Een sommatiebrief is je laatste schriftelijke waarschuwing aan een schuldenaar vóór een procedure: je eist betaling of nakoming binnen een korte termijn en kondigt aan wat er anders volgt. Wil je als ondernemer een sommatiebrief laten opstellen? Let dan op de toon, de termijn en de extra eisen bij een consument. Een advocaat procesrecht kan de brief namens je versturen; ons team adviseert ook over juridische vereisten voor een incasso.
Voorbeeld sommatiebrief naar Nederlands recht
Hieronder vind je een voorbeeld van een sommatiebrief naar Nederlands recht. Het is een model: pas het aan je eigen situatie aan, want aan het voorbeeld kun je geen rechten ontlenen. Moet je een vonnis uit het buitenland in Nederland laten uitvoeren, lees dan: wat zijn de juridische implicaties van een buitenlands vonnis.
Is een sommatiebrief hetzelfde als een ingebrekestelling?
Niet altijd. De wet kent geen aparte regels voor een “sommatiebrief”, wel voor een ingebrekestelling: een schriftelijke aanmaning met een redelijke termijn, waarna de schuldenaar in verzuim is als hij niet nakomt (art. 6:82 lid 1 BW). Een sommatiebrief die aan die eisen voldoet, is tegelijk een ingebrekestelling. Wil je de schuldenaar vooral in verzuim brengen, gebruik dan de voorbeeldbrief ingebrekestelling. Hieronder gaat het over de sommatie als laatste waarschuwing vóór een procedure.
Wat is een sommatiebrief?
Een sommatiebrief is een formele schriftelijke kennisgeving waarin de schuldeiser de schuldenaar sommeert een (betalings)verplichting binnen een korte termijn na te komen, met de aankondiging van juridische maatregelen als dat niet gebeurt. Je stuurt hem bij een geschil waarin je anders niet verder komt, nadat eerdere pogingen om de prestatie te krijgen niets hebben opgeleverd, zoals de oorspronkelijke factuur, herinneringen en aanmaningen.
Waarom stuur je een sommatiebrief?
Een sommatiebrief heeft juridisch en praktisch nut:
- Juridische functie: de wet eist vóór een procedure geen sommatie als zodanig. Wel is soms een ingebrekestelling nodig om de schuldenaar in verzuim te brengen (art. 6:82 lid 1 BW), en bij een consument een aanmaning met een termijn van veertien dagen voordat je incassokosten mag rekenen (art. 6:96 lid 6 BW). Een goed opgestelde sommatiebrief kan aan die eisen voldoen.
- Laatste kans: de schuldenaar kan alsnog betalen of nakomen voordat er proceskosten ontstaan.
- Stuiting verjaring: een schriftelijke aanmaning stuit de verjaring van een vordering tot nakoming (art. 3:317 lid 1 BW).
Wat moet er in een sommatiebrief staan?
Een sommatiebrief bevat in elk geval de volgende elementen. Wil je zeker weten dat de brief standhoudt als het tot een procedure komt, laat hem dan toetsen voordat je hem verstuurt.
- Juiste adressering: Zorg dat de brief gericht is aan de juiste persoon of entiteit.
- Duidelijke omschrijving van de schuld: Vermeld het verschuldigde bedrag en de reden van de schuld.
- Betalingsgeschiedenis: Verwijs naar eerdere facturen, herinneringen en aanmaningen.
- Ingebrekestelling: Wil je de schuldenaar in verzuim brengen, stel hem dan uitdrukkelijk in gebreke met een redelijke termijn (art. 6:82 lid 1 BW).
- Betalingstermijn: Geef een concrete uiterste datum; bij een consument minimaal veertien dagen, te rekenen vanaf de dag na ontvangst van de aanmaning (HR 25 november 2016, ECLI:NL:HR:2016:2704), als je daarna incassokosten wilt rekenen (art. 6:96 lid 6 BW).
- Consequenties: Beschrijf duidelijk wat er gebeurt als niet binnen de gestelde termijn wordt betaald, zoals het in rekening brengen van incassokosten en wettelijke rente. Bij een consument noem je ook het bedrag aan incassokosten dat je dan rekent.
- Voorbehoud van rechten: Vermeld expliciet dat je je recht op nakoming voorbehoudt (belangrijk voor stuiting van de verjaring).
Wat is het verschil tussen een particuliere en een zakelijke schuldenaar?
Voor incassokosten gelden verschillende regels, afhankelijk van wie je schuldenaar is:
- Een particulier (consument) betaalt pas incassokosten nadat hij, na het intreden van het verzuim, schriftelijk is aangemaand om binnen veertien dagen te betalen, met vermelding van die kosten (art. 6:96 lid 6 BW). De hoogte volgt uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, met een minimum van € 40.
- Bij een zakelijke schuldenaar met wie je een handelsovereenkomst hebt, is ten minste € 40 aan incassokosten verschuldigd zonder aanmaning, vanaf de dag na de uiterste betaaldag (art. 6:96 lid 4 BW).
Hoe verstuur je een sommatiebrief?
Een sommatiebrief werkt pas als hij de schuldenaar heeft bereikt (art. 3:37 lid 3 BW). Verstuur hem daarom zo dat je de ontvangst kunt bewijzen, bij voorkeur op meerdere manieren tegelijk:
- Per aangetekende post
- Per gewone post
- Per e-mail
Wat zijn de gevolgen als de schuldenaar na de sommatiebrief nog niet betaalt?
Als een schuldenaar na ontvangst van een sommatiebrief nog steeds niet betaalt, kunnen er verschillende juridische en financiële gevolgen optreden. Hieronder volgt een overzicht van de mogelijke stappen en gevolgen:
1. Incassokosten en wettelijke rente
De schuldeiser kan incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen. Incassokosten zijn de redelijke kosten om buiten rechte betaald te krijgen (art. 6:96 lid 2 onder c BW); tegenover een consument zijn ze begrensd door het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. De wettelijke rente is verschuldigd over de tijd dat de schuldenaar in verzuim is (art. 6:119 lid 1 BW). Een incasso advocaat rekent voor je na welke bedragen je mag vorderen.
2. Inschakelen van een incassobureau
Als de schuldenaar niet betaalt na de sommatiebrief, kan de schuldeiser een incassobureau inschakelen. Het incassobureau probeert de schuld te innen; wat het aan kosten bij een consument mag doorberekenen, is begrensd door hetzelfde besluit. Het bureau kan ook verdere aanmaningen sturen en zo nodig een deurwaarder inschakelen.
3. Conservatoir beslag
Een advocaat kan conservatoir beslag laten leggen op de bezittingen van de schuldenaar. Dit betekent dat er beslag wordt gelegd op eigendommen van de schuldenaar voordat de rechter uitspraak heeft gedaan. Daarvoor is verlof van de voorzieningenrechter nodig (art. 700 lid 1 Rv). Beslag zet druk op de schuldenaar en zorgt ervoor dat er later iets te verhalen valt.
4. Dagvaarding en rechtszaak
Indien betaling uitblijft, kan de schuldeiser een dagvaarding laten uitbrengen. De schuldenaar moet dan voor de rechter verschijnen om zich te verantwoorden. De rechter zal uiteindelijk een vonnis uitspreken, waarin wordt bepaald of de schuldenaar de schuld moet betalen. Als de rechter in het voordeel van de schuldeiser beslist, kan de deurwaarder het vonnis betekenen en verdere stappen ondernemen om de schuld te innen.
5. Faillissementsaanvraag
In sommige gevallen kan de schuldeiser een faillissementsaanvraag indienen tegen de schuldenaar. Dit is een zware maatregel die vaak als laatste middel wordt gebruikt. De rechtbank spreekt het faillissement uit als summierlijk blijkt dat de schuldenaar heeft opgehouden te betalen (art. 6 lid 3 Fw); in de praktijk moet je dan ook laten zien dat er meer schuldeisers zijn.
6. Terugvorderen van geleverde goederen
Als er sprake is van eigendomsvoorbehoud of recht van reclame, kan de schuldeiser de geleverde goederen terugvorderen. Eigendomsvoorbehoud betekent dat de schuldeiser eigenaar blijft van de goederen totdat de volledige betaling is ontvangen. Met het recht van reclame kan de verkoper een geleverde roerende zaak met een schriftelijke verklaring terugvorderen als de koopprijs niet is betaald en aan de vereisten voor ontbinding is voldaan (art. 7:39 lid 1 BW). Dat moet snel: de bevoegdheid vervalt zodra zowel zes weken na de opeisbaarheid van de koopprijs als zestig dagen na de opslag bij de koper zijn verstreken (art. 7:44 BW).
7. Terugvragen van oninbare btw
Als de factuur onbetaald blijft, kan de schuldeiser de betaalde btw terugvragen bij de belastingdienst. Dit is van toepassing als de schuldeiser btw heeft afgedragen over een factuur die uiteindelijk niet betaald wordt. Het recht op teruggaaf ontstaat zodra vaststaat dat niet wordt betaald, en uiterlijk één jaar nadat de factuur opeisbaar werd (art. 29 lid 2 Wet OB).
Veelgestelde vragen over de sommatiebrief
Hoe lang moet de termijn in een sommatiebrief zijn?
Voor een ingebrekestelling eist de wet een redelijke termijn (artikel 6:82 lid 1 BW). Wil je bij een consument incassokosten rekenen, dan geef je minimaal veertien dagen, te rekenen vanaf de dag nadat de consument de aanmaning heeft ontvangen (artikel 6:96 lid 6 BW; HR 25 november 2016, ECLI:NL:HR:2016:2704). Tegenover een bedrijf kan een kortere termijn redelijk zijn.
Mag je een sommatiebrief per e-mail versturen?
Ja, maar de brief werkt pas als hij de schuldenaar heeft bereikt, en als het misgaat moet jij de ontvangst bewijzen (artikel 3:37 lid 3 BW). Stuur hem daarom tegelijk per e-mail, gewone post en aangetekende post, en bewaar de verzendbewijzen.
Is een sommatiebrief verplicht voordat je naar de rechter gaat?
Nee, de wet eist vóór een procedure geen sommatie. Wel moet de schuldenaar vaak eerst in verzuim zijn voordat je schadevergoeding of rente kunt vorderen (artikel 6:82 BW), en bij een consument is een aanmaning van veertien dagen nodig voor incassokosten (artikel 6:96 lid 6 BW).
Stuit een sommatiebrief de verjaring?
Ja. Een schriftelijke aanmaning, of een schriftelijke mededeling waarin je je recht op nakoming ondubbelzinnig voorbehoudt, stuit de verjaring van een vordering tot nakoming (artikel 3:317 lid 1 BW). Daarna begint een nieuwe verjaringstermijn te lopen (artikel 3:319 BW).
Wat doe je als je zelf een sommatiebrief ontvangt?
Controleer of de vordering, het bedrag en de gerekende kosten kloppen, en reageer schriftelijk binnen de termijn. Betwist je de vordering, leg dan uit waarom. Negeren leidt vaak tot extra kosten: na het verstrijken van de termijn kan de schuldeiser incassokosten, wettelijke rente en een procedure inzetten.
Primaire bronnen
- Burgerlijk Wetboek Boek 3: artikel 3:37, 3:317 en 3:319
- Burgerlijk Wetboek Boek 6: artikel 6:82, 6:96 en 6:119
- Burgerlijk Wetboek Boek 7: artikel 7:39 en 7:44
- Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering: artikel 700
- Faillissementswet: artikel 6
- Wet op de omzetbelasting 1968: artikel 29
Advocatenkantoor in Amsterdam voor sommatiebrieven
Betaalt je klant ook na herinneringen en aanmaningen niet, en wil je een laatste sommatie sturen die standhoudt als het tot een procedure komt? MAAK Advocaten stelt je sommatiebrief op, kiest een houdbare termijn en zet zo nodig de volgende stap, in de incasso, van beslag tot dagvaarding. Laat je sommatiebrief opstellen.
