Algemene inkoopvoorwaarden zijn onmisbaar wanneer uw bedrijf frequent producten of diensten inkoopt. Onze advocaat algemene inkoopvoorwaarden Remko Roosjen beschikt over de gewenste ervaring voor het opstellen en beoordelen van algemene inkoopvoorwaarden. Deze set algemene voorwaarden laat u dan herhaaldelijk toepasselijk zijn. Wanneer er een discussie ontstaat over een levering, of dit mondt uit in een zakelijk geschil, dan kunnen onze procesrecht advocaten in Amsterdam u hierin bijstaan.
Wat zijn algemene inkoopvoorwaarden?
Algemene inkoopvoorwaarden zijn de voorwaarden die een bedrijf of organisatie stelt aan leveranciers en dienstverleners bij het inkopen van goederen of diensten. In deze voorwaarden staan de rechten en plichten van beide partijen vastgelegd. Enkele belangrijke aspecten die vaak in inkoopvoorwaarden worden opgenomen:
Verplichtingen van de leverancier
- Kwaliteitseisen waaraan de geleverde producten/diensten moeten voldoen
- Levertijden en leveringsvoorwaarden
- Garantiebepalingen
Aansprakelijkheid en gevolgen bij niet-nakoming
- Boeteclausules bij te late levering of gebreken
- Aansprakelijkheidsbepalingen voor schade
- Ontbindingsvoorwaarden bij ernstige tekortkomingen
Betalingsvoorwaarden
- Betalingstermijnen voor facturen van de leverancier
- Eventuele kortingen bij tijdige betaling
Overige bepalingen
- Geheimhoudingsverklaringen
- Toepasselijk recht bij geschillen
- Eigendomsvoorbehoud tot volledige betaling
Het doel van inkoopvoorwaarden is om de risico’s voor de inkopende partij te beperken en de processen goed te laten verlopen. De voorwaarden moeten aansluiten bij de bedrijfsprocessen en de aard van de ingekochte goederen/diensten. Grote organisaties zoals de Rijksoverheid hebben vaak uitgebreide, eigen inkoopvoorwaarden.
Hoe bepaal je de juiste inkoopvoorwaarden voor jouw bedrijf?
Om de juiste inkoopvoorwaarden voor jouw bedrijf te bepalen, is het belangrijk om rekening te houden met de volgende factoren:
Aard van de ingekochte goederen/diensten
- Voor verse producten zullen andere voorwaarden gelden dan voor duurzame goederen of diensten.
- Denk aan bepalingen over leveringstijden, kwaliteitseisen, houdbaarheid etc.
Bedrijfsprocessen en risico’s
- Welke risico’s wil je als inkopende partij afdekken of beperken? Bijvoorbeeld aansprakelijkheid bij gebreken of vertragingen.
- Afstemmen op je eigen bedrijfsprocessen voor een soepele samenwerking met leveranciers.
Omvang van de inkopen
- Hoe groter het inkoopvolume, hoe meer reden om uitgebreide inkoopvoorwaarden op te stellen. Dit voorkomt tijdrovende onderhandelingen per transactie.
- Grote bedrijven en overheden hanteren daarom vaak eigen, uitvoerige inkoopvoorwaarden.
Onderhandelingspositie
- Als grote of machtige inkoper kun je strengere voorwaarden stellen.
- Als kleine inkoper zul je vaker de voorwaarden van leveranciers moeten accepteren of onderhandelen over aanpassingen.
Het is verstandig de inkoopvoorwaarden goed af te stemmen op jouw specifieke situatie en in overleg te gaan met een juridisch adviseur. Zo voorkom je problemen en conflicten in de toekomst. De voorwaarden kunnen ook bij de Kamer van Koophandel worden gedeponeerd voor extra vertrouwen.
Opstellen algemene inkoopvoorwaarden door een advocaat
Het opstellen van algemene inkoopvoorwaarden doen onze advocaten regelmatig. Onze advocaat algemene inkoopvoorwaarden begint meestal met de vraag aan de ondernemer om de 10 grootste kansen en risico’s te noemen die u herhaaldelijk tegenkomt. Op die manier krijgen we een beter begrip van uw dagelijkse handel en wandel en kunnen we een op maat gemaakte set algemene inkoopvoorwaarden voor u opstellen. Het is belangrijk dat de algemene voorwaarden duidelijk zijn en herhaaldelijk kunnen worden toegepast. Op die manier slaat u als bedrijf een professionaliseringsslag en zal uw sales team betere overeenkomsten voor uw bedrijf sluiten. Informeer ook eens bij ons naar de mogelijkheden om een cursus over algemene voorwaarden te komen verzorgen. Vaak is uw sales team al enorm geholpen wanneer we de basics van commercieel contracteren uitleggen en wijzen op zaken waar het vaker niet goed gaat, of waar kansen blijven liggen
Toepasselijkheid van algemene voorwaarden en de battle of forms
De toepasselijkheid van algemene voorwaarden en de battle of forms zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. De partij met wie u zaken doet, dient op een goede manier in kennis te worden gesteld van het bestaan van uw algemene inkoopvoorwaarden en dat u deze van toepassing wilt verklaren op een overeenkomst. Dit is veruit hét moment waar u als bedrijf goed op moet letten. De meeste kwesties die bij ons als advocaten contractenrecht worden neergelegd, zijn zaken waar het toepassingsbereik ter discussie staat. Zeker wanneer een andere partij algemene verkoop- en leveringsvoorwaarden hanteert, zal moeten worden bekeken welke set algemene voorwaarden voorgaat. Dit noemen we de battle of forms. Laat u hierover goed door een advocaat contractenrecht informeren. Wanneer u internationaal zaken doet, gelden andere regels bij de battle of forms, het is belangrijk dat dit goed wordt bekeken, voordat u de overeenkomst sluit. Onze advocaten stellen sowieso voor om de meest wezenlijke afspraken niet (alleen) in algemene voorwaarden op te nemen, maar dit bespreekbaar te maken en in de commerciële overeenkomst op te nemen.
Advocatenkantoor gespecialiseerd in het opstellen van algemene inkoopvoorwaarden
Ons gespecialiseerde advocatenkantoor helpt u graag verder bij uw vragen rondom algemene inkoopvoorwaarden. Wanneer u advies wilt inwinnen over een contractrechtelijke vraag, dan biedt ons kantoor daartoe mogelijkheden. Wij zijn in heel Nederland actief en bieden ook support bij internationale vraagstukken. We hebben een sterk team van advocaten met als specialisatie contractenrecht. Onze advocaat commercial law Remko Roosjen geeft leiding aan dit team en we horen graag hoe we u het beste kunnen ondersteunen. Bent u op zoek naar andere praktijkgebieden, dan kunnen onze advocaten in Amsterdam u mogelijk ook ondersteunen, of aan een geschikte partner doorverwijzen. Uw belang staat bij ons te allen tijde voorop en we zoeken graag naar praktische oplossingen en snel resultaat. Neem contact op met onze specialist contractenrecht in Amsterdam en ontdek uw mogelijkheden.
