Hoe schrijf je een aanmaning?

Een aanmaning schrijf je als een factuur na de vervaldatum onbetaald blijft: je noemt de factuur, het openstaande bedrag en een nieuwe uiterste betaaldatum. Een schriftelijke aanmaning stuit ook de verjaring van je vordering (art. 3:317 lid 1 BW). Bij een consument reken je pas incassokosten na een veertiendagenbrief, met een betaaltermijn van veertien dagen vanaf de dag na ontvangst (art. 6:96 lid 6 BW).

Wat is een aanmaning en wanneer stuur je die?

Een aanmaning is een schriftelijk verzoek om een openstaande factuur alsnog te betalen, met een nieuwe uiterste datum. Je stuurt haar zodra de betaaltermijn op de factuur is verstreken en een eerste herinnering niets heeft opgeleverd.

Bij een handelsovereenkomst loopt de wettelijke handelsrente al vanaf de dag na de overeengekomen uiterste betaaldag, ook zonder aanmaning (art. 6:119a lid 1 BW). Is geen uiterste betaaldag afgesproken, dan loopt zij van rechtswege vanaf 30 dagen na de dag volgend op de ontvangst van de factuur, of, als die datum niet vaststaat of de klant de factuur vóór de prestatie ontving, na de dag volgend op de ontvangst van de prestatie (art. 6:119a lid 2 BW). De aanmaning dient dan vooral om betaald te krijgen en om de verjaring te stuiten. Noem daarin de factuur (nummer, datum en bedrag), de overeenkomst waarop zij rust en wat er nog openstaat. Voeg een kopie van de factuur toe.

Een aanmaning is ook de eerste stap richting incasso. Kondig daarom aan wat je doet als betaling uitblijft, bijvoorbeeld incassokosten rekenen of een advocaat inschakelen. Noem alleen maatregelen die je ook echt wilt nemen.

Twijfel je of je aanmaning aan de wettelijke eisen voldoet, bijvoorbeeld omdat je incassokosten wilt rekenen aan een consument? Laat de brief dan toetsen door een advocaat voordat je hem verstuurt.

Hoe stuit een aanmaning de verjaring van je vordering?

Een vordering tot betaling van een factuur verjaart in de regel na vijf jaar, te rekenen vanaf de dag na die waarop de factuur opeisbaar werd (art. 3:307 lid 1 BW). Bij een consumentenkoop verjaart de vordering tot betaling van de koopprijs al na twee jaar (art. 7:28 BW). Een schriftelijke aanmaning stuit die verjaringstermijn (art. 3:317 lid 1 BW). Vanaf de volgende dag loopt dan een nieuwe termijn van dezelfde duur, maar nooit langer dan vijf jaar; de verjaring treedt ook nooit eerder in dan bij de oorspronkelijke termijn (art. 3:319 BW). Ook het instellen van een eis (dagvaarding) in een incassoprocedure die een Nederlandse incasso-advocaat voor je start, stuit de verjaring (art. 3:316 lid 1 BW). Wordt de eis niet toegewezen, dan geldt die stuiting alleen als binnen zes maanden nadat de procedure is geëindigd een nieuwe eis volgt die wel wordt toegewezen (art. 3:316 lid 2 BW), behalve als de rechter of een scheidsgerecht zich op een van de in de wet genoemde gronden onbevoegd verklaart (art. 3:316 lid 4 BW).

Aan welke wettelijke eisen moet een aanmaning voldoen?

Om de verjaring te stuiten, moet de aanmaning schriftelijk zijn; ook een schriftelijke mededeling waarin je je recht op nakoming ondubbelzinnig voorbehoudt, volstaat (art. 3:317 lid 1 BW). Maak daarom duidelijk om welke vordering het gaat en dat je betaling blijft eisen. Een vrijblijvende vraag of de klant “nog eens wil kijken” is te vaag.

Is je klant een consument, dan gelden voor incassokosten extra eisen. Je mag die vergoeding pas rekenen nadat de klant in verzuim is en je hem daarna vruchteloos hebt aangemaand om binnen veertien dagen te betalen (art. 6:96 lid 6 BW). Die termijn begint op de dag na die waarop de klant de aanmaning heeft ontvangen (HR 25 november 2016, ECLI:NL:HR:2016:2704, r.o. 3.4). Schrijf dus niet “binnen veertien dagen na dagtekening van deze brief”, maar bijvoorbeeld “binnen veertien dagen vanaf de dag nadat deze brief bij je is bezorgd” (r.o. 3.6.1). In die veertiendagenbrief noem je ook de gevolgen van niet-betalen, waaronder het bedrag aan incassokosten dat je dan rekent. Dat bedrag volgt uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten: 15% over de eerste € 2.500 van de hoofdsom, met een minimum van € 40 (art. 2 van dat besluit). Bij termijnbetalingen uit dezelfde rechtsverhouding waarvoor de laagste vergoeding geldt, is dat binnen zes maanden € 40 voor de eerste en € 20 voor elke volgende termijn (art. 6:96 lid 8 BW en art. 2a van dat besluit). Heb je meer facturen open bij dezelfde consument, dan maan je ze aan in één brief (art. 6:96 lid 7 BW).

Bij een zakelijke klant met wie je een handelsovereenkomst hebt, is de vergoeding voor incassokosten ten minste € 40. Dat bedrag is zonder aanmaning verschuldigd vanaf de dag na de uiterste betaaldag (art. 6:96 lid 4 BW). Een aanmaning is voor die vergoeding dus niet nodig, maar een duidelijke brief met een nieuwe uiterste datum blijft verstandig, al was het maar voor de stuiting van de verjaring.

Hoe bewijs je dat de aanmaning is aangekomen?

Een aanmaning werkt pas als zij de schuldenaar heeft bereikt (art. 3:37 lid 3 BW). Betwist hij de ontvangst, dan moet jij als afzender in beginsel stellen en zo nodig bewijzen dat je de brief hebt verzonden naar een adres waar je hem redelijkerwijs kon bereiken, en dat de brief daar is aangekomen (HR 14 juni 2013, ECLI:NL:HR:2013:BZ4104; voor de veertiendagenbrief HR 25 november 2016, ECLI:NL:HR:2016:2704, r.o. 3.5.2). Verstuur een aanmaning daarom zo dat je de ontvangst kunt aantonen.

Een aangetekende brief bewijst de verzending; met een handtekening voor ontvangst heb je ook bewijs van aflevering. Weigert de schuldenaar de brief of haalt hij hem niet op, dan kan de aanmaning toch werking hebben. Dat geldt als het niet bereiken het gevolg is van zijn eigen handeling, van de handeling van personen voor wie hij aansprakelijk is, of van andere omstandigheden die zijn persoon betreffen en rechtvaardigen dat hij het nadeel draagt (art. 3:37 lid 3 BW). Een deurwaarder kan de aanmaning ook bij exploot betekenen. Schrijft de wet een schriftelijke verklaring voor, dan mag die in beginsel ook bij exploot worden gedaan (art. 3:37 lid 2 BW).

Stuur je de aanmaning per e-mail, bewaar dan het verzonden bericht en eventuele ontvangst- of leesbevestigingen. Met e-mail is de ontvangst lastiger te bewijzen dan met aangetekende post. Daarom is het verstandig beide te combineren.

Bewaar alle stukken bij elkaar: de factuur, de aanmaning, het verzendbewijs en de reactie van de klant. Komt het tot een procedure, dan heb je die stukken nodig om je vordering en de stuiting van de verjaring aan te tonen.

Aan wie richt je de aanmaning?

Richt de aanmaning aan de partij met wie je de overeenkomst hebt gesloten, op het juiste adres. Bij een bedrijf controleer je de naam en het adres in het Handelsregister van de KvK en richt je de brief aan de persoon of afdeling die over betalingen beslist. Zo voorkom je vertraging doordat de brief bij de verkeerde persoon belandt.

Mail je al met de klant, dan kun je de aanmaning ook per e-mail versturen. Controleer dan wel of het adres klopt en nog in gebruik is. Blijven eerdere herinneringen op de crediteurenadministratie liggen, stuur de aanmaning dan ook aan de directie.

Wanneer heb je een ingebrekestelling nodig in plaats van een aanmaning?

Bij een onbetaalde factuur met een vaste uiterste betaaldag is de schuldenaar meestal al in verzuim zodra die datum verstrijkt, tenzij blijkt dat de termijn een andere strekking heeft (art. 6:83 onder a BW); een aparte ingebrekestelling is dan niet nodig. Anders ligt het bij een levering die uitblijft, gebrekkig werk of een betaling zonder vaste uiterste datum. Dan komt de schuldenaar pas in verzuim als je hem een schriftelijke aanmaning met een redelijke termijn stuurt en hij binnen die termijn niet nakomt (art. 6:82 lid 1 BW). Dat verzuim heb je nodig om vertragingsschade te vorderen en vaak ook om de overeenkomst te ontbinden. Hoe je zo’n brief opstelt, met een voorbeeldbrief, lees je bij ingebrekestelling en verzuim. Deze pagina gaat verder over de aanmaning bij een onbetaalde factuur.

Wat gebeurt er als de klant na de aanmaning niet betaalt?

Betaalt de klant ook na de aanmaning niet, dan is wettelijke rente verschuldigd over de tijd dat hij in verzuim is (art. 6:119 lid 1 BW). Je kunt dan ook incassokosten vorderen, bij een consument pas na de veertiendagenbrief. Daarna volgen vaak een sommatie, beslag of een procedure.

Wat kan er volgen op een onbeantwoorde aanmaning?

• Wettelijke rente over de periode van verzuim (art. 6:119 BW) of, bij een handelsovereenkomst, de wettelijke handelsrente (art. 6:119a BW)
• Een procedure bij de rechter; hoe incassoprocedures verlopen, hangt af van het bedrag en de verweren van de klant
• Conservatoir beslag als je vreest dat de klant zijn vermogen laat verdwijnen; daarvoor heb je verlof van de voorzieningenrechter nodig (art. 700 lid 1 Rv)
• Bij een koop: terugvorderen van de geleverde zaken op grond van een eigendomsvoorbehoud (art. 3:92 BW) of, als de prijs niet is betaald en aan de vereisten voor ontbinding is voldaan, het recht van reclame (art. 7:39 lid 1 BW)
• Een faillissementsaanvraag, als de klant heeft opgehouden te betalen (art. 1 Fw); ook je eigen vordering moet dan summierlijk blijken (art. 6 lid 3 Fw)

Welke stap past, hangt af van het bedrag, de verweren van de klant en de vraag of er iets te verhalen valt. Kies die stap voordat je hem in de aanmaning aankondigt.

Wat zet je in een aanmaning?

In een aanmaning zet je de gegevens van de factuur, het openstaande bedrag, een nieuwe uiterste betaaldatum, je rekeningnummer en de gevolgen als betaling uitblijft. Houd de eis concreet en haalbaar. Let daarbij op vijf punten:

• Grondslag: noem de overeenkomst of opdracht waarop de factuur rust, met datum en kenmerk.
• Bedrag: splits hoofdsom, rente en eventuele incassokosten, zodat de klant ziet waarvoor hij betaalt.
• Termijn: geef een concrete datum; bij een consument minimaal veertien dagen, te rekenen vanaf de dag na ontvangst, als je daarna incassokosten wilt rekenen (art. 6:96 lid 6 BW).
• Voorbehoud: schrijf dat je je recht op betaling voorbehoudt; dat ondersteunt de stuiting van de verjaring (art. 3:317 lid 1 BW).
• Toetsing: laat de brief nakijken als de klant de factuur betwist of als er veel geld op het spel staat. Een advocaat ziet dan ook of verrekening of een tegenvordering een rol speelt.

Welke toon past bij een aanmaning?

Een aanmaning is zakelijk en beleefd, maar laat geen twijfel over wat je verwacht: betaling van een bepaald bedrag vóór een bepaalde datum. Agressieve taal of dreigementen werken vaak averechts en kunnen een minnelijke regeling in de weg staan.

Schrijf kort en direct. Vermijd juridisch jargon dat de klant niet begrijpt, en noem geen maatregelen die je niet van plan bent te nemen. Een eerste aanmaning mag milder zijn dan een sommatie, die de laatste waarschuwing vóór een procedure is.

Staan er meerdere facturen open, zet ze dan in een tabel met factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum en bedrag. Dat voorkomt discussie over welk bedrag nog openstaat.

Moet je een aanmaning ondertekenen en dateren?

Voor de stuiting van de verjaring eist de wet een schriftelijke aanmaning (art. 3:317 lid 1 BW); een handtekening noemt dat artikel niet. Dateer en onderteken de brief toch altijd. De datum helpt bij het berekenen van termijnen (bij een veertiendagenbrief telt wel de dag na ontvangst), en de handtekening laat zien wie namens het bedrijf de betaling eist.

Bij het ondertekenen en dateren van de aanmaning is het belangrijk om de volgende richtlijnen te volgen:

• Druk je volledige naam en functie in het bedrijf af.
• Onderteken de brief met de hand of met een gescande handtekening.
• Vermeld de datum van ondertekening, die gelijk moet zijn aan de datum op de brief.
• Als de brief namens een bedrijf wordt verstuurd, vermeld dan de naam en het adres van het bedrijf.
• Zorg ervoor dat de ondertekening en datering gebeuren voordat de brief naar de ontvanger wordt gestuurd.

Welke punten controleer je voordat je de aanmaning verstuurt?

Loop vóór verzending deze punten na:

• Doel: maak duidelijk dat je betaling van een openstaande factuur eist.
• Ontvanger: richt de brief aan de juiste partij en het juiste adres, zo nodig gecontroleerd in het Handelsregister.
• Vordering: noem factuurnummer, datum, bedrag en de overeenkomst waarop de factuur rust.
• Gevolgen: noem wat er gebeurt als de klant niet op tijd betaalt, zoals wettelijke rente en incassokosten.
• Voorbehoud: schrijf dat je je recht op betaling voorbehoudt.
• Termijn: geef een concrete uiterste betaaldatum; bij een consument minimaal veertien dagen na ontvangst als je incassokosten wilt rekenen.
• Taal en toon: schrijf zakelijk en beleefd, zonder onnodig jargon.
• Ondertekening en datering: onderteken met je naam en functie en vermeld de datum.

Met deze punten op orde weet de klant precies wat hij moet betalen en wanneer. Je staat dan ook sterker als je daarna een sommatie of procedure nodig hebt.

Betaalt de klant ondanks een correcte aanmaning niet, dan is een sommatiebrief of een incassoprocedure de volgende stap.

Veelgestelde vragen over de aanmaning en de 14-dagenbrief

Wat is een veertiendagenbrief (14-dagenbrief)?

Een aanmaning aan een consument waarin je hem veertien dagen geeft om te betalen en vermeldt welke incassokosten je rekent als hij dat niet doet. Pas daarna zijn incassokosten verschuldigd (artikel 6:96 lid 6 BW). De termijn begint op de dag na ontvangst van de brief (HR 25 november 2016, ECLI:NL:HR:2016:2704, r.o. 3.4).

Hoeveel aanmaningen moet je sturen voordat je incassokosten rekent?

De wet eist geen bepaald aantal aanmaningen. Bij een consument moet er wel een aanmaning zijn die aan artikel 6:96 lid 6 BW voldoet. Bij een zakelijke klant is bij een handelsovereenkomst zonder aanmaning ten minste € 40 verschuldigd vanaf de dag na de uiterste betaaldag (artikel 6:96 lid 4 BW).

Hoeveel incassokosten mag je rekenen na een aanmaning?

Volgens het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten 15% over de eerste € 2.500 van de hoofdsom, 10% over de volgende € 2.500, 5% over de volgende € 5.000, 1% over de volgende € 190.000 en 0,5% over het meerdere, met een minimum van € 40 en een maximum van € 6.775 (artikel 2 BIK). Gebruik je voor de incasso een dienst waarover je btw betaalt die je niet kunt verrekenen, dan mag je de vergoeding met dat btw-percentage verhogen als je dat uitdrukkelijk verklaart (artikel 2 lid 3 BIK). Bij termijnbetalingen uit dezelfde rechtsverhouding waarvoor de laagste vergoeding geldt, is dat binnen zes maanden € 40 voor de eerste en € 20 voor elke volgende termijn (artikel 6:96 lid 8 BW en artikel 2a BIK). Tegenover een consument kun je daar niet ten nadele van hem van afwijken (artikel 6:96 lid 5 BW).

Mag je een aanmaning per e-mail sturen?

Een verklaring kan in beginsel in iedere vorm worden gedaan (artikel 3:37 lid 1 BW), maar zij werkt pas als zij de ontvanger heeft bereikt (artikel 3:37 lid 3 BW). Jij moet die ontvangst kunnen aantonen. Combineer e-mail daarom met een brief, zeker als je de verjaring wilt stuiten of een veertiendagenbrief stuurt.

Wat zet je in een aanmaning?

Het factuurnummer, de factuurdatum en het openstaande bedrag, de overeenkomst waarop de factuur rust, een concrete nieuwe uiterste betaaldatum, je rekeningnummer en de gevolgen als betaling uitblijft. Schrijf dat je je recht op betaling voorbehoudt; dan stuit de aanmaning ook de verjaring (artikel 3:317 lid 1 BW).

Primaire bronnen

• Burgerlijk Wetboek Boek 3: artikelen 3:37, 3:92, 3:307, 3:316, 3:317, 3:319
• Burgerlijk Wetboek Boek 6: artikelen 6:82, 6:83, 6:96, 6:119, 6:119a
• Burgerlijk Wetboek Boek 7: artikelen 7:28 en 7:39
• Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering: artikel 700; Faillissementswet: artikelen 1 en 6
• Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, artikel 2
• HR 25 november 2016, ECLI:NL:HR:2016:2704 (r.o. 3.4, 3.5.2 en 3.6.1)

Hulp nodig bij een aanmaning of incasso?

Heb je een klant die na herinneringen en een aanmaning nog steeds niet betaalt, of wil je zeker weten dat je veertiendagenbrief aan een consument klopt? MAAK Advocaten in Amsterdam stelt je aanmaning op of toetst haar, rekent de incassokosten na en zet zo nodig de volgende stap. Je bereikt ons via onze website, per e-mail of per telefoon.