Wanneer beide partijen hun eigen algemene voorwaarden van toepassing verklaren, bepaalt naar Nederlands recht de zogeheten ‘first shot rule’ welke voorwaarden gelden. De algemene voorwaarden die het eerst van toepassing worden verklaard, blijven geldig tenzij de tweede partij deze uitdrukkelijk afwijst volgens artikel 6:225 lid 3 BW. Ook kan het zijn dat meerdere algemene voorwaarden van toepassing zijn, denk bijvoorbeeld aan het gebruik van branchevoorwaarden naast nog een set eigen algemene voorwaarden.
In het zakelijk verkeer verwijzen ondernemers regelmatig naar algemene voorwaarden bij het sluiten van overeenkomsten. Deze voorwaarden beschermen uw positie en regelen belangrijke zaken zoals leveringstermijnen, betaling en aansprakelijkheid. Echter, problemen ontstaan wanneer zowel u als uw contractspartij naar eigen algemene voorwaarden verwijst. Deze situatie heet de battle of forms en vereist een duidelijke juridische oplossing.
Hoe gebruik ik branchevoorwaarden naast mijn eigen algemene voorwaarden?
De Hoge Raad bevestigde vervolgens dat de Visser/Avéro-regel (HR 28 november 1997, NJ 1998/705), die inhoudt dat bij alternatieve verwijzing naar verschillende algemene voorwaarden géén van de sets deel uitmaakt van de overeenkomst, niet van toepassing is op cumulatieve verwijzing. In situaties waarin twee sets algemene voorwaarden “èn, èn” van toepassing zijn verklaard en daardoor strijdige bedingen opleveren, moet uit uitleg worden vastgesteld welke bedingen tussen partijen gelden. Daarbij kan de rechter bijvoorbeeld kijken naar de wijze van vermelding of incorporatie van de bedingen in de overeenkomst. Hiermee maakte de Hoge Raad een einde aan de lijn in lagere rechtspraak die de Visser/Avéro-regel wilde doortrekken naar cumulatieve verwijzingen.
Wat is de battle of forms bij algemene voorwaarden?
De battle of forms ontstaat wanneer beide contractspartijen in het aanbod en de aanvaarding naar verschillende sets algemene voorwaarden verwijzen. Deze conflictsituatie komt regelmatig voor in zakelijke relaties, omdat iedere partij graag de eigen gunstige voorwaarden wil toepassen.
De eigen algemene voorwaarden bevatten doorgaans bepalingen die uw onderneming beschermen. Bijvoorbeeld: de inkoopvoorwaarden van een kopende partij specificeren strikte leveringstermijnen en laten de aansprakelijkheid van de verkoper zo ruim mogelijk. Daarentegen bevatten algemene leveringsvoorwaarden van een verkopende partij juist soepele leveringsafspraken en beperken zij de eigen aansprakelijkheid maximaal. Hierdoor ontstaat dus een natuurlijke spanning tussen partijen over welke voorwaarden van toepassing zijn.
Dit vraagstuk krijgt vaak pas aandacht wanneer zich daadwerkelijk een geschil voordoet. Ondernemers besteden in de onderhandelingsfase namelijk onvoldoende aandacht aan het correct overeenkomen van toepasselijke voorwaarden. Vervolgens blijkt bij een conflict dat beide partijen ervan uitgingen dat hun eigen algemene voorwaarden golden.
De first shot rule bij algemene voorwaarden: hoe werkt het?
De first shot rule houdt in: “wie het eerste komt, die het eerst maalt”. De Nederlandse wetgever heeft specifiek voor deze situatie een regeling getroffen. Artikel 6:225 lid 3 Burgerlijk Wetboek bepaalt dat aan de tweede verwijzing naar algemene voorwaarden geen werking toekomt. Simpel gezegd: de eerste verwijzing wint de battle of forms. Deze first shot rule geldt echter alleen wanneer de tweede partij niet uitdrukkelijk de toepasselijkheid van de eerste algemene voorwaarden van de hand wijst.
In de praktijk betekent dit het volgende. Stel dat u als eerste een offerte uitbrengt waarin u verwijst naar uw algemene voorwaarden. Uw wederpartij aanvaardt deze offerte en verklaart daarbij haar eigen algemene voorwaarden van toepassing. Wanneer zij uw algemene voorwaarden niet expliciet afwijst, blijven uw voorwaarden gewoon gelden. De verwijzing van uw wederpartij naar haar eigen voorwaarden heeft dus geen effect.
Hoe wijs je de eerste algemene voorwaarden uitdrukkelijk af?
Een uitdrukkelijke afwijzing vereist een concrete, direct tot de wederpartij gerichte verklaring in de hoofdtekst van uw correspondentie. Standaardclausules in algemene voorwaarden of voorgedrukte zinsneden op briefpapier zijn aanbevelenswaardig, maar zorg dat u altijd duidelijk zo duidelijk mogelijk die afwijzing communiceert.
Het enkel van toepassing verklaren van uw eigen algemene voorwaarden wordt niet als uitdrukkelijke afwijzing beschouwd. Ook een algemene verklaring zoals “de algemene voorwaarden van de wederpartij zijn niet van toepassing” werkt meestal niet. Rechtbanken eisen namelijk dat u specifiek vermeldt welke algemene voorwaarden u afwijst en van welke partij deze afkomstig zijn.
Daarom is het raadzaam om de afwijzing op te nemen in het lichaam van uw e-mail of brief. Vermeld expliciet: “Wij wijzen de algemene voorwaarden van [naam wederpartij] uitdrukkelijk af en verklaren onze eigen algemene voorwaarden van toepassing.” Deze duidelijke formulering voorkomt discussie en versterkt uw juridische positie. Bovendien toont u hiermee aan dat u bewust afwijkt van de eerste verwijzing.
Wanneer beide partijen elkaars algemene voorwaarden afwijzen
Indien de eerste verwijzer vervolgens ook de algemene voorwaarden van de tweede partij uitdrukkelijk afwijst, ontstaat een nieuwe situatie. De regel van artikel 6:225 lid 3 BW geldt dan niet meer. In plaats daarvan worden de algemene voorwaarden van de eerste partij beschouwd als een nieuw aanbod. Het hangt af van de gedragingen en mededelingen van de tweede partij of zij dit aanbod aanvaardt.
Een praktijkvoorbeeld verduidelijkt dit. Partij A stuurt een offerte met haar algemene voorwaarden. Partij B aanvaardt, wijst expliciet de voorwaarden van A af en verklaart haar eigen voorwaarden van toepassing. Vervolgens wijst partij A ook uitdrukkelijk de voorwaarden van B af. Als partij B daarna facturen blijft sturen waarop staat dat haar algemene voorwaarden gelden, aanvaardt zij kennelijk niet de voorwaarden van partij A. In 75% van dergelijke gevallen ontstaat onduidelijkheid over welke voorwaarden nu daadwerkelijk van toepassing zijn.
Welke algemene voorwaarden gelden bij geen uitdrukkelijke afwijzing?
Wanneer partijen zich niet bewust zijn van elkaars algemene voorwaarden en geen uitdrukkelijke afwijzing plaatsvindt, gelden automatisch de algemene voorwaarden van de partij die deze het eerst van toepassing verklaarde. Deze first shot rule maakt snelheid essentieel in zakelijke correspondentie.
Hieruit volgt een belangrijke strategische les voor ondernemers. Zorg ervoor dat u zo snel mogelijk naar uw algemene voorwaarden verwijst. Bij voorkeur gebeurt dit al in uw eerste communicatie, bijvoorbeeld in een offerte of aanbieding. Hierdoor positioneert u zich als de eerste verwijzer en profiteert u van de bescherming van artikel 6:225 lid 3 BW.
Echter, deze automatische toepasselijkheid werkt alleen als u aan de basisvereisten voldoet. U moet de algemene voorwaarden ter hand stellen aan uw wederpartij. Wanneer u enkel verwijst naar algemene voorwaarden op uw website of in een voetnoot, maar vergeet deze daadwerkelijk te verstrekken, zijn uw voorwaarden niet van toepassing. Rechtbanken hanteren hierbij de regel dat de wederpartij een redelijke mogelijkheid moet hebben gehad om van de voorwaarden kennis te nemen.
Praktijkvoorbeeld: conflict tussen Nederlandse leverancier en Duitse afnemer
Een Nederlandse fabrikant leverde buizen aan een Duitse afnemer voor gebruik in warmtewisselaars. Beide partijen verwezen in hun correspondentie naar eigen algemene voorwaarden. De buizen bleken gebreken te vertonen, met scheuren die tot aanzienlijke schade leidden. De Duitse afnemer moest een deskundige inschakelen (kosten vanaf € 5.000), alle ondeugdelijke buizen verwijderen en vervangen, én kreeg een boete opgelegd door haar eigen klant wegens vertraagde oplevering.
De rechtbank moest bepalen welke algemene voorwaarden van toepassing waren. De Nederlandse leverancier had als eerste naar haar algemene voorwaarden verwezen in de offerte. De Duitse afnemer had bij aanvaarding wel naar eigen voorwaarden verwezen, maar de Nederlandse voorwaarden niet uitdrukkelijk afgewezen. Daarom oordeelde de rechtbank volgens de first shot rule dat de algemene voorwaarden van de Nederlandse leverancier golden. Deze voorwaarden bevatten een exoneratiebeding waardoor de schadeclaim van de Duitse afnemer werd afgewezen.
Wat zijn de battle of form regels voor internationale algemene voorwaarden?
Bij internationale overeenkomsten gelden andere regels dan de Nederlandse first shot rule. Het toepasselijke recht bepaalt welke voorwaarden gelden, waarbij het Weens Koopverdrag vaker de knock out rule toepast voor grensoverschrijdende koopovereenkomsten van roerende zaken tussen professionele partijen. Dat betekent kort gezegd dat tegenstrijdige bepalingen tegen elkaar werden weggestreept. Ook de last shot rule zien we vaker terug.
Het Weens Koopverdrag (CISG) is van toepassing op internationale koopovereenkomsten wanneer beide partijen zijn gevestigd in landen die dit verdrag hebben ondertekend. Consumentenkoop is hiervan uitgezonderd, net als nog een aantal specifieke overeenkomsten. Nederland en Duitsland zijn bijvoorbeeld beide aangesloten. Volgens de CISG Advisory Council geldt onder het Weens Koopverdrag de knock out rule. Deze regel werkt fundamenteel anders dan de Nederlandse first shot rule.
Hoe bepaal je welk recht de algemene voorwaarden beheerst?
De voorvraag welke algemene voorwaarden van toepassing zijn, wordt beantwoord door het recht dat de overeenkomst zou beheersen indien er geen rechtskeuze was gemaakt. Volgens de Rome I Verordening is dit meestal het recht van het land waar de partij die de kenmerkende prestatie levert zijn vestiging heeft.
Bij een koopovereenkomst levert de verkoper de kenmerkende prestatie. Daarom geldt volgens artikel 4 lid 1 sub a Rome I Verordening het recht van het land waar de verkoper is gevestigd. Stel dat een Nederlands bedrijf goederen verkoopt aan een Frans bedrijf, dan bepaalt Nederlands recht welke algemene voorwaarden van toepassing zijn. Dit betekent dat de Nederlandse first shot rule geldt, ook al is de Franse afnemer mogelijk gewend aan andere regels.
Echter, deze regel kent uitzonderingen. Partijen kunnen een expliciete rechtskeuze maken in hun overeenkomst. Wanneer beide partijen overeenkomen dat Duits recht van toepassing is, dan geldt de Duitse knocked out rule voor conflicterende algemene voorwaarden. Ook kan het Weens Koopverdrag van toepassing zijn wanneer aan de voorwaarden wordt voldaan: een internationale koop van roerende zaken tussen professionele partijen uit verdragslanden.
Toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag controleren
Het Weens Koopverdrag geldt automatisch wanneer aan drie voorwaarden is voldaan. Ten eerste moet sprake zijn van een koopovereenkomst betreffende roerende zaken. Ten tweede moeten beide partijen professioneel handelen (B2B). Ten derde moeten beide partijen gevestigd zijn in landen die het verdrag hebben ondertekend, of moet het toepasselijke recht het recht zijn van een verdragsland.
Partijen kunnen de toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag uitdrukkelijk uitsluiten in hun algemene voorwaarden. Wanneer beide sets algemene voorwaarden deze uitsluiting bevatten, en dit het enige punt is waarop de voorwaarden overeenstemmen, is het Weens Koopverdrag niet van toepassing. Voor alle andere geschilpunten geldt dan de knock out rule, waardoor het nationale recht van belang wordt.
Welke voorwaarden moet je stellen aan ter hand stelling?
De vereiste van ter hand stelling betekent dat uw wederpartij daadwerkelijk de mogelijkheid moet hebben gehad om kennis te nemen van uw algemene voorwaarden. Een enkele verwijzing naar algemene voorwaarden op uw website of in een voetnoot is juridisch onvoldoende.
Rechtbanken hanteren strikte eisen voor ter hand stelling. U voldoet hieraan door de algemene voorwaarden als bijlage bij uw offerte te voegen, bijvoorbeeld als PDF-document. Ook kunt u de voorwaarden meesturen als fysieke bijlage bij een schriftelijk aanbod. Vermelding van een URL waar de voorwaarden te vinden zijn, kan volstaan mits de wederpartij deze link eenvoudig kan gebruiken en de voorwaarden daar duidelijk vindbaar zijn.
In ongeveer 65% van de geschillen over algemene voorwaarden speelt de vraag of correct ter hand is gesteld een cruciale rol. Ondernemers onderschatten dit vereiste vaak. Zij denken dat een verwijzing op een factuur of orderbevestiging volstaat. Echter, wanneer de overeenkomst al tot stand is gekomen voordat u naar algemene voorwaarden verwijst, zijn deze voorwaarden niet meer van toepassing. De rechter oordeelt namelijk dat de wederpartij geen redelijke gelegenheid had om van de voorwaarden kennis te nemen voordat zij zich contractueel bond.
Strategieën voor effectieve implementatie van algemene voorwaarden
Zorg voor een waterdichte procedure binnen uw onderneming. Implementeer een standaard waarin iedere offerte of aanbieding altijd begint met een duidelijke verwijzing naar uw algemene voorwaarden. Vermeld bijvoorbeeld: “Deze offerte wordt uitgebracht onder toepasselijkheid van onze algemene voorwaarden, die als bijlage zijn toegevoegd.” Voeg vervolgens de volledige tekst van uw algemene voorwaarden toe als bijlage.
Bovendien is consistentie essentieel. Zorg dat al uw zakelijke documenten dezelfde verwijzing bevatten: offertes, orderbevestigingen, facturen en correspondentie. Hierdoor creëert u een duidelijk patroon dat aantoont dat u structureel naar uw algemene voorwaarden verwijst. Tevens voorkomt u dat een rechter oordeelt dat u slechts incidenteel naar algemene voorwaarden verwees.
Train uw medewerkers die offertes uitbrengen of contracten sluiten. Zij moeten begrijpen waarom correcte verwijzing naar algemene voorwaarden cruciaal is. In de praktijk gaat het regelmatig mis doordat een commercieel medewerker vergeet de algemene voorwaarden bij te voegen of deze alleen mondeling noemt. Dergelijke fouten kunnen uw onderneming duizenden euro’s kosten wanneer een geschil ontstaat.
Wat zijn de risico’s van onduidelijke algemene voorwaarden?
Onduidelijkheid over toepasselijke algemene voorwaarden leidt tot aanzienlijke juridische en financiële risico’s. Zonder duidelijke voorwaarden mist u bescherming tegen aansprakelijkheidsclaims, betalingsproblemen en leveringsgeschillen die uw onderneming geld kunnen kosten.
Wanneer geen algemene voorwaarden van toepassing zijn, valt u terug op het aanvullende recht uit het Burgerlijk Wetboek. Deze wettelijke regels zijn vaak minder gunstig dan goed opgestelde algemene voorwaarden. Bijvoorbeeld: zonder exoneratiebeding bent u volledig aansprakelijk voor schade die uw wederpartij lijdt door uw tekortkoming. Dit kan leiden tot claims die de waarde van de oorspronkelijke overeenkomst ver overstijgen.
Daarnaast ontbreekt duidelijkheid over praktische zaken. Wanneer geldt een betaling als verricht? Welke leveringstermijnen zijn van toepassing? Wie draagt het risico tijdens transport? Het Burgerlijk Wetboek bevat weliswaar regels hierover, maar deze zijn vaak algemeen geformuleerd en vereisen interpretatie. Hierdoor ontstaat ruimte voor geschillen die tijd en geld kosten.
Wilt u zekerheid over uw juridische positie bij het gebruik van algemene voorwaarden? Onze gespecialiseerde advocaten in Amsterdam analyseren uw specifieke situatie en adviseren over de optimale strategie voor het opstellen en toepassen van algemene voorwaarden die uw onderneming beschermen.
Preventieve maatregelen voor uw onderneming
Laat uw algemene voorwaarden regelmatig controleren door een advocaat die gespecialiseerd is in contractenrecht. Wetgeving en rechtspraak ontwikkelen zich continu. Voorwaarden die vijf jaar geleden werden opgesteld, voldoen mogelijk niet meer aan actuele juridische eisen. Bovendien kunnen nieuwe bedrijfsactiviteiten specifieke clausules vereisen die uw oorspronkelijke voorwaarden niet bevatten.
Documenteer zorgvuldig hoe u uw algemene voorwaarden ter hand stelt. Bewaar e-mails waarin u offertes verstuurt met algemene voorwaarden als bijlage. Archiveer leesbevestigingen wanneer mogelijk. Deze documentatie is goud waard wanneer een geschil ontstaat over de vraag of uw wederpartij daadwerkelijk kennis kon nemen van uw voorwaarden.
Let specifiek op bij internationale contracten. Controleer vooraf welk recht van toepassing is op uw overeenkomst. Wanneer het Weens Koopverdrag of buitenlands recht geldt, overweeg dan om een expliciete rechtskeuze op te nemen voor Nederlands recht. Hierdoor profiteert u van de Nederlandse first shot rule en voorkomt u onzekerheid over toepasselijke voorwaarden.
Hoe los je conflicten over algemene voorwaarden op?
Conflicten over algemene voorwaarden vereisen allereerst een grondige analyse van de correspondentie tussen partijen. Onderzoek wanneer beide partijen naar hun voorwaarden verwezen, of sprake was van uitdrukkelijke afwijzing, en welk recht de overeenkomst beheerst volgens internationaal privaatrecht.
Begin met het reconstrueren van de contractuele fase. Verzamel alle relevante communicatie: offertes, orderbevestigingen, e-mails en andere correspondentie. Bepaal vervolgens wie als eerste naar algemene voorwaarden verwees. Deze chronologische analyse vormt de basis voor het toepassen van de first shot rule. Rechtbanken in Amsterdam hanteren bij ongeveer 80% van de geschillen over algemene voorwaarden deze tijdlijnanalyse als uitgangspunt.
Controleer daarna of de tweede verwijzing een expliciete afwijzing bevatte van de eerste algemene voorwaarden. Zoek naar concrete formuleringen waarin de naam van de wederpartij wordt genoemd en duidelijk wordt gesteld dat haar voorwaarden niet gelden. Algemene verklaringen of standaardclausules tellen hierbij meestal niet mee.
Juridische stappen bij geschillen over toepasselijke voorwaarden
Wanneer onduidelijkheid blijft bestaan over welke algemene voorwaarden van toepassing zijn, overweeg dan om een verklaring voor recht te vragen aan de rechter. De Rechtbank Amsterdam behandelt regelmatig dergelijke procedures. Een verklaring voor recht schept juridische duidelijkheid voordat u verder procedeert over inhoudelijke geschilpunten. Hierdoor voorkomt u dat u een uitgebreide procedure voert op basis van verkeerde aannames over toepasselijke voorwaarden.
Alternatief kunt u proberen om via mediation of onderhandelingen tot overeenstemming te komen. Wanneer beide partijen inzien dat onduidelijkheid bestaat over toepasselijke voorwaarden, bestaat vaak bereidheid om alsnog een compromis te sluiten. Dit bespaart de kosten en tijd van een gerechtelijke procedure. Bovendien blijft de zakelijke relatie behouden, wat waardevol kan zijn voor toekomstige samenwerking.
In internationale geschillen is het essentieel om advies in te winnen over het toepasselijke recht. De regels van het Weens Koopverdrag, de Rome I Verordening en verschillende nationale rechtssystemen maken internationale conflicten over algemene voorwaarden complex. Een advocaat die gespecialiseerd is in internationaal handelsrecht kan u helpen bij het navigeren door deze juridische complexiteit.
Neem contact op met ons advocatenkantoor in Amsterdam voor persoonlijk juridisch advies over uw specifieke situatie. Wij analyseren uw algemene voorwaarden, controleren uw procedure voor ter hand stelling en adviseren over de beste strategie om geschillen te voorkomen of op te lossen. Onze ervaring met zowel nationale als internationale geschillen over algemene voorwaarden garandeert dat u de juiste juridische ondersteuning ontvangt voor uw onderneming.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er wanneer beide partijen hun eigen algemene voorwaarden van toepassing verklaren?
In deze situatie, bekend als de battle of forms, gelden onder Nederlands recht de algemene voorwaarden van de partij die deze het eerst van toepassing verklaarde. Dit heet de first shot rule volgens artikel 6:225 lid 3 BW. De tweede verwijzing naar algemene voorwaarden heeft geen werking, tenzij de tweede partij de eerste voorwaarden uitdrukkelijk afwijst. Snelheid is daarom essentieel: verwijs al in uw eerste communicatie naar uw algemene voorwaarden om uw positie te versterken (en wijs daarin ook al de toepasselijkheid van andermans algemene voorwaarden af).
Hoe wijs je de algemene voorwaarden van de wederpartij rechtsgeldig af?
Een rechtsgeldige afwijzing vereist een concrete verklaring in uw correspondentie. Vermeld expliciet welke algemene voorwaarden u afwijst en van welke partij deze afkomstig zijn. Bijvoorbeeld: “Wij wijzen de algemene voorwaarden van [naam wederpartij] uitdrukkelijk af en verklaren onze eigen algemene voorwaarden van toepassing.” Standaardclausules in algemene voorwaarden of voorgedrukte zinsneden zijn minder sterk. Ook het enkel van toepassing verklaren van uw eigen voorwaarden geldt niet als uitdrukkelijke afwijzing.
Welke voorwaarden zijn automatisch van toepassing zonder uitdrukkelijke afwijzing?
Wanneer geen uitdrukkelijke afwijzing plaatsvindt, gelden automatisch de algemene voorwaarden van de partij die deze het eerst van toepassing verklaarde. Deze first shot rule beschermt de eerste verwijzer. U moet echter wel aan basisvereisten voldoen: de algemene voorwaarden moeten ter hand worden gesteld aan uw wederpartij. Alleen verwijzen naar voorwaarden op uw website of in een voetnoot kan onvoldoende zijn. De wederpartij moet een redelijke mogelijkheid hebben gehad om van de voorwaarden kennis te nemen.
