Terugroepactie levensmiddelen: wie moet wat doen?

Bij een terugroepactie levensmiddelen moet elk bedrijf kunnen nagaan van wie het een partij kreeg en aan welke bedrijven het leverde (artikel 18 Verordening 178/2002). Meent een exploitant dat een partij niet aan de voedselveiligheidsvoorschriften voldoet, dan leidt hij onmiddellijk procedures in om haar uit de handel te nemen als ze zijn directe controle heeft verlaten (artikel 19). Als advocaat product law bij MAAK Advocaten N.V. leg ik dat uit.

De regels staan in Verordening (EG) nr. 178/2002, de Algemene levensmiddelenverordening. De recall van andere producten staat bij terugroepactie van een onveilig product; zie ook product compliance.

Wie moet de traceerbaarheid van levensmiddelen regelen?

De exploitant van een levensmiddelenbedrijf, in alle stadia van productie, verwerking en distributie. Artikel 18 lid 1 bepaalt dat traceerbaarheid in al die stadia bestaat; de plichten van de exploitant staan in lid 2 en 3.

Onder die stadia valt ook de invoer (artikel 3 punt 16), dus ook jij als importeur. Exploitant is de natuurlijke of rechtspersoon die verantwoordelijk is voor de naleving van het levensmiddelenrecht binnen het bedrijf onder zijn controle (artikel 3 punt 3). Het gaat dus om elk bedrijf in de keten, ook als het product niet jouw merk draagt.

Wat betekent één stap terug en één stap vooruit?

Je moet kunnen nagaan van wie je een levensmiddel of ingrediënt kreeg (artikel 18 lid 2) en aan welke bedrijven je het leverde (artikel 18 lid 3). Daarvoor heb je systemen en procedures; de gegevens geef je op verzoek aan de bevoegde autoriteiten.

Let op wat er in de verordening zelf niet staat: ze noemt geen termijn voor het verstrekken van die gegevens, geen bewaartermijn en geen vorm. Sectorspecifieke regels (artikel 18 lid 5) kunnen meer vragen; die behandelt dit artikel niet. Lid 3 gaat over de bedrijven aan wie je levert (“aan welke bedrijven zij hun producten hebben geleverd”); levering aan de eindverbruiker valt daar niet onder. Levensmiddelen op de markt moeten adequaat zijn geëtiketteerd of gekenmerkt voor hun traceerbaarheid (artikel 18 lid 4).

Een afspraak over de termijn waarbinnen je partijgegevens aan je afnemer levert, is praktisch advies en een contractuele keuze, geen wettelijke eis. De wet vraagt dat je het kunt.

Wanneer neem je een levensmiddel uit de handel en wanneer roep je terug?

Uit de handel nemen is de eerste stap. Roep je terug bij consumenten, dan is dat een tweede stap voor het geval de partij de consument kan hebben bereikt en andere maatregelen niet volstaan voor een hoog niveau van gezondheidsbescherming (artikel 19 lid 1).

Lid 1 geldt voor wie een levensmiddel heeft ingevoerd, geproduceerd, verwerkt, vervaardigd of gedistribueerd en meent of redelijkerwijs aanneemt dat het niet aan de voedselveiligheidsvoorschriften voldoet. Je leidt dan onmiddellijk procedures in om het uit de handel te nemen als het de directe controle van de exploitant heeft verlaten, en informeert de bevoegde autoriteiten. Een publieke terugroepactie is dus niet bij elke afwijking aan de orde.

Onveilig betekent schadelijk voor de gezondheid of ongeschikt voor consumptie (artikel 14 lid 2). Zit een onveilig levensmiddel in een partij, dan wordt vermoed dat de hele partij onveilig is, tenzij na grondige beoordeling geen aanwijzing bestaat dat de rest onveilig is (artikel 14 lid 6).

Het uit de handel nemen beoordeel je samen met je kwaliteitsmanager en met de feiten op tafel; ik zorg dat de beslissing en de onderbouwing zijn vastgelegd, voor je afnemers en voor de toezichthouder.

De vraag waarmee levensmiddelenbedrijven bij mij komen: “Wat moeten we nu doen, en wat zeggen we tegen wie?” Meestal komt die vraag van een bedrijf dat net hoort dat een partij mogelijk niet veilig is en al heeft doorgeleverd. Mijn eerste stap is niet de juridische analyse maar rust en volgorde: welke partij, aan wie is geleverd, wie moet het weten. Het stuk dat de leveranciersketen laat zien, haal ik er direct bij, want daar begint alles.

Wat moet je melden en aan wie?

Je meldt aan de bevoegde autoriteiten, onverwijld, zodra je meent of redelijkerwijs aanneemt dat een door jou in de handel gebracht levensmiddel schadelijk kan zijn voor de menselijke gezondheid (artikel 19 lid 3). Je vermeldt ook welke maatregelen je neemt om risico’s voor de eindgebruiker te voorkomen.

Je werkt samen met de bevoegde autoriteiten bij maatregelen om risico’s te vermijden of te verminderen (artikel 19 lid 4). De verordening noemt hier geen uren of dagen: lid 1 zegt “onmiddellijk”, lid 3 “onverwijld”.

Het Europese systeem voor snelle waarschuwing, het RASFF, is een netwerk van lidstaten, de Commissie en EFSA (artikel 50). Jij meldt niet zelf in dat systeem: jouw melding gaat naar de bevoegde autoriteit. Ook de Warenwet kent een meldplicht aan de Minister (artikel 21b), maar die geldt uitdrukkelijk niet voor eet- en drinkwaren. Voor levensmiddelen is artikel 19 lid 3 van de verordening de meldplicht.

Wat vraagt de verordening van distributeurs en detailhandel in de keten?

Detailhandel en distributie zonder invloed op verpakking, etikettering, veiligheid en integriteit leiden binnen hun eigen activiteiten procedures in om niet-conforme producten uit de handel te nemen, geven traceerinformatie door en werken mee (artikel 19 lid 2).

Dat onderscheid is het kantelpunt voor de afnemer. Verkoop je alleen door, zonder invloed op verpakking, etikettering, veiligheid of integriteit, dan beschrijft lid 2 je activiteiten; lid 1 noemt daarnaast wie een levensmiddel heeft ingevoerd of gedistribueerd. Wat voor jou geldt, hangt af van wat je met het product doet; beoordeel dat vóór er een incident is.

Heeft je afnemer of leverancier een recallprotocol of een vrijwaring op tafel gelegd? Leg je situatie aan mij voor via de pagina advocaat product compliance.

Wie betaalt de kosten van een terugroepactie?

Dat regelt de verordening niet. Artikel 21 bepaalt alleen dat de bepalingen van hoofdstuk II (algemene levensmiddelenwetgeving) gelden onverminderd Richtlijn 85/374/EEG (productaansprakelijkheid). De Warenwet regelt evenmin wie in de keten de kosten van een terugroepactie draagt en op wie verhaal mogelijk is.

Of je kosten kunt verhalen op je leverancier, en of een afnemer ze bij jou kan neerleggen, hangt af van het contract en het toepasselijke nationale recht. Voor aansprakelijkheid voor een gebrekkig product, zie ons artikel over productaansprakelijkheid.

Welke contractafspraak in de keten het meeste verschil maakt: wie welke traceergegevens levert, binnen welke termijn, en wie de kosten draagt als een partij uit de handel moet, inclusief het terughalen en vernietigen. Een alles-omvattende vrijwaring tekent de leverancier snel, maar leidt in een discussie zelden tot betaling. Een afspraak over gegevens, termijn en kostenverdeling met een duidelijke grens houdt de relatie in stand. De verordening regelt die kosten niet; het contract en het nationale recht wel.

Hoe werkt de Algemene levensmiddelenverordening in Nederland?

De verordening is rechtstreeks toepasselijk (artikel 65); de artikelen 14 tot en met 20 gelden sinds 1 januari 2005. De lidstaten handhaven haar met maatregelen en sancties die doeltreffend, evenredig en afschrikkend zijn (artikel 17 lid 2).

In Nederland houdt de NVWA toezicht; lees daarover bij handhaving door de NVWA en last onder dwangsom door de NVWA. Of en op welke grondslag een overtreding van artikel 18 of 19 in Nederland tot een maatregel kan leiden, beoordelen wij per geval.

Wat doe je als de toezichthouder om traceergegevens vraagt?

Lees eerst rustig wat wordt gevraagd, door wie en over welke partij. Artikel 18 lid 2 en 3 verplichten je die gegevens op verzoek aan de bevoegde autoriteiten te geven.

Ik zet eerst de stukken bij elkaar: leveranciers- en afnemersgegevens, partijnummers en wat je al hebt gedaan. Daarna reageer ik namens het bedrijf met de stukken die er zijn en zeg ik erbij wat we nog uitzoeken. Een late, onvolledige reactie kost vaak meer dan een eerlijke reactie met een duidelijke planning. Meld wat je moet melden onverwijld en leg vast wanneer en waarom je welk besluit nam. Wordt er een maatregel aangekondigd, dan bereiden we de zienswijze samen voor.

Wat regel je als eerste voordat het misgaat?

Drie dingen, in deze volgorde: de traceergegevens (artikel 18), wie bij jou besluit over uit de handel nemen en melden, en de contractafspraken over informatie en kosten.

Eerst: kun je zeggen van wie je een partij kreeg en aan wie je hem leverde? Dat vraagt de wet van je (artikel 18) en die gegevens moet je op verzoek aan de toezichthouder kunnen geven. Daarna: wie in jouw bedrijf besluit over uit de handel nemen en melden, en wie dat vastlegt. Als derde: wat staat er in je contracten over informatie en kosten als een partij terug moet, want dáár zit het geld. Eerst het traceersysteem en de recallprocedure technisch inrichten, daarna de contracten: de afspraak over wie die gegevens levert komt direct daarna, in dezelfde maand.

Een traceersysteem opzetten, partijen vastleggen en een recallteam inrichten doe je met je kwaliteitsafdeling. Een advocaat heb je nodig als het gaat om rolverdeling in de keten, kosten, of de toezichthouder: een afnemer wil de recallkosten bij jou neerleggen, een inspecteur vraagt om gegevens, of je moet beslissen wat je aan een afnemer of de autoriteit schrijft. Wacht daar niet mee tot er een brief ligt.

Praktijkvoorbeeld: een importeur van kruiden

Een Nederlands bedrijf voert kruiden in uit een derde land en levert ze aan een groothandel en een verwerker. De leverancier meldt dat één partij mogelijk is besmet. Het bedrijf stelt vast aan wie de partij is geleverd (artikel 18 lid 3), leidt procedures in om haar uit de handel te nemen en informeert de autoriteiten (artikel 19 lid 1 en 3). De groothandel zonder invloed op verpakking en etikettering draagt informatie door en werkt mee (artikel 19 lid 2). Wie de kosten draagt, volgt uit het contract en het nationale recht.

Een fictief voorbeeld, geen zaak uit onze praktijk.

Wanneer schakel je een advocaat in bij een terugroepactie levensmiddelen?

Zodra het gaat om rolverdeling in de keten, kosten of de toezichthouder: een afnemer legt kosten bij je neer, een inspecteur vraagt om gegevens, of je beslist wat je schrijft (artikel 18 en 19 Verordening 178/2002).

Hoe werkt MAAK Advocaten bij levensmiddelen en terugroepacties?

Wij treden op voor levensmiddelenbedrijven en importeurs bij leveranciers- en afnemerscontracten, kostenverdeling en verhaal, contact met de toezichthouder, zienswijze, bezwaar en beroep. Een traceersysteem of recallteam is werk voor je kwaliteitsafdeling. Andere producten hebben een eigen regime, zie GPSR en recalls van consumentenproducten.

Veelgestelde vragen over de terugroepactie van levensmiddelen

Wat is het verschil tussen uit de handel nemen en terugroepen van een levensmiddel?

Artikel 19 lid 1 noemt twee stappen. Eerst leid je procedures in om de partij uit de handel te nemen en informeer je de bevoegde autoriteiten. Kan de partij de consument hebben bereikt, dan informeer je consumenten en roep je zo nodig terug, als andere maatregelen niet volstaan voor een hoog niveau van gezondheidsbescherming.

Binnen welke termijn moet je de autoriteit informeren als een levensmiddel schadelijk kan zijn?

De verordening noemt geen uren of dagen. Artikel 19 lid 1 spreekt van onmiddellijk, lid 3 van onverwijld: je start direct procedures om het product uit de handel te nemen en meldt aan de bevoegde autoriteiten zodra je meent of redelijkerwijs aanneemt dat een levensmiddel schadelijk kan zijn.

Wat betekent één stap terug en één stap vooruit bij traceerbaarheid?

Je kunt aangeven van wie je een levensmiddel of ingrediënt kreeg (artikel 18 lid 2) en aan welke andere bedrijven je het leverde (artikel 18 lid 3). De gegevens geef je op verzoek aan de bevoegde autoriteiten; een termijn of bewaartermijn noemt de verordening niet. Sectorspecifieke regels (artikel 18 lid 5) laat dit artikel buiten beschouwing.

Wie betaalt de kosten van een terugroepactie van levensmiddelen?

Dat regelt de verordening niet (artikel 21 laat Richtlijn 85/374/EEG onverlet) en de Warenwet regelt geen verdeling van recallkosten of verhaal in de keten. Kosten en verhaal tussen bedrijven volgen uit het nationale recht en het contract; leg de verdeling vast voordat een partij terug moet.

Wanneer schakel je een advocaat in bij een terugroepactie van levensmiddelen?

Zodra het gaat om de rolverdeling in de keten, de kosten of de toezichthouder: een afnemer legt kosten bij je neer, een inspecteur vraagt om gegevens of je beslist wat je over een partij schrijft. Laat een gespecialiseerde advocaat product law in Nederland meekijken voordat je tekent of antwoordt.

Primaire bronnen

• Verordening (EG) nr. 178/2002 (Algemene levensmiddelenverordening): artikelen 3, 14, 17, 18, 19, 21, 50 en 65.
• Warenwet: artikel 21b.

Stelt een afnemer of een inspecteur een vraag over een partij die jij hebt geleverd? Leg je situatie aan mij voor via de pagina advocaat product compliance, het liefst met de leveranciers- en afnemersgegevens en je contracten. — Martin Krüger