Een onbetaalde factuur incasseer je in stappen: herinnering, aanmaning, zo nodig een ingebrekestelling met een redelijke termijn (artikel 6:82 lid 1 BW), en daarna een procedure en beslag. Vaak is je klant al in verzuim als de betaaltermijn verstrijkt (artikel 6:83 onder a BW). Bij een consument mag je pas incassokosten rekenen als een veertiendagenbrief zonder resultaat is gebleven (artikel 6:96 lid 6 BW).
Dit zijn de stappen op een rij:
- Herinnering: wijs je klant kort na de vervaldatum op de openstaande factuur.
- Aanmaning of ingebrekestelling: geef schriftelijk een laatste, redelijke termijn. Is op de factuur een vaste betaaltermijn afgesproken, dan is je klant meestal al zonder ingebrekestelling in verzuim (artikel 6:83 onder a BW), tenzij blijkt dat de termijn een andere strekking heeft.
- Veertiendagenbrief bij een consument: wil je incassokosten rekenen, dan geef je de consument na het verzuim nog veertien dagen om zonder die kosten te betalen, te rekenen vanaf de dag nadat hij de aanmaning heeft ontvangen (artikel 6:96 lid 6 BW; HR 25 november 2016, ECLI:NL:HR:2016:2704).
- Incassokosten en rente: vorder de forfaitaire incassokosten volgens het BIK en de wettelijke rente (artikel 6:119 of 6:119a BW).
- Dagvaarding: blijft betaling uit, dan laat je de klant door een deurwaarder dagvaarden.
- Vonnis en beslag: met een vonnis kan de deurwaarder beslag leggen. Al vóór het vonnis kun je met verlof van de rechter conservatoir beslag leggen.
- Verjaring: een vordering tot betaling van een factuur verjaart in de regel na vijf jaar. Een schriftelijke aanmaning stuit de verjaring.
Of je klant een bedrijf of een consument is, maakt verschil. Tegenover een consument gelden dwingende regels voor de incassokosten: je kunt daar niet ten nadele van de consument van afwijken (artikel 6:96 lid 5 BW). Bij een handelsovereenkomst is je zakelijke klant zonder aanmaning ten minste € 40 aan incassokosten verschuldigd vanaf de dag na de uiterste betaaldag (artikel 6:96 lid 4 BW).
Een aanmaning werkt in beginsel pas als je klant haar heeft ontvangen, tenzij het niet ontvangen aan hemzelf te wijten is (artikel 3:37 lid 3 BW). Verstuur haar daarom zo dat je de ontvangst kunt bewijzen, bijvoorbeeld per e-mail én per post.
Meer over de afzonderlijke stappen lees je op onze pagina’s over de sommatiebrief, de ingebrekestelling en de incassokosten.
Welke rechten heb je als schuldeiser bij een onbetaalde factuur?
Als schuldeiser heb je recht op betaling van je factuur, en als je klant in verzuim is ook op vergoeding van je schade, zoals rente en incassokosten. Ken je je rechten goed, dan weet je welke stap je wanneer kunt zetten.
Betaalt je klant niet, dan kun je hem dagvaarden en de rechter vragen hem tot betaling te veroordelen. Vorderingen tot en met € 25.000, inclusief de tot de dag van dagvaarding verschenen rente, behandelt in de regel de kantonrechter (artikel 93 onder a Rv). Daar mag je zelf procederen (artikel 79 lid 1 Rv). Bij de rechtbank heb je een advocaat nodig (artikel 79 lid 2 Rv).
Daarnaast kun je wettelijke rente vorderen. Is je klant een consument, dan gaat het om de wettelijke rente over de tijd dat hij in verzuim is (artikel 6:119 lid 1 BW). Bij een handelsovereenkomst tussen bedrijven geldt de hogere handelsrente vanaf de dag na de afgesproken uiterste betaaldag. Is geen betaaldag afgesproken, dan loopt de handelsrente in de regel vanaf 30 dagen na de dag nadat je klant de factuur heeft ontvangen (artikel 6:119a lid 1 en 2 BW). Beide percentages worden periodiek vastgesteld; de handelsrente is de herfinancieringsrente van de Europese Centrale Bank plus acht procentpunten (artikel 6:120 BW).
Je mag een incassobureau, deurwaarder of advocaat inschakelen om de vordering voor je te innen. Deze professionals kunnen aanmanen, onderhandelen over een betalingsregeling en de procedure voeren. Let op: wat je op je klant kunt verhalen aan incassokosten, is voor een vordering uit een overeenkomst forfaitair vastgelegd in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (BIK). De hoogte hangt alleen af van de hoofdsom, niet van de aard en omvang van de verrichte incassowerkzaamheden (HR 13 juni 2014, ECLI:NL:HR:2014:1405, r.o. 3.4-3.6).
Welke juridische begrippen moet je kennen?
Om de juridische aspecten van het beheren van achterstallige facturen effectief te beheren, is het belangrijk om vertrouwd te raken met belangrijke juridische termen. Als je deze termen begrijpt, kun je niet alleen beter communiceren met juridische professionals, maar kun je ook weloverwogen beslissingen nemen met betrekking tot je incassostrategieën.
Hier zijn drie belangrijke juridische termen om te weten:
- Verjaring: na het verstrijken van de verjaringstermijn kan je klant zich erop beroepen dat je betaling niet meer kunt afdwingen. Een vordering tot betaling van een factuur verjaart in de regel vijf jaar na de dag waarop zij opeisbaar werd (artikel 3:307 lid 1 BW). Een schriftelijke aanmaning stuit de verjaring (artikel 3:317 lid 1 BW). Daarna begint een nieuwe termijn van ten hoogste vijf jaar, maar de verjaring treedt nooit eerder in dan zonder stuiting (artikel 3:319 BW).
- Vonnis: een vonnis is de beslissing van de rechter. Een veroordeling tot betaling is een executoriale titel: na betekening aan je klant kan de deurwaarder beslag leggen, bijvoorbeeld op loon of een bankrekening (artikel 430 Rv). Je kunt een vonnis twintig jaar lang ten uitvoer leggen (artikel 3:324 lid 1 BW).
- Faillissement: de rechter verklaart een schuldenaar failliet als hij heeft opgehouden te betalen, op zijn eigen aangifte of op verzoek van een of meer schuldeisers (artikel 1 lid 1 Faillissementswet). Je dient je vordering dan in bij de curator (artikel 110 Faillissementswet). Een gewone schuldeiser krijgt in een faillissement vaak maar een deel of niets betaald.
Wat doe je als een factuur niet op tijd betaald wordt?
Is een factuur niet op tijd betaald, onderneem dan snel actie. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat je klant ook andere schuldeisers niet betaalt en hoe dichter de verjaring nadert.
Volg deze stappen om achterstallige facturen effectief te beheren:
- Communicatie: neem contact op met de debiteur zodra de factuur achterstallig wordt. Stuur een beleefde herinnering met duidelijke vermelding van het verschuldigde bedrag, de vervaldatum en eventuele kosten voor te late betaling of rente. Vraag om onmiddellijke betaling en stel een tijdschema op voor een oplossing.
- Follow-up: als de debiteur niet reageert of niet betaalt, neem dan contact op via verschillende kanalen, zoals telefoongesprekken, e-mails of brieven. Documenteer alle communicatiepogingen voor toekomstig gebruik.
- Onderhandelen: als de schuldenaar beweert financiële problemen te hebben, overweeg dan te onderhandelen over een betalingsplan dat voor beide partijen werkt. Wees standvastig, maar ook bereid om een wederzijds aanvaardbare oplossing te vinden.
- Aanmaning en juridische stappen: helpt dat niet, stuur dan een schriftelijke aanmaning met een laatste termijn. Bij een consument is dat de veertiendagenbrief als je incassokosten wilt rekenen (artikel 6:96 lid 6 BW). Blijft betaling uit, laat dan een advocaat of deurwaarder een procedure starten.
Hoe maak je een betalingsregeling met je debiteur?
Om achterstallige facturen effectief te beheren, is het belangrijk om productief te onderhandelen met debiteuren over een betalingsregeling. Onderhandelen over betalingsplannen stelt beide partijen in staat om tot een wederzijds voordelige overeenkomst te komen die kan helpen om de uitstaande schuld op een gestructureerde en beheersbare manier op te lossen.
Hier zijn drie belangrijke punten om te overwegen bij het onderhandelen over betalingsregelingen met debiteuren:
- Open communicatie: een open en eerlijke communicatie met de debiteur is doorslaggevend. Neem direct contact op en bespreek de achterstallige betaling op een professionele en begripvolle manier. Door actief te luisteren naar hun zorgen en mogelijke oplossingen aan te reiken, kun je een omgeving creëren die bevorderlijk is voor onderhandelingen.
- Flexibele voorwaarden: sta open voor het vinden van een compromis dat voor beide partijen werkt. Overweeg om flexibele betalingsvoorwaarden aan te bieden, zoals het verlengen van de betalingstermijn of het toestaan van betalingen in termijnen. Dit kan de financiële last voor de debiteur verlichten en er tegelijkertijd voor zorgen dat je het uitstaande bedrag over een redelijke periode ontvangt.
- Schriftelijke overeenkomst: leg een betalingsregeling schriftelijk vast, met het totaalbedrag, de termijnen, eventuele rente en wat er gebeurt als een termijn niet wordt betaald. Laat je klant daarin de schuld erkennen: een erkenning stuit de verjaring (artikel 3:318 BW).
Hoe incasseer je een factuur via de rechter?
Juridische stappen zijn aan de orde als een herinnering, aanmaning en overleg over een betalingsregeling niets hebben opgeleverd. Is je klant nog niet in verzuim, stel hem dan eerst schriftelijk in gebreke met een redelijke termijn voor betaling (artikel 6:82 lid 1 BW). Kondig in die brief aan dat je anders een procedure start.
Reageert je klant niet of weigert hij te betalen, dan begint de procedure met een dagvaarding, die de deurwaarder aan je klant uitbrengt (artikel 111 lid 1 Rv). Verzamel vooraf de facturen, de overeenkomst of opdrachtbevestiging, de aanmaningen en de correspondentie. Verschijnt je klant niet, dan verleent de rechter verstek en wijst hij de vordering toe, tenzij die hem onrechtmatig of ongegrond voorkomt (artikel 139 Rv). Wie in het ongelijk wordt gesteld, wordt in beginsel in de proceskosten veroordeeld (artikel 237 lid 1 Rv).
Wijst de rechter je vordering toe, dan laat je het vonnis aan je klant betekenen. Daarna kan de deurwaarder executoriaal beslag leggen, bijvoorbeeld op loon, een bankrekening of zaken (artikel 430 lid 3 Rv). Vrees je dat je klant zijn vermogen wegmaakt, dan kun je al vóór het vonnis conservatoir beslag leggen. Daarvoor heb je verlof nodig van de voorzieningenrechter (artikel 700 lid 1 Rv). Loopt de procedure nog niet, dan moet je die beginnen binnen de termijn die de rechter stelt, van ten minste acht dagen na het beslag (artikel 700 lid 3 Rv).
Juridische stappen moeten worden beschouwd als een laatste redmiddel, omdat ze tijdrovend en duur kunnen zijn. Ze kunnen echter ook een noodzakelijk middel zijn om achterstallige facturen te innen en de financiële belangen van de schuldeiser te beschermen.
Wanneer schakel je een incassobureau of advocaat in?
Een incassobureau, deurwaarder of advocaat kan de invordering van je overnemen, zodat jij je op je bedrijf kunt richten. De incassokosten die je op je klant verhaalt, zijn een percentage van de hoofdsom: 15% over de eerste € 2.500, daarna aflopend, met een minimum van € 40 en een maximum van € 6.775 (artikel 2 BIK). Tegenover een consument kun je daar niet ten nadele van hem van afwijken (artikel 6:96 lid 5 BW). Voordelen van het uitbesteden:
- Expertise: incassobureaus zijn gespecialiseerd in het innen van onbetaalde schulden en hebben uitgebreide kennis van de wettelijke procedures en voorschriften die hierbij komen kijken. Ze beschikken over de vaardigheden en ervaring om complexe situaties te doorlopen en effectieve strategieën toe te passen om betaling af te dwingen.
- Middelen: incassobureaus en deurwaarders kunnen debiteuren opsporen, hun verhaalsmogelijkheden inschatten en via telefoon, brief en e-mail een betalingsregeling proberen te treffen.
- Behoud van klantrelaties: door een derde te laten invorderen, bewaar je een professionele afstand tot je klant.
Kies een gerenommeerd bureau en spreek vooraf af wat de inschakeling jou kost, ook als de vordering niet te innen blijkt.
Hoe voorkom je onbetaalde facturen?
Een effectieve manier om achterstallige facturen in de toekomst te voorkomen is door proactief te factureren.
Proactief factureren houdt in dat er efficiënte systemen en processen worden opgezet om ervoor te zorgen dat facturen tijdig en nauwkeurig worden verzonden. Met een proactieve aanpak kunnen bedrijven het risico op late betalingen verkleinen en hun cashflow verbeteren.
Spreek vooraf duidelijke betalingsvoorwaarden af: de betaaltermijn, de betaalwijze en wat er gebeurt bij te late betaling. Tussen bedrijven mag je een betaaltermijn van ten hoogste 60 dagen afspreken, tenzij je uitdrukkelijk een langere termijn opneemt die niet kennelijk onbillijk is jegens de schuldeiser (artikel 6:119a lid 5 BW). Koopt een grote onderneming bij een mkb-bedrijf, dan is een betaaltermijn van meer dan 30 dagen nietig (artikel 6:119a lid 6 BW). Gebruik je algemene voorwaarden, geef die dan vóór of bij het sluiten van de overeenkomst aan je klant. Anders kan je klant de bedingen in de regel vernietigen (artikel 6:233 onder b en 6:234 BW). Dat kan onder meer niet een klant die rechtspersoon is en zijn jaarrekening openbaar heeft gemaakt, een klant met vijftig of meer werkzame personen, of een klant die zelf meermalen dezelfde voorwaarden gebruikt (artikel 6:235 BW).
Verder moeten bedrijven overwegen om geautomatiseerde factureringssystemen te implementeren. Automatisering kan het facturatieproces vereenvoudigen, waardoor de kans op menselijke fouten en vertragingen afneemt. Met geautomatiseerde systemen kunnen facturen snel worden aangemaakt en verstuurd, zodat klanten ze op tijd ontvangen.
Het regelmatig controleren en afstemmen van debiteuren is een andere belangrijke stap in het voorkomen van toekomstige achterstallige facturen. Dit houdt in dat je uitstaande betalingen controleert, klanten opvolgt over achterstallige facturen en eventuele discrepanties of problemen direct aanpakt.
Tot slot kan het onderhouden van een sterke relatie met klanten ook bijdragen aan het voorkomen van achterstallige facturen. Door open communicatielijnen te onderhouden en eventuele zorgen of problemen direct aan te pakken, kunnen bedrijven vertrouwen opbouwen en tijdige betalingen stimuleren.
Conclusie
Kortom: een onbetaalde factuur incasseer je door snel te herinneren en aan te manen, je klant zo nodig in gebreke te stellen en bij een consument de veertiendagenbrief te sturen. Helpt dat niet, dan volgen een dagvaarding, een vonnis en beslag. Houd intussen de verjaringstermijn van vijf jaar in de gaten.
Daarnaast kan het inschakelen van een incassobureau een effectieve oplossing zijn. Door preventieve maatregelen te nemen, kunnen bedrijven het aantal achterstallige facturen in de toekomst verminderen.
Verwante onderwerpen: het incassokortgeding, het kort geding en het executiekortgeding.
Veelgestelde vragen over het incasseren van een onbetaalde factuur
Wat doe je als een klant een factuur niet betaalt?
Stuur eerst een herinnering en daarna een schriftelijke aanmaning met een laatste, redelijke termijn (artikel 6:82 lid 1 BW). Is de klant een consument en wil je incassokosten rekenen, stuur dan een veertiendagenbrief (artikel 6:96 lid 6 BW). Blijft betaling uit, dan kun je de klant laten dagvaarden en na het vonnis beslag laten leggen.
Hoe lang heb je om een onbetaalde factuur te incasseren?
Een vordering tot betaling van een factuur verjaart in de regel vijf jaar na de dag waarop zij opeisbaar werd (artikel 3:307 lid 1 BW). Een schriftelijke aanmaning stuit de verjaring (artikel 3:317 lid 1 BW); daarna begint een nieuwe termijn van ten hoogste vijf jaar (artikel 3:319 BW).
Wanneer begint de termijn van de veertiendagenbrief?
Op de dag nadat de consument de aanmaning heeft ontvangen, niet op de dag van verzending (HR 25 november 2016, ECLI:NL:HR:2016:2704, r.o. 3.4). Een formulering als “binnen veertien dagen na heden” of “binnen veertien dagen na verzending van deze brief” voldoet daarom niet (r.o. 3.6.1).
Mag je incassokosten rekenen bij een onbetaalde factuur?
Ja. Bij een consument pas nadat hij in verzuim is en een veertiendagenbrief zonder resultaat is gebleven (artikel 6:96 lid 6 BW). Bij een handelsovereenkomst is je zakelijke klant zonder aanmaning ten minste € 40 verschuldigd vanaf de dag na de uiterste betaaldag (artikel 6:96 lid 4 BW). De hoogte volgt uit de staffel van het BIK (artikel 2 BIK).
Heb je een advocaat nodig om een onbetaalde factuur te incasseren?
Niet altijd. Bij de kantonrechter, die in de regel vorderingen tot en met € 25.000 behandelt, mag je zelf procederen (artikel 93 onder a en 79 lid 1 Rv). Bij de rechtbank is een advocaat verplicht (artikel 79 lid 2 Rv). Voor de dagvaarding en het beslag schakel je een deurwaarder in.
Primaire bronnen
- Burgerlijk Wetboek Boek 3: artikel 3:37, 3:307, 3:317, 3:318, 3:319 en 3:324
- Burgerlijk Wetboek Boek 6: artikel 6:82, 6:83, 6:96, 6:119, 6:119a, 6:120, 6:233, 6:234 en 6:235
- Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering: artikel 79, 93, 111, 139, 237, 430 en 700
- Faillissementswet: artikel 1 en 110
- Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, artikel 2
- HR 13 juni 2014, ECLI:NL:HR:2014:1405 (incassokosten en veertiendagenbrief)
- HR 25 november 2016, ECLI:NL:HR:2016:2704 (begin van de veertiendagentermijn)
Neem contact op met onze incasso-advocaten
Als je vragen hebt of juridische hulp nodig hebt met betrekking tot achterstallige facturen, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons deskundige en toegewijde team van ons Amsterdamse advocatenkantoor. Onze advocaten zijn toegewijd aan het leveren van uitzonderlijke juridische diensten en persoonlijke aandacht voor je unieke behoeften. Je kunt contact met ons opnemen via onze website, per e-mail of per telefoon. Onze vriendelijke en professionele medewerkers helpen je graag verder. We kijken uit naar de mogelijkheid om je te helpen om de best mogelijke resultaten voor je zaak te bereiken.
