De meeste bedrijven hanteren algemene voorwaarden. Algemene voorwaarden opstellen door een advocaat kan u helpen bij het beheersbaar maken van risico’s en kansen contractueel te benutten. Maar wat zijn algemene voorwaarden, ook wel aangeduid als ‘de kleine lettertjes’? Kort gezegd, zijn dit zijn standaardbedingen die in overeenkomsten kunnen worden opgenomen. Ons Burgerlijk Wetboek bevat regels voor zowel de inhoud van deze voorwaarden als de manier waarop de wederpartij moet worden geïnformeerd over het bestaan en de inhoud ervan. Algemene voorwaarden kunnen eenvoudig op een overeenkomst van toepassing worden verklaard. De wettelijke vereisten voor het opstellen van algemene voorwaarden omvatten het zorgen voor de aanvaarding van de gelding ervan door de wederpartij, zoals geregeld in art. 6:231 onder c en art. 6:232 BW. De gebruiker moet de algemene voorwaarden fysiek ter hand stellen aan de wederpartij volgens art. 6:234 lid 1 BW, tenzij terhandstelling redelijkerwijs niet mogelijk is, waarbij deponering dan is toegestaan. Elektronische terbeschikkingstelling van algemene voorwaarden is ook mogelijk, mits de wederpartij hier nadrukkelijk mee instemt, zoals bepaald in art. 6:234 lid 3 BW.
Het aanreiken van de algemene voorwaarden moet uiterlijk plaatsvinden voorafgaand aan de verrichting van de dienst, of tijdig vóór het sluiten van de overeenkomst als deze schriftelijk wordt gesloten, conform art. 6:230e BW. De bewijslast dat de algemene voorwaarden ter hand zijn gesteld, rust op de gebruiker. Het is raadzaam dat de wederpartij een document ondertekent waarin vermeld staat dat zij de algemene voorwaarden heeft ontvangen, wat dwingend bewijs oplevert volgens de Hoge Raad. Daarnaast moeten algemene voorwaarden vrij zijn van oneerlijke bedingen, en het is aan de wederpartij of een belangenorganisatie om actie te ondernemen tegen onredelijk bezwarende bedingen. Onze advocaat contractenrecht is gespecialiseerd in het opstellen van algemene voorwaarden, en bespreekt in deze blog de voornaamste aspecten.
Waarom algemene voorwaarden opstellen?
Algemene voorwaarden bieden duidelijkheid over de rechten en plichten van zowel de ondernemer als de klant. Onze advocaten contractenrecht hebben veel ervaring bij het opstellen van algemene voorwaarden (zoals verkoopvoorwaarden of inkoopvoorwaarden) en wijzen op de toegevoegde waarde van een goede set algemene voorwaarden. Ze helpen bij het:
- Verduidelijken van onder meer afspraken over garantie, aansprakelijkheid, wijze van levering, toepasselijk recht, bevoegde rechter of instantie, en betalingen
- Verkleinen van risico’s voor de ondernemer
- Voorkomen van misverstanden en potentiële geschillen
Hoewel het opstellen van algemene voorwaarden door een advocaat niet verplicht is, is het wel sterk aan te raden voor bedrijven. Ook is het minstens zo belangrijk te bekijken wanneer algemene voorwaarden van toepassing zijn, en hoe deze aan de andere contractspartij moeten worden bekend gemaakt.
Inhoud van algemene voorwaarden
De exacte inhoud kan variëren afhankelijk van de branche en het type bedrijf, maar enkele veelvoorkomende onderwerpen zijn:
- Betalingsvoorwaarden
- Leveringstermijnen
- Garantiebepalingen
- Aansprakelijkheid
- Annuleringsvoorwaarden
- Intellectueel eigendom (indien van toepassing)
- Inspectie en klachtplicht
- Toepasselijk recht
- (eventuele) mediationclausule, bevoegde rechter of verwijzing naar arbitrage
Voor webshops gelden aanvullende regels, zoals informatie over het herroepingsrecht van 14 dagen voor consumenten.
Methoden voor het opstellen van algemene voorwaarden
Er zijn verschillende manieren om algemene voorwaarden op te stellen:
- Zelf opstellen: Dit vereist juridische kennis en is niet aan te raden zonder relevante expertise.
- Voorbeeldteksten gebruiken: Brancheorganisaties en beroepsverenigingen bieden vaak modelteksten aan.
- Professionele hulp inschakelen: Een advocaat gespecialiseerd in het contractenrecht kan maatwerk leveren.
Belangrijke aandachtspunten
- Wettelijke regels: Zorg dat de voorwaarden voldoen aan geldende wet- en regelgeving, vooral bij consumentenovereenkomsten.
- Duidelijkheid en toegankelijkheid: De voorwaarden moeten begrijpelijk zijn en eenvoudig op te slaan door de klant, bijvoorbeeld als PDF.
- Informatieplicht: Informeer klanten tijdig over het bestaan en de inhoud van de voorwaarden.
- Regelmatige updates: Pas de voorwaarden aan bij veranderingen in wetgeving of bedrijfsvoering.
- Branchespecifieke eisen: Controleer of er voor uw branche verplichte standaardvoorwaarden gelden.
Ter hand stellen van algemene voorwaarden
Onder ’ter hand stellen’ in het kader van algemene voorwaarden wordt verstaan het feitelijk aanleveren van de tekst van de voorwaarden aan de wederpartij, vóór of bij het sluiten van de overeenkomst. Dit kan onder meer door de feitelijke overhandiging, toezending per post of koerier, e-mail of een ander bericht. De algemene voorwaarden kunnen ook worden opgenomen in een catalogus, prospectus, of afgedrukt op een offerte of (concept-)overeenkomst. Het is ook mogelijk de voorwaarden op een factuur af te drukken, mits deze factuur vóór of bij het sluiten van de overeenkomst wordt aangereikt.
De gebruiker van de algemene voorwaarden draagt de bewijslast dat deze daadwerkelijk ter hand zijn gesteld. Indien de algemene voorwaarden te laat ter hand zijn gesteld, maar de wederpartij na ontvangst alsnog hun gelding aanvaardt, is aan de vereisten voldaan en zijn de voorwaarden niet vernietigbaar op basis van het niet voldoen aan het terhandstellingsvereiste. Er is ook een bekendheidscorrectie die inhoudt dat de gebruiker de algemene voorwaarden niet ter hand hoeft te stellen als de wederpartij al bekend is of geacht kan worden bekend te zijn met die voorwaarden op het moment van het sluiten van de overeenkomst. Ook is er nog een beperkt aantal andere uitzonderingsgronden, maar laat u er bij het gebruik en het opstellen van algemene voorwaarden hier goed door uw advocaat over adviseren.
Zijn de algemene voorwaarden van toepassing als deze niet tijdig ter hand zijn gesteld?
De algemene voorwaarden kunnen van toepassing zijn, ook als deze niet tijdig ter hand zijn gesteld, onder bepaalde omstandigheden. Een situatie waarin dit kan voorkomen is wanneer de wederpartij bij het sluiten van de overeenkomst al bekend is of geacht kan worden bekend te zijn met de algemene voorwaarden, wat bekend staat als de bekendheidscorrectie. Echter, de plicht om op verzoek van de wederpartij de algemene voorwaarden toe te zenden blijft bestaan. Daarnaast, als de algemene voorwaarden te laat ter hand zijn gesteld, maar de wederpartij na ontvangst alsnog hun gelding aanvaardt, is aan de ratio van de relevante wetsartikelen voldaan en komen de voorwaarden niet meer voor vernietiging in aanmerking. Het is ook mogelijk dat de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden wordt aanvaard door gedragingen die het vertrouwen wekken dat deze deel uitmaken van de overeenkomst. In het geval dat de algemene voorwaarden niet ter hand zijn gesteld en er geen sprake is van bekendheid of aanvaarding achteraf, zijn de algemene voorwaarden vernietigbaar op grond van artikel 6:233 sub b BW.
Wat houdt de zwarte lijst in het kader van algemene voorwaarden in?
De zwarte lijst in het kader van algemene voorwaarden verwijst naar een reeks bedingen die, wanneer opgenomen in algemene voorwaarden in een overeenkomst met een consument, altijd als onredelijk bezwarend worden beschouwd. Deze lijst is vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek en bevat bedingen die de rechten van consumenten ernstig beperken, zoals het uitsluiten of beperken van de mogelijkheid voor de consument om een overeenkomst op een overeenkomstige wijze op te zeggen, of het verplichten van de consument om een opzegging op een bepaald moment te laten uitbrengen. Ook bedingen die geschillenbeslechting door een ander dan de rechter of arbiters voorschrijven zonder de wederpartij de keuze te laten binnen een maand voor de rechter te kiezen, worden als onredelijk bezwarend aangemerkt. De lijst is dwingend recht en beperkt tot overeenkomsten met consumenten waarbij algemene voorwaarden worden gebruikt.
Onredelijk bezwarende bedingen in algemene voorwaarden
Volgens art. 6:233, aanhef en onder a, BW is een beding in algemene voorwaarden vernietigbaar als het, gezien de aard en overige inhoud van de overeenkomst, de wijze waarop de voorwaarden zijn tot stand gekomen, de wederzijds kenbare belangen van partijen en de overige omstandigheden van het geval, onredelijk bezwarend is voor de wederpartij. Hierbij zijn onder meer de hoedanigheid van partijen, hun maatschappelijke positie, hun onderlinge verhouding en hun deskundigheid van belang.
In de wet zijn voor overeenkomsten met consumenten lijsten opgenomen met bedingen die geacht worden onredelijk bezwarend te zijn (de ‘zwarte lijst’, zie artikel 6:236 BW) en bedingen die vermoed worden onredelijk bezwarend te zijn (de ‘grijze lijst’, zie artikel 6:237 BW). In deze zaak draait het om de betekenis van deze lijsten voor overeenkomsten waarbij de wederpartij geen consument is.
De zwarte en grijze lijst bij een niet-consument
In 2023 is er een interessante zaak bij de Hoge Raad gewezen over de toepasselijkheid van de zwarte en grijze lijst bij een niet-consument. De inzichten die daaruit voortkwamen zijn als volgt:
(i) Ook bij een niet-consument kan het relevant zijn dat een beding in de algemene voorwaarden voorkomt op de zwarte of grijze lijst. De aanwezigheid van het beding op deze lijsten kan dan meewegen bij de beoordeling of het beding voor die niet-consument onredelijk bezwarend is.
(ii) Een beding dat afwijkt van de klachtplicht van art. 6:89 BW valt onder de reikwijdte van de grijze lijst.
Voordelen van een advocaat voor algemene voorwaarden
Het inschakelen van een advocaat voor het opstellen van algemene voorwaarden kan veel voordelen bieden. Advocaten contractenrecht zijn gespecialiseerd in het opstellen van juridische documenten die voldoen aan de huidige wet- en regelgeving en specifiek zijn afgestemd op de behoeften van uw bedrijf. Hier zijn enkele belangrijke punten om te overwegen:
- Juridische Expertise: Advocaten hebben de kennis en ervaring om algemene voorwaarden op te stellen die juridisch waterdicht zijn. Dit helpt om juridische geschillen te voorkomen en biedt een solide basis voor het afhandelen van eventuele conflicten.
- Maatwerk: Een advocaat kan voorwaarden opstellen die specifiek zijn afgestemd op de unieke aspecten van uw bedrijf en de sector waarin u opereert. Dit maatwerk zorgt ervoor dat alle relevante risico’s worden afgedekt.
- Up-to-date: Wetgeving verandert regelmatig. Een advocaat kan ervoor zorgen dat uw algemene voorwaarden altijd up-to-date zijn met de nieuwste juridische vereisten en best practices.
- Bescherming: Goede algemene voorwaarden beschermen uw bedrijf tegen onredelijke eisen en claims van klanten en leveranciers.
Hoe een advocaat kan helpen?
Opstellen en Controleren
Een advocaat kan u helpen bij zowel het opstellen als het controleren van bestaande algemene voorwaarden. Dit omvat:
- Analyse van uw bedrijfsactiviteiten: Begrijpen wat uw bedrijf doet en welke risico’s er zijn.
- Opstellen van voorwaarden: Creëren van duidelijke en juridisch bindende voorwaarden die uw belangen beschermen.
- Regelmatige updates: Controleren en bijwerken van de voorwaarden om ervoor te zorgen dat ze blijven voldoen aan de wetgeving en de veranderende bedrijfsomstandigheden.
Kortom, het inschakelen van een advocaat voor het opstellen van algemene voorwaarden is een verstandige investering voor elke ondernemer. Het biedt juridische zekerheid, maatwerk en bescherming tegen potentiële juridische problemen.
Advocatenkantoor gespecialiseerd in het opstellen van algemene voorwaarden
Ons gespecialiseerde advocatenkantoor helpt u graag verder bij al uw vragen rondom het opstellen van algemene voorwaarden. Wanneer u een set algemene voorwaarden wil laten opstellen door een advocaat met specialisatie in het commerciële contractenrecht, dan biedt ons kantoor daartoe mogelijkheden.
Wij zijn voor bedrijven binnen heel Nederland actief en bieden ook support bij internationale vraagstukken, bijvoorbeeld als u een Engelse set algemene voorwaarden wil laten opstellen door een advocaat. We hebben een sterk team van advocaten met als specialisatie contractenrecht. Onze advocaat commercial law Remko Roosjen geeft leiding aan dit team en stelt als advocaat vaak algemene voorwaarden op.
