5 dingen waar je op moet letten bij het sluiten van een distributieovereenkomst

Bij het sluiten van een distributieovereenkomst moet u letten op exclusiviteitsregelingen, mededingingsrechtelijke aspecten, beëindigingsvoorwaarden, prijsafspraken en de taken van beide partijen. Deze elementen bepalen de juridische houdbaarheid en commerciële balans van uw samenwerkingsrelatie met distributeurs.

Een distributieovereenkomst regelt de zakelijke relatie tussen leverancier en distributeur waarbij producten voor eigen rekening en risico worden doorverkocht. In tegenstelling tot een agentuurovereenkomst handelt de distributeur onder eigen naam en draagt zelf het commerciële risico. Deze juridische vormgeving vereist daarom zorgvuldige aandacht voor contractuele details die uw zakelijke belangen beschermen.

Ongeveer 65% van de Nederlandse producenten werkt met meerdere distributeurs tegelijk, waarbij onduidelijke contracten regelmatig leiden tot geschillen over territoriale rechten en verkoopbevoegdheden. Ondernemers vergeten hierbij vaak essentiële bepalingen op te nemen, wat later kostbare juridische procedures oplevert. Juridisch advies voorkomt dat u werkt met een contract dat niet past bij uw werkelijke distributierelatie.

Welke juridische vorm past bij uw distributierelatie?

De benaming van uw overeenkomst bepaalt welke rechten en plichten juridisch gelden, ongeacht hoe u het contract noemt. Een ‘samenwerkingsovereenkomst’ die feitelijk als distributieovereenkomst functioneert, valt onder de voorwaarden van een distributierelatie volgens het Burgerlijk Wetboek.

Bedrijven kiezen vaak vriendelijk klinkende termen zoals samenwerkingsovereenkomst, terwijl de werkelijke relatie een distributieovereenkomst betreft. Deze keuze heeft echter juridische consequenties. Als uw contract feitelijk een agentuurovereenkomst beschrijft maar u noemt het anders, gelden desondanks de dwingendrechtelijke bepalingen voor handelsagenten. Dit betekent bijvoorbeeld dat een handelsagent na beëindiging aanspraak maakt op klantenvergoeding, ook wanneer u dit probeert te voorkomen door een andere contractnaam te gebruiken.

Daarom analyseert u eerst de werkelijke aard van de samenwerking. Een distributeur koopt producten op eigen titel en verkoopt deze zelfstandig door. Een handelsagent bemiddelt namens u tussen uw bedrijf en eindklanten zonder zelf eigenaar te worden van de producten. Nederlandse rechtbanken beoordelen de feitelijke situatie, niet slechts de contracttitel. Bovendien zorgt een verkeerde overeenkomst voor onduidelijkheid over aansprakelijkheid, garantieverplichtingen en beëindigingsrechten.

Kies daarom de juiste contractvorm voordat u begint met onderhandelen. Neem hierbij concrete afspraken op over wie het commerciële risico draagt en onder wiens naam de verkoop plaatsvindt. Voor een distributierelatie betekent dit dat de distributeur volledig zelfstandig opereert en zelf verantwoordelijk blijft voor aftersales en klantrelaties.

Hoe regelt u exclusiviteit zonder mededingingsrecht te schenden?

Een exclusieve distributieovereenkomst geeft uw distributeur het alleenrecht om producten binnen een bepaald gebied of voor een specifieke klantengroep te verkopen. Deze afspraak beschermt distributeurs tegen onderlinge concurrentie en motiveert hen om te investeren in marktbewerking. Leveranciers gebruiken exclusiviteit bovendien om sterke regionale partners te binden die lokale marktkennis en verkoopnetwerken inbrengen.

Echter, het mededingingsrecht stelt grenzen aan exclusiviteitsafspraken. Artikel 101 van het EU-Werkingsverdrag verbiedt kartels en afspraken die de vrije mededinging beperken. Toch bestaat er een belangrijke uitzondering: wanneer het gezamenlijke marktaandeel van leverancier en distributeur binnen de Europese Unie onder de 15% blijft, mag u exclusiviteit afspreken. Dit percentage berekent u door het aandeel van de distributeur in totale inkopen bij leveranciers te combineren met het aandeel van de leverancier in productverkopen op de markt.

Bij grensoverschrijdende distributie overschrijdt u deze 15%-grens zelden, waardoor exclusiviteit meestal juridisch toelaatbaar blijft. Ondanks deze ruimte blijft marktverdeling altijd verboden, ook wanneer uw gezamenlijke marktaandeel onder de drempel ligt. U mag bijvoorbeeld niet afspreken dat distributeur A alleen aan ziekenhuizen levert terwijl distributeur B uitsluitend particulieren mag bedienen, wanneer dit de markt kunstmatig verdeelt.

Praktische afspraken over exclusiviteit

Formuleer exclusiviteit specifiek in uw contract. Bijvoorbeeld: “Distributeur X verkrijgt het exclusieve recht voor verkoop van computerchips voor tabletproductie binnen Nederland, terwijl distributeur Y computerchips voor smartphones distribueert.” Deze productgerichte exclusiviteit voorkomt onderlinge concurrentie zonder marktverdeling te creëren.

Daarnaast bespreekt u of de leverancier zelf nog direct mag verkopen binnen het exclusieve gebied. Sommige overeenkomsten verbieden dit, andere staan directe verkoop aan overheden toe terwijl de distributeur bedrijven en consumenten bedient. Zonder expliciete afspraak mag de leverancier volgens Nederlands recht gewoon concurreren met de distributeur, wat de distributeur in een zwakkere positie plaatst.

Neem ook op of online verkoop is toegestaan via platforms zoals bol.com of Amazon. Deze digitale kanalen doorbreken traditionele territoriale grenzen, waardoor exclusiviteit zonder online-afspraken praktisch betekenisloos wordt. Tevens beschermt u hiermee distributeurs die investeren in lokale marketing tegen online concurrentie van collega-distributeurs uit andere regio’s.

Welke prijsafspraken mag u contractueel vastleggen?

Inkoopprijzen, kortingen en prijslijsten voor uw distributeur neemt u concreet op in de distributieovereenkomst. U spreekt bijvoorbeeld af dat producten voor € 45 per stuk worden afgenomen met 15% korting bij orders boven 500 stuks. Deze afspraken geven duidelijkheid over marges en voorkomt geschillen over facturering. Bovendien kunt u bepalen dat de leverancier tussentijds prijzen mag aanpassen met een vooraf overeengekomen kennisgevingstermijn van bijvoorbeeld 30 dagen.

Echter, verplichte verkoopprijzen voor distributeurs zijn juridisch niet toegestaan volgens het mededingingsrecht. Als leverancier mag u dus geen vaste eindprijzen opleggen waaraan de distributeur zich moet houden. Uw distributeur bepaalt zelfstandig welke verkoopprijs hij hanteert, ook wanneer dit lager uitvalt dan uw adviesprijs. Dit betekent dat distributeurs producten in uitverkoop mogen doen of tijdelijke kortingsacties mogen voeren zonder uw toestemming.

Adviesprijzen daarentegen zijn wel toegestaan. U communiceert bijvoorbeeld een aanbevolen verkoopprijs van € 99, maar de distributeur beslist vrijelijk of hij € 89 of € 109 vraagt. Deze vrijheid beschermt de mededinging en voorkomt dat leveranciers kunstmatig hoge prijzen afdwingen die consumenten benadelen. Nederlandse rechtbanken handhaven deze regel streng en verklaren contractclausules met verplichte prijzen nietig.

Uitzonderingen bij marketingcampagnes

Tijdelijke prijsafspraken zijn wel mogelijk tijdens specifieke marketingcampagnes van beperkte duur. Wanneer u als leverancier een landelijke reclamecampagne voert waarin u adverteert met een prijs van € 79, mag u voor die campagneperiode afspreken dat distributeurs deze prijs hanteren. Dit voorkomt dat reclame-uitingen direct worden ondermijnd door afwijkende prijzen bij verkooppunten.

Deze uitzondering geldt echter uitsluitend voor kortlopende campagnes van enkele weken. Tevens moet de campagne een duidelijke start- en einddatum hebben. Na afloop bepaalt de distributeur opnieuw volledig zelfstandig zijn verkoopprijzen. In de praktijk reserveert u ongeveer € 12.000 tot € 25.000 voor grotere landelijke campagnes waarbij dergelijke tijdelijke prijsafspraken relevant worden.

Hoe voorkomt u problemen bij beëindiging van de overeenkomst?

Beëindigingsvoorwaarden veroorzaken regelmatig geschillen tussen leveranciers en distributeurs, zelfs wanneer een opzegtermijn in het contract staat. De Hoge Raad bepaalde in 1999 dat bij ontbreken van contractuele opzegregelingen de redelijkheid en billijkheid meebrengen dat opzegging alleen mogelijk is met voldoende zwaarwegende gronden. Deze maatstaf geldt zelfs voor zakelijke contracten tussen professionele partijen.

Een Frans wijnhuis zegde bijvoorbeeld na honderd jaar samenwerking de distributieovereenkomst op met een Nederlandse importeur. Het Hof oordeelde dat zonder gegronde reden deze opzegging niet rechtsgeldig was, ondanks het ontbreken van een expliciete opzegregeling. Dergelijke uitspraken tonen aan dat lange handelsrelaties juridische bescherming genieten die verder gaat dan de letterlijke contracttekst.

Daarom neemt u een gedetailleerde opzegregeling op waarin u vastlegt:

• Wanneer opzegging mogelijk is (na een bepaalde periode, bij het bereiken van targets, of te allen tijde)
• Of hiervoor een zwaarwegende grond noodzakelijk blijft
• Welke opzegtermijn partijen in acht nemen (bijvoorbeeld drie, zes of twaalf maanden)
• Of de opzeggende partij een vergoeding verschuldigd is
• Wat als zwaarwegende grond geldt (bijvoorbeeld ernstige wanprestatie, fraude, of faillissement)

Gevolgen na beëindiging regelen

Bespreek tevens wat er gebeurt met resterende voorraad na beëindiging. Mag de distributeur deze tegen gereduceerde prijzen uitverkopen of moet de leverancier deze terugkopen? In sommige gevallen spreken partijen af dat de leverancier gedurende drie maanden na beëindiging nog technische ondersteuning biedt voor reeds verkochte producten.

Daarnaast bepaalt u of er een overgangsperiode geldt waarin de distributeur bestaande klantrelaties mag afronden. Deze periode voorkomt dat lopende projecten abrupt stoppen, wat schade toebrengt aan de reputatie van beide partijen. Voor complexe B2B-producten hanteert u vaak een overgangsperiode van drie tot zes maanden.

Wat verwacht u van elkaar tijdens de samenwerking?

Concrete afspraken over taken en verplichtingen voorkomen teleurstellingen en geschillen. Als leverancier wilt u dat uw distributeur actief de markt bewerkt, voldoende voorraad aanhoudt en klanten professionele service biedt. Distributeurs verwachten op hun beurt ondersteuning, trainingen en tijdige communicatie over voorraadproblemen of productwijzigingen. Deze wederzijdse verwachtingen legt u expliciet vast in de overeenkomst.

Overweeg de volgende taken voor distributeurs:

• Een minimale voorraad van bijvoorbeeld 200 stuks of ter waarde van € 15.000 aanhouden
• Minimaal vier beurzen per jaar bezoeken of organiseren
• Maandelijks tien gekwalificeerde verkoopgesprekken voeren met potentiële klanten
• Per kwartaal een overzicht leveren van uitgevoerde marketingactiviteiten en behaalde omzet
• Nationale service en garantie bieden aan klanten volgens de voorwaarden van de leverancier
• Vertrouwelijke informatie over prijzen en productspecificaties beschermen

Verplichtingen voor leveranciers

Distributeurs investeren tijd en geld in marktbewerking. Daarom verwachten zij dat leveranciers hen adequaat ondersteunen. Dit omvat:

• Het tijdig leveren van productmonsters, folders en reclamematerialen
• Technische trainingen organiseren voor het verkoopteam van de distributeur
• Op minimaal twee weken vooraf communiceren over voorraadproblemen of productievertragingen
• Hulp bieden tijdens beursdeelname, bijvoorbeeld door technische specialisten beschikbaar te stellen
• Informeren over productverbeteringen of nieuwe modellen voordat deze op de markt komen

Bij duurzame productie neemt u specifieke afspraken op over milieunormen en productiecertificering. Hiermee voorkomt u dat uw distributeur per ongeluk aan greenwashing doet wanneer de leverancier stilzwijgend overschakelt naar minder duurzame productieprocessen. Deze afspraken worden steeds relevanter nu klanten en toezichthouders kritischer worden over duurzaamheidsclaims.

In ongeveer 40% van de distributierelaties ontstaan problemen doordat partijen impliciete verwachtingen hebben die niet contractueel zijn vastgelegd. Een distributeur verwacht bijvoorbeeld marketingbudget van € 5.000 per kwartaal, terwijl de leverancier hooguit € 1.500 beschikbaar stelt. Dergelijke misverstanden vermijdt u door concrete afspraken met bedragen en deadlines op te nemen.

Wilt u zekerheid over de juridische houdbaarheid van uw distributieovereenkomst? Onze gespecialiseerde advocaten in Amsterdam analyseren uw specifieke situatie en adviseren over contractuele bescherming die aansluit bij uw commerciële doelstellingen en mededingingsrechtelijke verplichtingen.

Welk recht en welke rechter bepaalt bij geschillen?

Toepasselijk recht en bevoegde rechtspraak bepaalt u expliciet in uw distributieovereenkomst. Deze keuze voorkomt dat u bij geschillen verrast wordt door onbekende buitenlandse juridische procedures en kostenstructuren. Voor Nederlandse leveranciers is het verstandig om Nederlands recht van toepassing te verklaren met de Nederlandse rechter als bevoegde instantie voor geschillenbeslechting.

Binnen de Europese Unie geldt volgens EU-verordening 593/2008 artikel 4 dat bij ontbreken van een rechtskeuze automatisch het recht van het land van de distributeur van toepassing wordt. Dit betekent dat een Nederlandse leverancier die samenwerkt met een Duitse distributeur zonder rechtskeuze onder Duits recht valt, met alle onbekende juridische risico’s van dien. Deze automatische koppeling maakt een expliciete rechtskeuze in uw contract essentieel.

Voor landen buiten de Europese Unie onderzoekt u vooraf welke regels gelden wanneer u geen rechtskeuze opneemt. Sommige landen kennen beschermende wetgeving voor distributeurs die vergelijkbaar is met de Nederlandse franchisewetgeving, waarbij bij beëindiging automatisch goodwillvergoedingen verschuldigd zijn. Deze dwingende bepalingen gelden ongeacht wat u in uw contract opneemt, waardoor juridisch advies over internationale distributie noodzakelijk blijft.

Arbitrage als alternatief overwegen

Naast rechtbanken overweegt u arbitrage als geschillenbeslechting, bijvoorbeeld via het Permanent Hof van Arbitrage of de International Chamber of Commerce. Arbitrage biedt snellere procedures dan reguliere rechtbanken en uitspraken blijven vertrouwelijk. Bovendien erkennen landen wereldwijd arbitrage-uitspraken gemakkelijker dan buitenlandse rechtbankuitspraken.

Echter, arbitrage kent geen mogelijkheid tot hoger beroep en arbiters rekenen hogere uurtarieven dan rechters. Voor contracten met een waarde boven € 100.000 rechtvaardigen deze kosten zich vaak wel, omdat geschillen sneller worden opgelost. Voor kleinere distributierelaties blijft de Nederlandse rechter meestal de meest kostenefficiënte keuze.

Tevens bepaalt u in welke taal procedures plaatsvinden. Voor internationale distributeurs voorkomt dit verwarring over vertaalkosten en interpretatieverschillen tijdens juridische procedures. Nederlandse leveranciers kiezen meestal voor Nederlands of Engels als procedustaal, afhankelijk van de taalvaardigheid van de distributeur.

Nederland kent geen specifieke wettelijke voorschriften voor distributieovereenkomsten, waardoor contractsvrijheid grotendeels geldt. Dit betekent dat u zelf verantwoordelijk bent voor het vastleggen van alle relevante voorwaarden. Zonder expliciete afspraken valt u terug op algemene bepalingen uit het Burgerlijk Wetboek, die niet altijd even goed aansluiten bij uw commerciële belangen. Daarom investeert u in een maatwerk contract dat specifiek uw distributierelatie beschermt.

Standaardcontracten van organisaties zoals de International Chamber of Commerce of de Vereniging van Nederlandse Handelsagenten en Importeurs bieden een solide basis voor beginnende distributierelaties. Deze modelcontracten dekken de belangrijkste juridische aspecten en kosten aanzienlijk minder dan volledig maatwerk. Voor grotere of complexere distributierelaties past u deze modellen vervolgens aan met juridische begeleiding.

Neem contact op met ons advocatenkantoor in Amsterdam voor persoonlijk juridisch advies over uw distributieovereenkomst. Wij zorgen ervoor dat uw contract juridisch waterdicht is en optimaal aansluit bij uw zakelijke doelstellingen, mededingingsrechtelijke verplichtingen en internationale ambities.