Leveringsvoorwaarden laten opstellen betekent vastleggen wat je levert, wanneer je betaald krijgt, welke garantie je geeft en waar je aansprakelijkheid ophoudt. Ondernemers in de maakindustrie lopen daarbij tegen twee vragen aan: heb ik mijn voorwaarden wel geldig van toepassing verklaard, en wiens voorwaarden gaan voor als de wederpartij eigen inkoopvoorwaarden hanteert?
Wanneer gelden je leveringsvoorwaarden?
Om een veel voorkomend misverstand maar meteen uit de wereld te helpen: het ‘hebben’ van algemene voorwaarden is onvoldoende. Ook met een verwijzing op je briefpapier, dan wel onder je e-mail, offerte, offerteaanvraag of factuur, ga je het in de regel niet redden. Je moet je contractspartij ten minste 1 keer je algemene voorwaarden ter hand stellen. Dat doe je uiterlijk tijdens het sluiten van de overeenkomst, niet daarna. Alleen dan kun je op je eigen algemene voorwaarden een beroep doen. Doe je vervolgens meerdere zaken met dezelfde partij, dan hoef je deze natuurlijk niet elke keer mee te sturen. Wel dien je per afzonderlijk overeenkomst aan te geven dat je algemene voorwaarden van toepassing zijn. Wanneer je per e-mail communiceert, is het trouwens toegestaan om bij een e-mailbericht een PDF-bestand met je algemene voorwaarden mee te sturen.
Tips: zodra je algemene voorwaarden wijzigen, stuur je natuurlijk alle (vaste) klanten de nieuwe voorwaarden. En daarbij informeer je je contractpartij dat de nieuwe set algemene voorwaarden op alle bestaande en toekomstige overeenkomsten van toepassing is. De nieuwe algemene voorwaarden moeten natuurlijk wel geaccepteerd worden (al dan niet stilzwijgend). Stuur regelmatig (jaarlijks) je algemene voorwaarden toe.
Hoe laat je leveringsvoorwaarden opstellen?
Onze advocaten stellen regelmatig leveringsvoorwaarden op. Dat doen we op een dusdanige manier dat je risico’s voldoende zijn afgedekt, maar ook dat je kansen optimaal worden benut. We kijken onder meer naar je leveringscondities, betaaltermijnen, eigendomsvoorbehoud, aansprakelijkheid, transport, verzekering en garanties.
Wat gebeurt er als je de voorwaarden niet overhandigt?
Overhandig je je voorwaarden niet vóór of bij het sluiten van de overeenkomst, dan kan je wederpartij de bedingen vernietigen op grond van artikel 6:233 sub b BW. Je exoneratie, je garantietermijn en je betalingsregeling vallen dan weg, terwijl de overeenkomst zelf blijft staan. Je levert dus wél, maar zonder de bescherming waarvoor je die voorwaarden had opgesteld.
Artikel 6:234 BW bepaalt hoe je dat wél goed doet. Op papier overhandig je de voorwaarden; digitaal mag je ze meesturen als bestand, zodat je wederpartij ze kan opslaan en later teruglezen. Een verwijzing naar je website volstaat alleen wanneer de overeenkomst zelf langs elektronische weg tot stand komt. Bewaar daarom altijd het bewijs van verzending. Bij een geschil moet ú namelijk aantonen dat de voorwaarden tijdig zijn verstrekt.
Welke voorwaarden gaan voor bij tegenstrijdigheid?
Als je als eerste partij je algemene voorwaarden stuurt en je contractspartij stemt in, dan zijn je algemene voorwaarden in beginsel van toepassing. Deze systematiek wordt aangeduid als de ‘first shot rule’ en is naar Nederlands recht de heersende opvatting. Stuur je bijvoorbeeld als eerste een offerteaanvraag met je algemene voorwaarden naar je contractspartij, dan gelden, na (stilzwijgende) acceptatie daarvan, je algemene voorwaarden. Je bent ook de eerste indien je een offerte van je contractspartij accepteert en daarbij als eerste je algemene voorwaarden toezendt. Let wel op: algemene voorwaarden kunnen ook uitdrukkelijk van de hand worden gewezen. Wijst je contractspartij je algemene voorwaarden uitdrukkelijk van de hand, dan gaan alsnog de later toegezonden voorwaarden voor die niet van de hand zijn gewezen. Ook al was je de eerste.
Wanneer schakel je een advocaat in?
Zorg ervoor dat je je algemene voorwaarden op een juiste wijze verstrekt aan je contractspartij. Wanneer je met regelmaat koopovereenkomsten sluit, zorg dan voor een set voorwaarden die op je bedrijf is toegesneden en laat jaarlijks nakijken of die nog klopt. Algemene voorwaarden zijn bij uitstek een manier om de risico’s te beperken die je loopt als ondernemer. Als er een keer iets aan de hand is, ben je blij dat je ze heeft én op de juiste wijze aan je contractspartij heeft verstrekt.
Doe je internationaal zaken, dan gelden vaak andere regels. Onder het Weens Koopverdrag wordt bijvoorbeeld anders beoordeeld of voorwaarden onderdeel van de overeenkomst zijn geworden; dat lees je bij algemene voorwaarden onder het Weens Koopverdrag. Botsen twee sets voorwaarden, dan zetten wij de maatstaf uiteen bij welke algemene voorwaarden gelden. Hanteert je wederpartij inkoopvoorwaarden, dan speelt daarnaast ons overzicht van algemene inkoopvoorwaarden een rol.
Remko Roosjen en Martin Krüger zijn beiden advocaat-partner bij MAAK Advocaten. Remko en Martin adviseren over contracten, aansprakelijkheid en CE-Markering binnen de maakindustrie.
