Algemene inkoopvoorwaarden laat je opstellen door je inkooprisico’s in kaart te brengen en die te vertalen in vaste afspraken over kwaliteit, levering, aansprakelijkheid en betaling. Geef de voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst aan de leverancier; anders kan die bedingen in beginsel vernietigen (artikel 6:233 onder b en 6:234 BW). Hanteert de leverancier eigen voorwaarden, dan bepaalt artikel 6:225 lid 3 BW welke set geldt.
Remko Roosjen, advocaat contractenrecht bij MAAK, stelt algemene inkoopvoorwaarden op en beoordeelt ze. Ontstaat er een discussie over een levering of een zakelijk geschil, dan staan onze procesadvocaten in Amsterdam je bij.
Wat zijn algemene inkoopvoorwaarden?
Algemene inkoopvoorwaarden zijn de voorwaarden die een bedrijf of organisatie stelt aan leveranciers en dienstverleners bij het inkopen van goederen of diensten. Het zijn algemene voorwaarden in de zin van de wet: bedingen die zijn opgesteld om in een aantal overeenkomsten te worden opgenomen. Bedingen die de kern van de prestaties aangeven, zoals de prijs en wat je precies koopt, vallen daar niet onder, voor zover ze duidelijk en begrijpelijk zijn geformuleerd (artikel 6:231 onder a BW). In deze voorwaarden staan de rechten en plichten van beide partijen vastgelegd. Enkele belangrijke aspecten die vaak in inkoopvoorwaarden worden opgenomen:
Welke verplichtingen leg je de leverancier op?
- Kwaliteitseisen waaraan de geleverde producten/diensten moeten voldoen
- Levertijden en leveringsvoorwaarden
- Garantiebepalingen
Wat gebeurt er bij niet-nakoming?
- Boeteclausules bij te late levering of gebreken
- Aansprakelijkheidsbepalingen voor schade
- Ontbindingsvoorwaarden bij ernstige tekortkomingen
Welke betalingsvoorwaarden neem je op?
- Betalingstermijnen voor facturen van de leverancier. Let op de wettelijke grenzen bij een handelsovereenkomst. Een uiterste betaaldag van meer dan 60 dagen geldt alleen als je die uitdrukkelijk opneemt en die niet kennelijk onbillijk is jegens de leverancier (artikel 6:119a lid 5 BW). Is jouw bedrijf een rechtspersoon die op twee opeenvolgende balansdata, zonder onderbreking nadien op twee opeenvolgende balansdata, niet voldeed aan ten minste twee van de criteria voor middelgrote rechtspersonen (artikel 2:397 lid 1 en 2 BW), en de leverancier een ondernemer-natuurlijk persoon of een rechtspersoon die daar gedurende die periode wel aan voldeed, dan is een betaaltermijn van meer dan 30 dagen nietig (artikel 6:119a lid 6 BW).
- Een termijn om de levering te keuren of te aanvaarden is in beginsel ten hoogste 30 dagen na ontvangst; een langere termijn alleen als je die uitdrukkelijk afspreekt en die niet kennelijk onbillijk is jegens de leverancier (artikel 6:119a lid 4 BW).
- Betaal je te laat, dan ben je in beginsel de wettelijke handelsrente verschuldigd (artikel 6:119a lid 1 BW) en ten minste € 40 aan incassokosten; van dat minimum kun je niet ten nadele van de leverancier afwijken (artikel 6:96 lid 4 BW).
- Eventuele kortingen bij tijdige betaling
Welke overige bepalingen neem je op?
- Geheimhoudingsverklaringen
- Toepasselijk recht en bevoegde rechter bij geschillen. Koop je roerende zaken in bij een leverancier in een andere verdragsstaat, dan geldt in de regel het Weens Koopverdrag (artikel 1 lid 1 onder a CISG), ook als je Nederlands recht kiest, tenzij je het verdrag uitsluit (artikel 6 CISG).
- Eigendomsovergang: wanneer de eigendom op jou overgaat. Let op: een eigendomsvoorbehoud beschermt de leverancier, die de eigendom dan behoudt totdat jij hebt betaald (artikel 3:92 BW).
Het doel van inkoopvoorwaarden is om de risico’s voor de inkopende partij te beperken en de processen goed te laten verlopen. De voorwaarden moeten aansluiten bij de bedrijfsprocessen en de aard van de ingekochte goederen/diensten. Grote organisaties zoals de Rijksoverheid hebben vaak uitgebreide, eigen inkoopvoorwaarden.
Hoe bepaal je de juiste inkoopvoorwaarden voor je bedrijf?
Om de juiste inkoopvoorwaarden voor je bedrijf te bepalen, is het belangrijk om rekening te houden met de volgende factoren:
Wat koop je precies in?
- Voor verse producten zullen andere voorwaarden gelden dan voor duurzame goederen of diensten.
- Denk aan bepalingen over leveringstijden, kwaliteitseisen, houdbaarheid etc.
Welke risico’s loopt je bedrijfsproces?
- Welke risico’s wil je als inkopende partij afdekken of beperken? Bijvoorbeeld aansprakelijkheid bij gebreken of vertragingen.
- Afstemmen op je eigen bedrijfsprocessen voor een soepele samenwerking met leveranciers.
Hoe groot zijn je inkopen?
- Hoe groter het inkoopvolume, hoe meer reden om uitgebreide inkoopvoorwaarden op te stellen. Dit voorkomt tijdrovende onderhandelingen per transactie.
- Grote bedrijven en overheden hanteren daarom vaak eigen, uitvoerige inkoopvoorwaarden.
Hoe sterk is je onderhandelingspositie?
- Als grote of machtige inkoper kun je strengere voorwaarden stellen.
- Als kleine inkoper zul je vaker de voorwaarden van leveranciers moeten accepteren of onderhandelen over aanpassingen.
Het is verstandig de inkoopvoorwaarden goed af te stemmen op je specifieke situatie en in overleg te gaan met een juridisch adviseur. Zo voorkom je problemen en conflicten in de toekomst. Deponeren bij de Kamer van Koophandel of een griffie maakt je voorwaarden niet van toepassing. Het is alleen een alternatief als terhandstelling redelijkerwijs niet mogelijk is: dan meld je vóór het sluiten van de overeenkomst dat de voorwaarden bij jou ter inzage liggen of zijn gedeponeerd, en dat je ze op verzoek toezendt (artikel 6:234 lid 1 BW). Elektronisch beschikbaar stellen kan ook, op een manier waarop de leverancier ze kan opslaan; komt de overeenkomst niet elektronisch tot stand, dan moet de leverancier daar uitdrukkelijk mee instemmen (artikel 6:234 lid 2 en 3 BW). Let op: niet elke leverancier kan zich op deze vernietigingsgronden beroepen. Dat geldt niet voor een rechtspersoon als bedoeld in artikel 2:360 BW, zoals een bv of nv, die bij het sluiten van de overeenkomst laatstelijk zijn jaarrekening openbaar heeft gemaakt (of waarvoor artikel 2:403 lid 1 BW is toegepast), niet voor een partij waar vijftig of meer personen werkzaam zijn of bij wie dat uit de opgave in het handelsregister blijkt, en niet voor een partij die zelf meermalen dezelfde of nagenoeg dezelfde voorwaarden gebruikt (artikel 6:235 lid 1 en 3 BW).
Hoe laat je algemene inkoopvoorwaarden opstellen?
Het opstellen van algemene inkoopvoorwaarden doen onze advocaten regelmatig. Onze advocaat algemene inkoopvoorwaarden begint meestal met de vraag aan de ondernemer om de 10 grootste kansen en risico’s te noemen die je herhaaldelijk tegenkomt. Op die manier krijgen we een beter begrip van je dagelijkse handel en wandel en kunnen we een op maat gemaakte set algemene inkoopvoorwaarden voor je opstellen. Het is belangrijk dat de algemene voorwaarden duidelijk zijn en herhaaldelijk kunnen worden toegepast. Op die manier sla je als bedrijf een professionaliseringsslag en sluit je inkoopteam betere overeenkomsten. Informeer ook eens bij ons naar de mogelijkheden om een cursus over algemene voorwaarden te komen verzorgen. Vaak is je inkoopteam al geholpen wanneer we de basis van commercieel contracteren uitleggen en wijzen op zaken waar het vaker niet goed gaat, of waar kansen blijven liggen.
Wanneer gelden je inkoopvoorwaarden en wat is de battle of forms?
De toepasselijkheid van algemene voorwaarden en de battle of forms zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. De partij met wie je zaken doet, dient op een goede manier in kennis te worden gesteld van het bestaan van je algemene inkoopvoorwaarden en dat je deze van toepassing wilt verklaren op een overeenkomst. Dit is veruit hét moment waar je als bedrijf goed op moet letten. De meeste kwesties die bij ons als advocaten contractenrecht worden neergelegd, zijn zaken waar het toepassingsbereik ter discussie staat. Zeker wanneer een andere partij algemene verkoop- en leveringsvoorwaarden hanteert, zal moeten worden bekeken welke set algemene voorwaarden voorgaat. Dit noemen we de battle of forms. Verwijzen aanbod en aanvaarding naar verschillende algemene voorwaarden, dan werkt de tweede verwijzing niet, tenzij daarbij de toepasselijkheid van de eerst genoemde voorwaarden uitdrukkelijk van de hand wordt gewezen (artikel 6:225 lid 3 BW). Plaats je een order op een offerte waarin de leverancier naar zijn verkoopvoorwaarden verwijst, dan gelden in beginsel die verkoopvoorwaarden, tenzij je ze in je order uitdrukkelijk afwijst. Doe je internationaal zaken, dan gelden andere regels. Bij een koop van roerende zaken onder het Weens Koopverdrag geldt geen regel zoals artikel 6:225 lid 3 BW; daar gaat het om aanbod en tegenaanbod, en afwijkingen over onder meer prijs, betaling, kwaliteit, aflevering en aansprakelijkheid tasten het aanbod wezenlijk aan (artikel 19 CISG). Tussen bedrijven die niet allebei in Nederland gevestigd zijn, gelden de wettelijke regels over algemene voorwaarden (artikelen 6:231-6:247 BW) bovendien niet, ongeacht het toepasselijke recht (artikel 6:247 lid 2 BW). Bepalend is de hoofdvestiging, of de vestiging die volgens de overeenkomst de prestatie verricht (lid 3). Geldt Nederlands recht, dan blijft een beding onder meer buiten toepassing als het naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar zou zijn (artikel 6:248 lid 2 BW). Laat dit bekijken voordat je de overeenkomst sluit. Onze advocaten stellen sowieso voor om de meest wezenlijke afspraken niet (alleen) in algemene voorwaarden op te nemen, maar dit bespreekbaar te maken en in de commerciële overeenkomst op te nemen.
Veelgestelde vragen over algemene inkoopvoorwaarden
Hoe laat je inkoopvoorwaarden opstellen?
Begin met een inventarisatie van wat je inkoopt en welke risico’s je loopt: kwaliteit, levertijd, gebreken, aansprakelijkheid en betaling. Een advocaat vertaalt die risico’s in bedingen die passen bij je inkoopproces en bij de wettelijke grenzen, zoals de maximale betalingstermijnen (artikel 6:119a lid 4-6 BW). Zorg daarna dat je de voorwaarden in elke offerteaanvraag en order van toepassing verklaart en meestuurt (artikel 6:234 BW).
Wat zijn algemene inkoopvoorwaarden?
Standaardvoorwaarden die je als inkoper in je overeenkomsten met leveranciers gebruikt. Juridisch zijn het algemene voorwaarden: bedingen die zijn opgesteld om in een aantal overeenkomsten te worden opgenomen, met uitzondering van duidelijk geformuleerde kernbedingen zoals prijs en product (artikel 6:231 onder a BW).
Welke voorwaarden gelden als de leverancier ook algemene voorwaarden heeft?
Naar Nederlands recht gelden in beginsel de voorwaarden waarnaar het eerst is verwezen. De tweede verwijzing werkt alleen als de eerste voorwaarden daarbij uitdrukkelijk van de hand worden gewezen (artikel 6:225 lid 3 BW). Het Weens Koopverdrag kent die regel niet; daar gelden de regels over aanbod en tegenaanbod (artikel 19 CISG).
Moeten algemene voorwaarden gedeponeerd worden?
Nee. Deponeren is niet verplicht en maakt voorwaarden niet van toepassing. Je moet de leverancier vóór of bij het sluiten van de overeenkomst een redelijke mogelijkheid geven om ervan kennis te nemen, in de regel door ze ter hand te stellen of elektronisch beschikbaar te stellen. Alleen als dat redelijkerwijs niet mogelijk is, volstaat de mededeling dat ze ter inzage liggen of zijn gedeponeerd en op verzoek worden toegezonden (artikel 6:234 BW).
Gelden mijn inkoopvoorwaarden ook voor een buitenlandse leverancier?
Ze kunnen van toepassing zijn, maar de Nederlandse regels over algemene voorwaarden (artikelen 6:231-6:247 BW) gelden niet als jij en de leverancier niet allebei in Nederland gevestigd zijn (artikel 6:247 lid 2 BW). Bij koop van roerende zaken geldt in de regel het Weens Koopverdrag, tenzij je het uitsluit (artikel 1 en 6 CISG).
Primaire bronnen
- Burgerlijk Wetboek Boek 6: artikel 6:96, 6:119a, 6:225, 6:231, 6:233, 6:234, 6:235, 6:247 en 6:248
- Burgerlijk Wetboek: artikel 2:360, 2:397, 2:403 en 3:92
- Verdrag der Verenigde Naties inzake internationale koopovereenkomsten betreffende roerende zaken (Weens Koopverdrag, CISG): artikel 1, 6 en 19
Advocatenkantoor voor het opstellen van algemene inkoopvoorwaarden
Ons advocatenkantoor helpt je graag verder bij je vragen rondom algemene inkoopvoorwaarden. Wanneer je advies wilt inwinnen over een contractrechtelijke vraag, dan biedt ons kantoor daartoe mogelijkheden. Wij zijn in heel Nederland actief en bieden ook support bij internationale vraagstukken. Ons team van advocaten richt zich op contractenrecht. Onze advocaat commercial law Remko Roosjen geeft leiding aan dit team en we horen graag hoe we je het beste kunnen ondersteunen. Ben je op zoek naar andere praktijkgebieden, dan kunnen onze advocaten in Amsterdam je mogelijk ook ondersteunen, of aan een geschikte partner doorverwijzen. Je belang staat bij ons te allen tijde voorop en we zoeken graag naar praktische oplossingen en snel resultaat. Neem contact op met onze advocaat contractenrecht in Amsterdam en ontdek je mogelijkheden. Inkoopvoorwaarden staan zelden op zichzelf: zij werken samen met je inkoopcontract, en bij botsende sets bepaalt in beginsel artikel 6:225 lid 3 BW welke voorwaarden gelden. Dat leggen wij uit bij welke algemene voorwaarden gelden.
