Een distributieovereenkomst regelt de zakelijke samenwerking tussen leveranciers en distributeurs bij internationale handel. Daarom is het van belang deze op schrift te zetten en deze zorgvuldig op te stellen. Dat zorgvuldig opstellen van een distributieovereenkomst gebeurt door het opnemen van de belangrijkste afspraken over verkoop, levering en aansprakelijkheden. Kort en goed bevat deze overeenkomst cruciale afspraken over exclusiviteit, marktverdelingen en prijsstelling. Volgens Nederlands recht biedt een distributieovereenkomst rechtsbescherming voor beide partijen, met name bij langdurige handelsrelaties.
Waarom heb je een distributieovereenkomst nodig?
Een distributieovereenkomst biedt juridische zekerheid bij internationale handelsbetrekkingen tussen leveranciers en distributeurs. Een distributeur koopt namelijk producten of diensten bij buitenlandse leveranciers met doorverkoop als doel. Tevens gaat een distributeur voor langere tijd een zakelijke relatie aan met een buitenlandse leverancier.
Een distributeur verkrijgt bijvoorbeeld meer zekerheid wanneer de leverancier als enige een bepaald product levert. Bijgevolg heeft de distributeur geen andere leveranciers voor dit specifieke product. Echter hebben sommige leveranciers soms ook bescherming nodig tegen sterke distributeurs zoals grote supermarktketens of e-commercebedrijven.
Praktijkvoorbeeld: Een Nederlands softwarebedrijf sluit een distributieovereenkomst met een Duitse distributeur voor ERP-software. De overeenkomst bevat namelijk exclusiviteitsrechten voor de Duitse markt, waardoor de leverancier zekerheid heeft over stabiele afzet en de distributeur bescherming tegen directe concurrentie van de leverancier.
Welke afspraken leg je vast in een distributieovereenkomst?
Een distributieovereenkomst opstellen is geen overbodige luxe. Distributeur en leverancier maken samen deze overeenkomst waarin specifieke onderwerpen worden geregeld. Denk hierbij aan de wijze van Levering onder de Incoterms 2020, het toegewezen contractsgebied (‘Territory’), de mate van exclusiviteit, de duur van de distributieovereenkomsten (met opties tot verlenging), de verdeling van aansprakelijkheidsrisico’s, de rechtskeuze, de forumkeuze en de rechten en plichten van partijen voor deze samenwerking. Een advocaat gespecialiseerd in distributieovereenkomsten kan deze voor u opstellen.
Hoe regel je exclusiviteit in de distributieovereenkomst?
Exclusiviteit betekent dat de leverancier een bepaalde regio of klantgroep exclusief aan één distributeur toewijst. De distributeur wordt daarom de enige die deze producten in dat gebied mag verkopen. Bijvoorbeeld distributeurs van computerchips: de ene distributeur verkoopt chips voor tablets, de andere voor mobiele telefoons. Of er wordt exclusiviteit toegekend voor alle producttypen in de Benelux, Europa of per land. Ook kunnen er afspraken worden gemaakt dat de exclusiviteit onder de distributieovereenkomst kan komen te vervallen wanneer de minimum sales targets niet worden behaald.
Hoe verdeel je de markt tussen distributeur en leverancier?
Marktverdeeling regelt wie welke klanten mag bedienen wanneer distributeur en leverancier tegelijk producten aanbieden. De distributeur levert bijvoorbeeld nationaal aan handelaren en eindgebruikers, terwijl de leverancier direct aan overheden verkoopt. Volgens Nederlands recht staat een distributeur sterker met een overeenkomst, omdat de wet alleen niet voldoende bescherming biedt tegen directe concurrentie van de leverancier.
Hoe bepaal je prijzen in een distributieovereenkomst?
Prijsafspraken bevatten inkoopprijzen van producten of productgroepen met kortingen voor de distributeur. Vaak wordt een prijslijst bij de overeenkomst gevoegd. Tevens staat meestal in de overeenkomst dat de leverancier tussentijds prijzen mag aanpassen.
Mededingingsregels: In de overeenkomst mogen namelijk geen dwingende verkoopprijzen voor de distributeur staan. Een distributeur mag daarom een product in de uitverkoop doen met een andere prijs dan door de leverancier wordt aangeraden. Verplichte verkoopprijzen zijn echter in strijd met EU-mededingingsregels.
Welke taken krijgt de distributeur?
Een leverancier verwacht specifieke prestaties van de buitenlandse distributeur om samen omzet te realiseren. Daarom bevatten distributieovereenkomsten afspraken over:
- Minimale voorraadniveaus die de distributeur aanhoudt
- Marketingactiviteiten zoals beursdeelname of een minimumaantal verkoopgesprekken
- Nationale service en garantievoorzieningen voor klanten
- Driemaandelijkse rapportages over uitgevoerde werkzaamheden, bereikte omzet en gemaakte offertes
Wat mag je van de leverancier verwachten?
Een distributeur wil voor zijn inzet ondersteuning van de buitenlandse leverancier. Uiteindelijk bevat de overeenkomst daarom afspraken over:
- Algemene steun zoals monsters, folders, reclamematerialen en beurshulp
- Opleiding en training voor technische kennis en marketinguitleg
- Tijdige communicatie over voorraad- of productieproblemen
Welk recht is van toepassing op distributieovereenkomsten?
Een distributieovereenkomst opstellen houdt ook in dat gekeken wordt naar het toepasselijke recht. Het toepasselijk recht bepaalt welke wetgeving geldt voor de distributieovereenkomst. Leveranciers en distributeurs spreken vaak af welk recht zij gebruiken voor hun overeenkomst. Tevens regelen zij welke rechter uitspraak doet bij geschillen.
Spreek je Nederlands recht af? Zet dan ook in het contract dat een Nederlandse rechter de zaak behandelt. Bijgevolg gebruikt de EU het recht van het land van de distributeur wanneer geen toepasselijk recht wordt geregeld. Dit staat namelijk in artikel 4 van EU-verordening 593/2008.
Hoe lang loopt een distributieovereenkomst?
Bij het opstellen van een distributieovereenkomst kijken onze ervaren advocaten ook altijd naar de looptijd. Deze looptijd van een distributieovereenkomst wordt voor bepaalde of onbepaalde tijd vastgesteld. Een overeenkomst voor bepaalde tijd stopt na de afgesproken periode, bijvoorbeeld na twee of drie jaar. Echter kun je volgens Nederlands recht een contract voor onbepaalde tijd eigenlijk altijd opzeggen.
Soms spreek je een opzegtermijn af voor het beëindigen van het contract. Spreek je dit niet af? Dan hangt de lengte van de opzegtermijn af van de duur van de zakelijke relatie. Uiteindelijk bepaalt vaak de lengte van de samenwerking ook de vereiste opzegtermijn.
Wat is dwingend recht bij distributieovereenkomsten?
Dwingend recht bevat wettelijke voorwaarden die verplicht zijn voor alle contractpartijen. Partijen hebben meestal contractsvrijheid, wat betekent dat alles in een distributieovereenkomst mag staan behalve wat wettelijk verboden is. Echter moeten leverancier en distributeur zich houden aan dwingend recht. Denk bijvoorbeeld ook aan mededingingsrechtelijke aspecten.
In sommige landen bepaalt dwingend recht bijvoorbeeld dat leveranciers goodwillvergoedingen aan distributeurs betalen bij beëindiging van de overeenkomst. Nederland heeft dit dwingend recht voor agentuurovereenkomsten, waarbij de handelsagent aanspraak kan maken op een extra vergoeding (mits daar tijdig aanspraak op wordt gemaakt).
Welke contracten kun je gebruiken als uitgangspunt?
Standaard distributieovereenkomsten zijn beschikbaar van organisaties zoals de International Chamber of Commerce (ICC) of de Vereniging van Nederlandse Handelsagenten en Importeurs (VNHI). Deze contracten vormen een goed uitgangspunt, met name voor startende ondernemers die kosten tegen baten afwegen.
Grote partijen hebben meestal eigen distributiecontracten en leggen hun voorstel als eerste op tafel. Een grote leverancier heeft namelijk vaak meerdere distributeurs, waardoor verschillende contracten het overzicht verstoren. Daarom werken grote distributieketens meestal ook met eigen contracten.
Wat gebeurt er zonder schriftelijke overeenkomst?
Een distributieovereenkomst kan ook ontstaan zonder dat partijen iets opschrijven. Bijvoorbeeld wanneer een distributeur voor langere tijd producten bij dezelfde leverancier inkoopt met dezelfde voorwaarden. Dan ontstaat soms automatisch een distributieovereenkomst, ook zonder papieren contract. Echter leg je zonder schriftelijk contract moeilijker over en weer uit wat je van elkaar verwacht. Bij problemen bewijs je lastiger aan de rechter welke afspraken je hebt gemaakt. Uiteindelijk heb je een contract klaarliggen voor wanneer het misgaat, ook al gaat het vaak goed en kom je er samen wel uit. Kortom, een distributieovereenkomst opstellen met een ervaren specialist voor distributiecontracten is het devies.
