Incassokosten zijn de kosten die je als schuldeiser maakt om een onbetaalde rekening buiten de rechter om te innen. Je kunt ze vorderen als redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte (artikel 6:96 lid 2 onder c BW). Het BIK bepaalt de hoogte: 15% over de eerste € 2.500, met een minimum van € 40 en een maximum van € 6.775. De belangrijkste voorwaarden zijn:
- Werkelijke incassohandelingen: je moet daadwerkelijk incassohandelingen hebben verricht waartoe je in redelijkheid kon overgaan, wat in de regel zo is als de schuldenaar in verzuim is. De hoogte van de vergoeding hangt alleen af van de hoofdsom en staat in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (BIK). Zo oordeelde de Hoge Raad (HR 13 juni 2014, ECLI:NL:HR:2014:1405).
- Hoogte: over de eerste € 2.500 van de hoofdsom bedragen de incassokosten 15%, met een minimum van € 40. Over hogere bedragen gelden lagere percentages (artikel 2 BIK).
- Termijnbetalingen: betaalt een consument meerdere termijnen uit dezelfde overeenkomst niet, en geldt per termijn de laagste vergoeding, dan mag je binnen zes maanden voor de eerste gemiste termijn € 40 rekenen en voor elke volgende € 20 (artikel 6:96 lid 8 BW en artikel 2a BIK, sinds 1 oktober 2024).
- Zakelijke klanten: bij een handelsovereenkomst (artikel 6:119a lid 1 BW) is je klant ten minste € 40 aan incassokosten verschuldigd vanaf de dag na de wettelijke of afgesproken uiterste betaaldag, zonder dat je eerst hoeft aan te manen (artikel 6:96 lid 4 BW).
- Afspraken: tegenover een consument kun je niet ten nadele van de consument afwijken van het BIK, ook niet in algemene voorwaarden (artikel 6:96 lid 5 BW). Met een zakelijke klant mag je andere afspraken maken; bij een handelsovereenkomst niet onder de € 40 (artikel 6:96 lid 4 BW). Een onredelijk hoog bedongen bedrag kan de rechter matigen (artikel 242 lid 1 Rv).
Deze regels zorgen ervoor dat incassokosten voorspelbaar blijven. Tegenover een consument mag je niet meer in rekening brengen dan het BIK toestaat.
Welke wettelijke regels gelden?
De hoogte van incassokosten is wettelijk vastgelegd in artikel 6:96 BW en het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (BIK). Die regels gelden sinds 1 juli 2012 (wet van 15 maart 2012 over de normering van de vergoeding voor kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte, en het BIK; Stb. 2012, 142). In de praktijk heten ze samen vaak de Wet incassokosten (WIK). Het BIK is van toepassing op een betalingsverplichting uit een overeenkomst, zoals een onbetaalde factuur. Op schadevergoeding alleen als die is vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst of als vervangende schadevergoeding geldt (artikel 1 BIK).
De vergoeding bedraagt ten minste € 40, ook bij een kleine vordering (artikel 2 lid 2 BIK). Wanneer je die mag rekenen, hangt af van je schuldenaar. Bij een consument pas nadat hij in verzuim is en een aanmaning om binnen veertien dagen te betalen zonder resultaat is gebleven (artikel 6:96 lid 6 BW). Bij een zakelijke klant met een handelsovereenkomst zonder aanmaning, vanaf de dag na de uiterste betaaldag (artikel 6:96 lid 4 BW).
Voor grotere vorderingen gelden lagere percentages over de hogere delen van de hoofdsom, met een maximum van € 6.775 (artikel 2 lid 1 BIK). Zo blijven de kosten voor de schuldenaar begrensd.
De Wet Incassokosten biedt hiermee een balans tussen de bescherming van schuldenaren tegen onevenredige incassokosten en de mogelijkheid voor schuldeisers om hun kosten te verhalen, mits dit op een eerlijke en proportionele manier gebeurt.
Hoe bereken je de incassokosten?
De incassokosten bereken je over de hoofdsom van de vordering, volgens een staffel: voor elk deel van de hoofdsom geldt een eigen percentage (artikel 2 lid 1 BIK). De maximale incassokosten worden als volgt berekend:
- 15% over de eerste €2.500
- 10% over de volgende €2.500
- 5% over de volgende €5.000
- 1% over de volgende €190.000
- 0,5% over het bedrag boven €200.000, met een maximum van €6.775
- in totaal ten minste €40
Welke voorwaarden gelden voor het in rekening brengen van incassokosten?
Is je schuldenaar een consument, dan mag je pas incassokosten rekenen nadat hij in verzuim is en je hem daarna zonder resultaat hebt aangemaand. Die aanmaning heet de 14-dagenbrief. Daarin krijgt de schuldenaar veertien dagen om het bedrag zonder incassokosten te betalen (artikel 6:96 lid 6 BW). Bij een zakelijke klant is zo’n brief niet verplicht.
In de 14-dagenbrief vermeld je wat de gevolgen zijn als de schuldenaar niet betaalt, waaronder de incassokosten die je dan vordert. De termijn van veertien dagen begint op de dag nadat de schuldenaar de aanmaning heeft ontvangen (artikel 6:96 lid 6 BW; HR 25 november 2016, ECLI:NL:HR:2016:2704). Vermeld in de brief dus niet “binnen veertien dagen na dagtekening”, maar bijvoorbeeld “binnen veertien dagen na de dag waarop u deze brief heeft ontvangen”. Wil je de incassokosten verhogen met btw, dan moet je nadrukkelijk verklaren dat je de btw niet kunt verrekenen (artikel 2 lid 3 BIK). Zo wordt de schuldenaar niet verrast door kosten na het verstrijken van de termijn.
Betaalt de consument niet binnen die veertien dagen, dan is hij de incassokosten volgens het BIK verschuldigd. Je hoeft daarvoor geen nadere incassohandelingen te verrichten (HR 13 juni 2014, ECLI:NL:HR:2014:1405). Zo krijgt de schuldenaar een laatste kans om zonder extra kosten te betalen.
Hoe wordt de schuldenaar beschermd?
- De dwingende regels beschermen consumenten: natuurlijke personen die niet handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf (artikel 6:96 lid 5 en 6 BW). Een eenmanszaak die in de uitoefening van zijn bedrijf handelt, valt daar niet onder.
- Heb je meerdere openstaande facturen bij dezelfde consument, dan maan je die in één aanmaning aan. Voor de berekening tel je de hoofdsommen bij elkaar op (artikel 6:96 lid 7 BW).
Op deze manier biedt de wet zowel bescherming tegen buitensporige kosten als duidelijkheid en rechtvaardigheid in situaties waar meerdere openstaande rekeningen betrokken zijn. Het zorgt ervoor dat incassoprocedures op een redelijke manier worden afgehandeld, zonder de financiële last onnodig te vergroten.
Hoe maak je bezwaar?
Als de incassokosten te hoog zijn of niet correct berekend:
- Vraag uitleg aan het incassobureau
- Maak schriftelijk bezwaar
- Betaal wel de oorspronkelijke rekening
Het is belangrijk om alert te zijn op de juiste toepassing van incassokosten. Bij twijfel kun je altijd juridisch advies inwinnen of contact opnemen met het Juridisch Loket.
Waar moet je op letten?
- Bereken de incassokosten over de hoofdsom van de vordering (artikel 2 lid 1 BIK).
- Het maximumbedrag aan incassokosten is €6.775 en het minimum €40 (artikel 2 BIK).
Deze regels zijn opgesteld om ervoor te zorgen dat incassokosten proportioneel en redelijk blijven, terwijl ze tegelijkertijd duidelijkheid en bescherming bieden voor zowel schuldeisers als schuldenaren.
Welke stappen zet je voordat je incassokosten berekent?
Is je schuldenaar een consument, dan zet je deze stappen voordat je incassokosten mag rekenen:
- Stuur, als de schuldenaar in verzuim is, een gratis aanmaning (14-dagenbrief) waarin je de incassokosten aankondigt.
- Vermeld in deze brief precies hoe hoog de incassokosten zullen zijn.
- Geef aan of er BTW over de incassokosten berekend wordt.
Kun je de btw die het incassobureau of de advocaat jou in rekening brengt verrekenen, dan mag je de incassokosten niet verhogen met btw. Kun je die btw niet verrekenen, dan mag je de incassokosten verhogen met het btw-percentage, mits je dat nadrukkelijk verklaart (artikel 2 lid 3 BIK).
Voor een nauwkeurige berekening kun je ook gebruik maken van een online incassocalculator.
Veelgestelde vragen over incassokosten
Hoeveel incassokosten mag je rekenen?
Volgens het BIK hangt dat af van de hoofdsom: 15% over de eerste € 2.500, 10% over de volgende € 2.500, 5% over de volgende € 5.000, 1% over de volgende € 190.000 en 0,5% over het meerdere, met een minimum van € 40 en een maximum van € 6.775 (artikel 2 BIK). Bij een hoofdsom van € 3.000 is dat € 375 + € 50 = € 425.
Mag je bij een zakelijke klant incassokosten rekenen zonder aanmaning?
Ja. Bij een handelsovereenkomst is ten minste € 40 verschuldigd vanaf de dag na de uiterste betaaldag, zonder aanmaning (artikel 6:96 lid 4 BW). De veertiendagenbrief is alleen verplicht tegenover consumenten (artikel 6:96 lid 6 BW).
Wat moet er in een veertiendagenbrief staan?
Een aanmaning om binnen veertien dagen te betalen, te rekenen vanaf de dag na ontvangst van de aanmaning (HR 25 november 2016, ECLI:NL:HR:2016:2704), en de gevolgen als de schuldenaar niet betaalt, waaronder de incassokosten die je dan vordert (artikel 6:96 lid 6 BW). Reken je btw over de incassokosten, verklaar dan nadrukkelijk dat je de btw niet kunt verrekenen (artikel 2 lid 3 BIK).
Mag je voor elke onbetaalde factuur apart incassokosten rekenen?
Niet bij een consument. Heb je meerdere vorderingen op dezelfde consument, dan maan je die in één aanmaning aan en tel je de hoofdsommen op om de incassokosten te berekenen (artikel 6:96 lid 7 BW).
Kun je in je algemene voorwaarden hogere incassokosten afspreken?
Tegenover een consument niet: van het BIK kun je niet ten nadele van de consument afwijken (artikel 6:96 lid 5 BW). Met een zakelijke klant mag je wel andere afspraken maken; bij een handelsovereenkomst niet onder de € 40 (artikel 6:96 lid 4 BW).
Primaire bronnen
- Burgerlijk Wetboek Boek 6: artikel 6:96 en 6:119a
- Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, artikel 1, 2 en 2a
- HR 13 juni 2014, ECLI:NL:HR:2014:1405 (prejudiciële beslissing over de veertiendagenbrief)
