Software-audit van je licenties aangekondigd? Werk mee binnen de grenzen van de auditclausule, tel eerst zelf wat je gebruikt en lever pas daarna gegevens aan. Een tekort los je bij voorkeur op door onderhandeling, niet door een procedure. Bij MAAK Advocaten in Amsterdam begeleiden wij ondernemingen bij licentie-audits van softwareleveranciers, van de eerste brief tot de afwikkeling.
Dit artikel hoort bij intellectueel eigendom en gaat over de audit vanuit de onderneming die de software gebruikt. Hoe je een auditclausule zelf opstelt of onderhandelt, lees je bij de softwarelicentieovereenkomst.
Wat is een software-audit?
Een software-audit (licentie-audit) is een controle door de softwareleverancier, of een auditor die zij inschakelt, of je gebruik van haar software past binnen de licenties die je hebt gekocht. Het recht om je te controleren staat in de licentievoorwaarden: de auditclausule.
Software is als werk beschermd door het auteursrecht (artikel 10 lid 1 onder 12° Auteurswet). Een licentie is de toestemming om die software te gebruiken, binnen de grenzen van het contract: aantallen gebruikers, processoren of installaties. Softwareleveranciers zoals Microsoft, Oracle en SAP kunnen in hun licentievoorwaarden een auditrecht hebben.
De audit vergelijkt wat je hebt gekocht met wat je gebruikt. Het verschil is het licentietekort, en daarover gaat de naheffing.
Je hebt een auditbrief ontvangen: wat doe je in de eerste week?
In de eerste week bevestig je de ontvangst, wijs je één aanspreekpunt aan, verzamel je de licentiestukken en lees je de auditclausule. Lever nog geen gegevens aan voordat je weet waartoe het contract je verplicht en waar je zelf staat.
Een auditbrief geeft onrust, vooral als er een korte termijn in staat en de leverancier ook je dagelijkse software levert. Mijn advies is: rustig blijven, niet negeren en nog niets aanleveren. In de eerste week doe ik vier dingen.
- Een ontvangstbevestiging sturen. Kort en vriendelijk, met een datum waarop je inhoudelijk reageert. Zo houd je de verhouding goed en win je tijd, zonder iets toe te zeggen.
- Eén aanspreekpunt aanwijzen. Alle contact met de leverancier en de auditor loopt via één persoon. Zo voorkom je dat een IT-medewerker in een telefoontje al gegevens deelt of iets erkent.
- De stukken verzamelen. De licentieovereenkomst en de productvoorwaarden die golden toen je kocht, de bestellingen en facturen, de licentiebewijzen in het portaal van de leverancier, en het overzicht van servers, virtualisatie en gebruikers.
- De auditclausule lezen. Wie mag de audit doen, hoe vaak, met welke aankondigingstermijn, over welke periode, onder welke geheimhouding en wie betaalt wat? Dat bepaalt waar je aan moet meewerken.
Daarna reageren we inhoudelijk met een voorstel voor de scope en de planning. Een audit die je zelf mee vormgeeft, verloopt bijna altijd beter dan een audit die over je heen komt.
Ligt er een auditbrief op je bureau? Laat de auditclausule en je antwoord aan de leverancier toetsen door een advocaat intellectueel eigendomsrecht voordat je gegevens aanlevert.
Moet je meewerken aan een licentie-audit?
Ja, als je contract een auditclausule bevat. Wat die clausule toelaat, hangt af van de zin die partijen er redelijkerwijs aan mochten geven. Redelijkheid en billijkheid kunnen haar aanvullen en, als toepassing onaanvaardbaar zou zijn, beperken (artikel 6:248 BW). Zonder auditclausule is meewerken een bewuste keuze.
Weigeren levert een contractueel geschil op en zet de relatie onnodig onder druk. Maar meewerken betekent niet dat alles moet. Vooraf leg ik schriftelijk vast:
- de scope: welke producten, welke juridische entiteiten en welke periode;
- wie de audit uitvoert: de leverancier zelf of een onafhankelijke derde, en of die geheimhouding tekent;
- welke gegevens: liefst geaggregeerde tellingen, geen volledige toegang tot systemen en geen persoonsgegevens die niet nodig zijn;
- de planning: een haalbare termijn naast het gewone werk;
- de afwikkeling: eerst een conceptrapport waarop wij kunnen reageren, en het rapport alleen voor deze audit gebruiken.
Staat de auditclausule in algemene voorwaarden, dan is een onredelijk bezwarend beding vernietigbaar (artikel 6:233 BW). Dat beroep staat niet open voor een bv of nv die bij het sluiten van het contract haar jaarrekening openbaar had gemaakt, of voor een partij waar toen vijftig of meer personen werkten (artikel 6:235 lid 1 BW). Voor veel middelgrote ondernemingen is de uitleg van het contract daarom de belangrijkste route.
Tel je eerst zelf, of draai je de tool van de auditor?
Tel eerst zelf. Een tool meet installaties en gebruik, maar of je daarvoor een licentie nodig hebt, volgt uit je licentievoorwaarden en uit de wet.
Ik wil dat mijn cliënt zijn eigen cijfers kent voordat de leverancier ze ziet. Denk aan testomgevingen, uitgeschakelde servers, reservekopieën of virtuele machines die alleen stand-by staan. Daarom tellen we eerst zelf, leggen we de uitkomst naast de licentiebewijzen en bespreken we de verschillen intern. Pas dan leveren we data aan, binnen de afgesproken scope.
Ook de Auteurswet telt mee. Laden, in beeld brengen, uitvoeren en opslaan gelden als verveelvoudigen, voor zover daarvoor een kopie nodig is (artikel 45i Auteurswet). De rechtmatige gebruiker heeft daarbij wel eigen ruimte. Tenzij anders is overeengekomen, mag de rechtmatige verkrijger de verveelvoudigingen maken die nodig zijn voor het beoogde gebruik. Verveelvoudigen bij laden, in beeld brengen of het verbeteren van fouten kan een contract niet verbieden (artikel 45j Auteurswet). Een reservekopie mag als dat voor het gebruik nodig is (artikel 45k Auteurswet). Deze regels volgen artikel 4 en 5 van Richtlijn 2009/24/EG over de rechtsbescherming van computerprogramma’s.
| Onderdeel van de telling | Waar het van afhangt | Waar je het vindt |
|---|---|---|
| Productieservers en gebruikers | De licentiemetriek (per gebruiker, processor of installatie) | Licentievoorwaarden en bestelling |
| Test-, ontwikkel- en stand-byomgevingen | Wat de voorwaarden over die omgevingen zeggen | Productvoorwaarden |
| Reservekopie | Of de kopie nodig is voor het gebruik | Art. 45k Aw; licentievoorwaarden |
| Laden en foutverbetering bij gelicentieerd gebruik | Niet bij contract te verbieden, voor zover nodig voor het beoogde gebruik | Art. 45j Aw |
Die wettelijke ruimte maakt niet elke installatie vrij. Hoeveel gebruikers, processoren of installaties je licentie dekt, blijft een kwestie van het contract.
De auditor stelt een tekort vast: betwisten of onderhandelen?
Doe allebei. Betwist gemotiveerd wat je kunt onderbouwen en stel tegelijk een commerciële oplossing voor. Of je software buiten je licentie hebt gebruikt, hangt af van wat partijen hebben afgesproken, en dat volgt uit uitleg van het contract.
Zo oordeelde het hof in een zaak van een softwareleverancier tegen de Staat (Hof Den Haag 15 juli 2025, ECLI:NL:GHDHA:2025:1751). De leverancier vorderde schadevergoeding omdat de Staat de software vaker had geïnstalleerd dan de licentie volgens haar toestond. Het hof keek naar de zin die partijen redelijkerwijs aan de door de leverancier opgestelde, niet onderhandelde voorwaarden mochten toekennen (r.o. 6.5). Met “configuratie … aantal … unlimited” mocht de Staat begrijpen dat hij de software onbeperkt mocht installeren (r.o. 6.7). Resterende twijfel kwam voor rekening van de leverancier als opsteller (r.o. 6.10). Het hof bekrachtigde de afwijzing van de vordering.
Een naheffing is meestal geen eindbedrag maar een openingsbod. Ik loop eerst het rapport na. Klopt de telling? Is de juiste licentiemetriek toegepast? Tellen test- en reserveomgevingen terecht mee? En gelden de prijzen en de periode die de leverancier hanteert ook volgens het contract?
Daarna kiezen we samen de route. Mijn voorkeur: de punten die we kunnen onderbouwen gemotiveerd betwisten, en tegelijk een commerciële oplossing voorstellen. Bijvoorbeeld licenties aanschaffen die je vooruit echt nodig hebt in plaats van een naheffing over het verleden, met finale kwijting. Je wilt door met je software en af van het risico, en de leverancier blijft vaak een partner.
Bevat het contract een boete bij overschrijding, dan is dat een boetebeding (artikel 6:91 BW). De rechter kan die boete op jouw verzoek matigen als de billijkheid dat klaarblijkelijk eist, maar niet lager dan de wettelijke schadevergoeding (artikel 6:94 BW). Of een naheffing een boete is, hangt af van hoe het beding luidt. Vraagt het contract bij overschrijding meer dan de prijs van de ontbrekende licenties, dan kan dat een boetebeding zijn.
Wanneer wordt een licentietekort een auteursrechtzaak?
Een licentiegeschil wordt een auteursrechtzaak als de leverancier zich op haar auteursrecht beroept, en niet alleen op het contract. Volgens het Hof van Justitie is schending van een licentiebeding over haar auteursrecht een inbreuk in de zin van de Handhavingsrichtlijn (Richtlijn 2004/48/EG) (HvJ EU 18 december 2019, C-666/18, IT Development, ECLI:EU:C:2019:1099, punt 42 en 49).
Die zaak ging over het wijzigen van broncode. Het Hof wees er zelf op dat alleen die situatie voorlag, en niet het overschrijden van het aantal gebruikers of processoren (punt 31).
De rechthebbende kan bij de voorzieningenrechter verlof vragen voor bewijsbeslag of een gedetailleerde beschrijving, als hij voldoende aannemelijk maakt dat er inbreuk is gemaakt of dreigt (artikel 1019b Rv). Bij inbreuk kan hij schadevergoeding vorderen, en daarnaast winstafdracht (artikel 27 en artikel 27a Auteurswet). En de partij die verliest, betaalt op vordering in beginsel de redelijke en evenredige proceskosten van de ander (artikel 1019h Rv).
Een dreiging met een auteursrechtzaak is serieus genoeg om goed op te reageren, maar geen reden voor paniek. Mijn aanpak is: de juridische positie scherp maken en het gesprek zakelijk houden. Een procedure is voor bijna alle partijen duurder dan een goede regeling. Meer over de bescherming van software zelf lees je bij auteursrecht op software en code.
Praktijkvoorbeeld: software-audit na een overname
Een licentietekort kan na een overname bij de koper terechtkomen, zo blijkt uit een gepubliceerd tussenvonnis (Rechtbank Amsterdam 28 augustus 2019, ECLI:NL:RBAMS:2019:6379). Het is geen zaak van ons kantoor.
Een koper had in 2017 alle aandelen gekocht in een ICT-groep die hostingdiensten leverde. Daarna kondigde Microsoft een audit aan. Volgens de koper lieten interne inventarisaties een stelselmatige afwijking zien tussen het werkelijke gebruik en de aantallen die aan Microsoft waren gerapporteerd. EY voerde de audit uit. Op basis van het auditrapport legde Microsoft een naheffing op wegens niet-afgedragen licentievergoedingen onder de SPLA, en de koper betaalde (r.o. 2.10–2.12).
De koper sprak de verkopers aan op de licentiegarantie in de koopovereenkomst. De rechtbank vond die specifieke garantie leidend: de verkopers stonden in “naar beste weten”, na navraag bij twee met name genoemde werknemers (r.o. 4.8). Ook zo was de garantie geschonden (r.o. 4.14). In dit tussenvonnis oordeelde de rechtbank dat de naheffing tot aan de overname en de auditkosten toewijsbaar waren (r.o. 4.16 en 4.19). Over de schade daarna moesten partijen zich nog uitlaten (r.o. 4.25); een einduitspraak is dit niet.
Loopt een IT-relatie na een audit vast, lees dan over beëindiging van IT-contracten.
Wanneer schakel je een advocaat in?
Schakel een advocaat in zodra de auditbrief binnenkomt, voordat er gegevens de deur uit gaan. Dan bepaal je nog mee hoe de audit verloopt.
Het beste moment om mij bij MAAK Advocaten te bellen is de dag dat de auditbrief binnenkomt. Jouw IT-afdeling levert de feiten, wij bepalen wat er juridisch mee gebeurt.
De kosten van begeleiding hangen af van de omvang van je IT-omgeving, het aantal producten in de audit, de tijdsdruk en de vraag of het bij onderhandelen blijft. Gebruik je software als dienst, dan gelden de afspraken van je SaaS-overeenkomst.
Hoe werkt MAAK Advocaten bij een software-audit?
Wij begeleiden de audit van de eerste brief tot de afwikkeling: clausule lezen, antwoord opstellen, scope en geheimhouding vastleggen, conceptrapport beoordelen en onderhandelen over een tekort.
Om de volgende audit voor te zijn, raad ik twee dingen aan. Houd een licentieregister bij met de contracten en bewijzen per product. En neem licenties mee in de due diligence bij een overname. Afspraken die je vooraf maakt, kosten minder dan een discussie achteraf.
Komt het toch tot een geschil, dan treden wij op in eerste aanleg en in hoger beroep, ook in een kort geding na een bewijsbeslag.
Veelgestelde vragen
Wat is een software-audit?
Een software-audit is een controle door een softwareleverancier, of een auditor namens haar, of het gebruik van haar software past binnen de gekochte licenties. Het recht om te controleren volgt uit de auditclausule in de licentievoorwaarden. De audit vergelijkt wat je hebt gekocht met wat je werkelijk gebruikt.
Moet ik meewerken aan een licentie-audit?
Bevat je licentieovereenkomst een auditclausule, dan werk je mee binnen wat die clausule toelaat. De clausule wordt uitgelegd naar wat partijen redelijkerwijs mochten verwachten, en redelijkheid en billijkheid kunnen haar aanvullen of beperken (artikel 6:248 BW). Leg vooraf schriftelijk de scope, de uitvoerder, de geheimhouding en de planning vast.
Moet ik de tool van de auditor gebruiken?
Niet voordat je zelf hebt geteld. Een tool meet installaties en gebruik, maar of daarvoor een licentie nodig is, volgt uit je licentievoorwaarden en de wet. Wie de software rechtmatig gebruikt, mag bijvoorbeeld laden en fouten verbeteren voor zover dat nodig is voor het beoogde gebruik; dat kan een contract niet verbieden (artikel 45j Auteurswet).
Wat als de audit een licentietekort laat zien?
Loop het rapport na op telling, licentiemetriek, meegetelde test- en reserveomgevingen, prijzen en periode. Betwist gemotiveerd wat je kunt onderbouwen en stel tegelijk een oplossing voor, zoals licenties die je vooruit nodig hebt in plaats van een naheffing over het verleden, met finale kwijting. Een contractuele boete kan de rechter matigen (artikel 6:94 BW).
Kan de leverancier naar de rechter stappen?
Ja, de leverancier kan een licentiegeschil aan de rechter voorleggen. Het Hof van Justitie oordeelde dat schending van een licentiebeding over het auteursrecht een inbreuk kan zijn in de zin van de Handhavingsrichtlijn (HvJ EU, C-666/18). Die zaak ging over het wijzigen van broncode, niet over te veel gebruikers. Bij een inbreuk kan de leverancier bewijsbeslag vragen (artikel 1019b Rv).
Primaire bronnen
- Artikel 10 Auteurswet: computerprogramma’s zijn werken (lid 1 onder 12°)
- Artikel 27 Auteurswet: schadevergoeding bij inbreuk
- Artikel 27a Auteurswet: winstafdracht en rekening en verantwoording
- Artikel 45i Auteurswet: laden, in beeld brengen, uitvoeren en opslaan als verveelvoudiging
- Artikel 45j Auteurswet: verveelvoudiging door de rechtmatige verkrijger; laden en foutverbetering niet bij contract te verbieden
- Artikel 45k Auteurswet: reservekopie
- Artikel 6:91 BW: boetebeding
- Artikel 6:94 BW: matiging van de boete
- Artikel 6:233 BW: onredelijk bezwarend beding in algemene voorwaarden
- Artikel 6:235 BW: geen beroep voor grotere partijen
- Artikel 6:248 BW: aanvullende en beperkende werking van redelijkheid en billijkheid
- Artikel 1019b Rv: bewijsbeslag en beschrijving bij IE-inbreuk
- Artikel 1019h Rv: proceskosten in IE-zaken
- Richtlijn 2009/24/EG, PB L 111 van 5 mei 2009: rechtsbescherming van computerprogramma’s (artikel 4 en 5)
- Richtlijn 2004/48/EG, PB L 157 van 30 april 2004 (gerectificeerd in PB L 195 van 2 juni 2004): handhaving van intellectuele-eigendomsrechten (Handhavingsrichtlijn)
- Hof van Justitie EU 18 december 2019, C-666/18, ECLI:EU:C:2019:1099: schending van een licentiebeding over IE-rechten valt onder de Handhavingsrichtlijn
- Gerechtshof Den Haag 15 juli 2025, ECLI:NL:GHDHA:2025:1751: uitleg van een softwarelicentie; twijfel ten nadele van de opsteller
- Rechtbank Amsterdam 28 augustus 2019 (tussenvonnis), ECLI:NL:RBAMS:2019:6379: Microsoft-audit na overname; licentiegarantie in de koopovereenkomst
Heb je een auditbrief van een softwareleverancier ontvangen? Leg je situatie aan mij voor: bel 020 210 31 38 of stuur je vraag via de pagina advocaat intellectueel eigendomsrecht. — Arnout Gieske
