankelijk gemaakt te worden, en
- het bestuur moet zich inspannen dat tijdens de vergadering langs elektronische weg of anderszins nadere vragen kunnen worden gesteld.
Onbehoorlijke taakvervulling bestuurder
Het bestuur dient binnen 12 maanden na afloop van het boekjaar de jaarrekening van de vennootschap openbaar te maken. Doet zij dat niet en volgt een faillissement van de vennootschap, dan geldt het wettelijke vermoeden dat het bestuur haar taak kennelijk onbehoorlijk heeft vervuld. De bestuurders zijn dan persoonlijk aansprakelijk voor de schulden van de vennootschap.
Deze zware sanctie voor het niet tijdig openbaar maken van de jaarrekening wordt in deze spoedwet tijdelijk afgezwakt. Niet tijdige deponering leidt tijdelijk niet tot kennelijk onbehoorlijke taakvervulling ingeval van een faillissement.
Het bestuur dient wel te bewijzen dat het verzuim van de tijdige publicatieplicht te wijten is aan het coronavirus. Het bestuur kan overigens altijd de concept jaarrekening openbaar maken, met de aantekening dat de algemene vergadering deze niet heeft kunnen vaststellen in verband met het coronavirus.
Deze tijdelijke versoepeling geldt uiteraard niet voor de boekhoudplicht van het bestuur. Schending daarvan door het bestuur zal leiden tot het vermoeden van onbehoorlijke taakvervulling en daarmee grond voor de persoonlijk aansprakelijkheid van het bestuur.
