Onbevoegde vertegenwoordiging bij contractsluiting betekent dat een persoon zonder de vereiste volmacht of statutaire bevoegdheid namens een rechtspersoon handelt. De vertegenwoordigde partij is in beginsel niet gebonden aan deze overeenkomst, tenzij de schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid kan worden aangetoond volgens artikel 3:61 lid 2 BW.
Een werknemer tekent per ongeluk een overeenkomst van € 15.000 via het algemene e-mailadres terwijl de directeur op vakantie is. Daarom ontstaat een complexe juridische situatie waarin de vraag rijst of de onderneming gebonden is aan het contract. Het Nederlands recht kent strikte regels voor vertegenwoordiging die bepalen wanneer een overeenkomst rechtsgeldig tot stand komt.
De basis van vertegenwoordigingsbevoegdheid ligt verankerd in artikel 3:60 BW dat het recht definieert om namens een ander rechtshandelingen te verrichten. Deze bepaling vormt het fundament voor alle zakelijke transacties waarbij niet de eigenaar of bestuurder zelf optreedt. Volgens artikel 6:217 BW ontstaat een rechtsgeldige overeenkomst door aanbod en aanvaarding, waarbij beide partijen de wil moeten hebben het contract te sluiten.
Wie kan rechtsgeldig een overeenkomst sluiten?
De vertegenwoordigingsbevoegdheid van rechtspersonen is gedetailleerd geregeld in het Burgerlijk Wetboek. Voor de besloten vennootschap bepaalt artikel 2:240 BW dat het gehele bestuur gezamenlijk vertegenwoordigingsbevoegd is, tenzij de statuten anders bepalen. Daarom kunnen statutaire bepalingen deze bevoegdheid beperken tot specifieke bestuurders of gekoppeld aan bedragen.
Voor verschillende rechtsvormen gelden specifieke bepalingen:
- Naamloze vennootschap: artikel 2:130 BW
- Vereniging: artikel 2:45 BW
- Stichting: artikel 2:292 BW
- Eenmanszaak: de eigenaar is automatisch vertegenwoordigingsbevoegd
Het Handelsregister van de Kamer van Koophandel toont welke personen bevoegd zijn namens een onderneming te tekenen. Bovendien bevatten de statuten vaak nadere voorwaarden zoals gezamenlijke ondertekening of bedragbeperkingen. In de praktijk hanteren organisaties echter vaak een tweehandtekeningstelsel voor adequate checks and balances.
Volmacht als juridisch instrument
Naast bestuurders kunnen gevolmachtigden contracten ondertekenen op basis van een verleende volmacht. Artikel 3:62 lid 1 BW onderscheidt de algemene volmacht die bevoegdheid geeft voor alle rechtshandelingen. Daarnaast bestaat volgens artikel 3:62 lid 2 BW de bijzondere volmacht die beperkt blijft tot specifieke transacties zoals het kopen van bedrijfsmiddelen.
Een investmentmanager ontvangt bijvoorbeeld volmacht om samen met een bestuurder vastgoedtransacties tot € 1.000.000 te ondertekenen. Tevens kan het hoofd gebouwendienst zelfstandig onderhoudscontracten tot € 5.000 per jaar aangaan. Dergelijke constructies versnellen de bedrijfsvoering terwijl controle gewaarborgd blijft. Namelijk moet elke volmacht schriftelijk worden vastgelegd om onduidelijkheid te voorkomen.
Wat gebeurt er bij onbevoegde vertegenwoordiging?
Als een onbevoegde persoon een contract ondertekent ontstaat in beginsel geen geldige overeenkomst. Echter kan de situatie alsnog leiden tot gebondenheid wanneer een toerekenbare schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid bestaat. Artikel 3:61 lid 2 BW bepaalt dat de vertegenwoordigde zich niet kan beroepen op onbevoegdheid indien de wederpartij redelijkerwijs mocht vertrouwen op de bevoegdheid.
De schijn van bevoegdheid kan ontstaan door:
- Verklaringen van daadwerkelijk bevoegde personen
- Gedragingen die vertrouwen wekken in de bevoegdheid
- Het laten voortbestaan van een verkeerde indruk
- Onjuiste registratie in het Handelsregister
- Feitelijke uitvoering van de overeenkomst door de onderneming
In 75% van de rechtszaken over onbevoegde vertegenwoordiging draait de uitkomst om bewijs van deze toerekenbare schijn. Daarom moet de partij die zich op vertegenwoordigingsbevoegdheid beroept concrete aanvullende omstandigheden aantonen naast het enkele handelen van de onbevoegde persoon.
Betekenis van feiten na contractsluiting
De Hoge Raad bepaalde in een uitspraak van april 2015 dat ook feiten en omstandigheden na de totstandkoming van de overeenkomst relevant kunnen zijn voor de schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid. Dit betekent dat gedragingen van de vertegenwoordigde partij na ondertekening alsnog kunnen leiden tot gebondenheid aan het contract.
Een onderneming die bijvoorbeeld daadwerkelijk uitvoering geeft aan een door een onbevoegde gesloten contract wekt daarmee de schijn dat deze persoon wel bevoegd was. Vervolgens kan de vertegenwoordigingsbevoegde die niet onmiddellijk protesteert tegen een ontvangen overeenkomst eveneens de schijn van bevoegdheid versterken. Uiteindelijk hangt de juridische waardering af van alle specifieke omstandigheden van het geval.
Hoe voorkom je problemen met vertegenwoordiging?
Controleer altijd de identiteit en bevoegdheid van de persoon die namens een wederpartij tekent. Het Handelsregister van de Kamer van Koophandel biedt toegang tot actuele gegevens over vertegenwoordigingsbevoegden en statutaire beperkingen. Bovendien verdient het aanbeveling om bij grotere transacties de statuten zelf in te zien voor gedetailleerde voorwaarden.
Praktische verificatiestappen:
- Raadpleeg het Handelsregister voor vertegenwoordigingsbevoegden
- Controleer de reikwijdte van de bevoegdheid (zelfstandig of gezamenlijk)
- Vraag bij gevolmachtigden om schriftelijk bewijs van volmacht
- Verifieer de volmacht bij een vertegenwoordigingsbevoegde bestuurder
- Hecht een kopie van de volmacht aan de overeenkomst
Nederlandse ondernemers die transacties aangaan met bedragen vanaf € 10.000 hanteren vaak als beleid dat contracten door directeuren gezamenlijk worden ondertekend. Namelijk biedt deze procedure extra waarborgen tegen onbevoegde vertegenwoordiging. Daarnaast beschermt een schriftelijke volmacht de gevolmachtigde zelf tegen persoonlijke aansprakelijkheid volgens artikel 3:70 BW.
Registratie en actualisatie van bevoegdheden
Het actueel houden van gegevens in het Handelsregister vormt een cruciale verantwoordelijkheid. Derden mogen vertrouwen op de juistheid van geregistreerde informatie. Als een oud-bestuurder of voormalige gevolmachtigde ten onrechte nog documenten ondertekent terwijl de wijziging niet is doorgevoerd, kan de onderneming desondanks gebonden zijn aan het contract.
Een Amsterdamse handelsvennootschap kreeg te maken met een claim van € 50.000 omdat een ontslagen medewerker wiens volmacht niet was ingetrokken bij de Kamer van Koophandel nog contracten ondertekende. De rechtbank oordeelde dat de wederpartij redelijkerwijs mocht vertrouwen op de geregistreerde bevoegdheid. Hierdoor bleef de vennootschap gebonden ondanks de interne intrekking van de volmacht.
Wanneer bent u persoonlijk aansprakelijk?
Als u zonder bevoegdheid namens een onderneming handelt riskeert u persoonlijke aansprakelijkheid voor de gevolgen. Artikel 3:70 BW bepaalt dat degene die onbevoegd als vertegenwoordiger optreedt aansprakelijk is jegens de wederpartij. Daarom moet elke persoon die zakelijke overeenkomsten tekent beschikken over aantoonbare vertegenwoordigingsbevoegdheid.
De persoonlijke aansprakelijkheid geldt voor:
- Schade door het niet-nakomen van de overeenkomst
- Contractuele verplichtingen indien de vertegenwoordigde niet gebonden is
- Kosten die de wederpartij maakt door het vertrouwen op bevoegdheid
Bovendien kan de onbevoegde vertegenwoordiger ook aansprakelijk zijn jegens de vertegenwoordigde voor schade die deze lijdt door het onbevoegd handelen. In de Nederlandse rechtspraktijk resulteert onbevoegde vertegenwoordiging regelmatig in langdurige geschillen waarbij bewijslastverdeling een centrale rol speelt.
Omstandigheden die meewegen
De rechter beoordeelt of sprake is van toerekenbare schijn aan de hand van diverse factoren. De aard van de partijen speelt een rol waarbij professionele ondernemers meer onderzoeksplicht hebben dan consumenten. Tevens beïnvloedt de functieomschrijving van de handelende persoon de gerechtvaardigdheid van het vertrouwen.
Een executive manager zonder statutaire bestuursfunctie wekt bijvoorbeeld minder snel de schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid dan een algemeen directeur. Echter kan de frequentie van eerdere transacties tussen partijen het vertrouwen in bevoegdheid rechtvaardigen. Uiteindelijk moet de wederpartij aantonen dat redelijk vertrouwen in de bevoegdheid bestond op basis van concrete aanwijzingen.
Welke rol speelt het Handelsregister?
Het Handelsregister fungeert als publiek toegankelijke bron van informatie over vertegenwoordigingsbevoegdheden. Ondernemingen zijn verplicht wijzigingen binnen 7 dagen door te geven aan de Kamer van Koophandel. Daarom kunnen derden erop vertrouwen dat geregistreerde gegevens actueel en correct zijn volgens het rechtszekerheidsprincipe.
In ongeveer 85% van de juridische geschillen over vertegenwoordigingsbevoegdheid vormt het Handelsregister het eerste bewijsmiddel. Namelijk accepteren Nederlandse rechtbanken de geregistreerde gegevens als uitgangspunt tenzij aanvullende omstandigheden anders wijzen. Bovendien beschermt juiste registratie de onderneming tegen ongewenste gebondenheid aan contracten.
Het Handelsregister bevat informatie over:
- Statutaire bestuurders en hun bevoegdheden
- Beperkingen in vertegenwoordigingsbevoegdheid
- Gevolmachtigden met hun specifieke volmachten
- Wijzigingen in de bestuurssamenstelling
- Statutaire bepalingen over ondertekening
Wilt u zekerheid over uw juridische positie bij contractsluiting? Onze gespecialiseerde advocaten in Amsterdam analyseren uw specifieke situatie en adviseren over de juiste procedures voor vertegenwoordiging en volmachtverlening binnen uw onderneming.
Hoe voorkomt u geschillen over vertegenwoordiging?
Het implementeren van heldere interne procedures voor contractsluiting voorkomt juridische complicaties. Een gedocumenteerd volmachtregister waarin alle verleende volmachten met reikwijdte staan vermeld biedt duidelijkheid binnen de organisatie. Tevens moet periodieke controle van het Handelsregister onderdeel zijn van de governance-cyclus.
Essentiële preventieve maatregelen:
- Stel een schriftelijk volmachtbeleid op met duidelijke bedraglimieten
- Registreer alle volmachten tijdig bij de Kamer van Koophandel
- Communiceer intern over wie welke contracten mag ondertekenen
- Controleer kwartaals de juistheid van Handelsregistergegevens
- Trek ingetrokken volmachten onmiddellijk in bij de Kamer van Koophandel
Een Amsterdamse vastgoedonderneming hanteert het beleid dat transacties boven € 250.000 altijd door twee bestuurders gezamenlijk worden ondertekend. Vervolgens hebben specifieke afdelingshoofden volmacht tot € 25.000 voor operationele uitgaven binnen hun domein. Deze gelaagde structuur combineert flexibiliteit met adequate controle op vertegenwoordigingsbevoegdheid.
Documentatie en bewijs
Bewaar altijd schriftelijk bewijs van verleende volmachten en zorg voor ondubbelzinnige formulering van de reikwijdte. Een volmacht moet duidelijk aangeven of deze zelfstandig of gezamenlijk met anderen uitgeoefend kan worden. Daarnaast verdient het aanbeveling om een einddatum op te nemen bij tijdelijke volmachten voor specifieke projecten.
In zakelijke correspondentie vermelden gevolmachtigden hun hoedanigheid expliciet door bijvoorbeeld “per procuratie” of “p.p.” voor hun handtekening te plaatsen. Hierdoor wordt voor alle partijen helder dat niet de bestuurder zelf maar een gevolmachtigde handelt. Bovendien voorkomt deze transparantie misverstanden over de reikwijdte van bevoegdheden.
Wat zijn de gevolgen van digitale contractsluiting?
De digitalisering van zakelijke transacties heeft gevolgen voor verificatie van vertegenwoordigingsbevoegdheid. E-mailcorrespondentie via algemene adressen maakt het lastiger om de identiteit en bevoegdheid van de handelende persoon vast te stellen. Daarom vereisen digitale contracten extra zorgvuldigheid bij het vaststellen van de identiteit en bevoegdheid.
Nederlandse rechtspraak erkent dat contracten via e-mail rechtsgeldig tot stand kunnen komen. Echter moet wel duidelijk zijn wie namens welke partij handelt en of deze persoon daartoe bevoegd is. Een e-mail vanaf een persoonlijk zakelijk e-mailadres biedt meer zekerheid dan communicatie via een algemeen bedrijfsadres zoals info@bedrijf.nl.
Aandachtspunten bij digitale contractsluiting:
- Verifieer de identiteit van de persoon achter het e-mailadres
- Vraag om bevestiging van vertegenwoordigingsbevoegdheid
- Gebruik digitale handtekeningen met certificering
- Documenteer alle communicatie zorgvuldig
- Bevestig belangrijke afspraken altijd schriftelijk
In ongeveer 60% van de geschillen over digitaal gesloten contracten speelt onduidelijkheid over vertegenwoordigingsbevoegdheid een rol. Namelijk ontbreekt bij e-mailcorrespondentie vaak de formele controle die bij papieren contracten gebruikelijk is. Tevens kunnen werknemers gemakkelijker toegang krijgen tot algemene e-mailaccounts waardoor onbevoegde vertegenwoordiging vaker voorkomt.
Welke remedies bestaan bij onbevoegde contractsluiting?
Als een onbevoegde persoon een contract heeft ondertekend kan de vertegenwoordigde partij de overeenkomst in beginsel afwijzen. Artikel 3:69 BW biedt de mogelijkheid tot bekrachtiging waarbij de vertegenwoordigde achteraf alsnog instemt met het contract. Deze bekrachtiging werkt terug tot het moment van contractsluiting.
De wederpartij beschikt over een redelijke termijn om van de vertegenwoordigde opheldering te vragen over het al dan niet bekrachtigen van de overeenkomst. Indien de vertegenwoordigde niet binnen bekwame tijd reageert kan dit onder omstandigheden als stilzwijgende bekrachtiging worden uitgelegd. Daarom moet een onderneming die een onbevoegd gesloten contract niet wenst na te komen hiervan onverwijld melding maken.
Mogelijke scenario’s na onbevoegde contractsluiting:
- De vertegenwoordigde bekrachtigt de overeenkomst expliciet
- Stilzwijgende bekrachtiging door uitvoering aan het contract te geven
- De vertegenwoordigde wijst het contract af binnen redelijke termijn
- De wederpartij houdt de onbevoegde vertegenwoordiger persoonlijk aansprakelijk
- Onderhandelingen over een nieuw contract met de juiste personen
Een Amsterdams IT-bedrijf kreeg een order van € 35.000 ondertekend door een medewerker zonder bevoegdheid. De directeur reageerde pas na drie weken met afwijzing nadat het bedrijf al begonnen was met de levering. De rechtbank oordeelde dat de vertraging en het starten van werkzaamheden een toerekenbare schijn van bekrachtiging vormden. Hierdoor bleef het bedrijf gebonden aan de overeenkomst ondanks de onbevoegdheid.
Neem contact op met ons advocatenkantoor in Amsterdam voor persoonlijk juridisch advies over uw specifieke situatie bij vertegenwoordigingsvraagstukken. Wij assisteren bij het opstellen van volmachtregelingen en de juridische beoordeling van contracten waarbij vertegenwoordigingsbevoegdheid een rol speelt.
