Ga naar de inhoud

ESG-clausules in commerciële contracten

ESG-clausules in commerciële contracten

ESG-bedingen kunnen contractueel worden vastgelegd. ESG-bedingen verbinden contractspartijen aan Environmental, Social en Governance-doelstellingen. Deze clausules leggen verantwoordelijkheden vast op het gebied van milieu, maatschappij en goed bestuur. Een zorgvuldige formulering is essentieel om duidelijkheid en naleving te waarborgen

ESG-clausules worden steeds vaker opgenomen in commerciële contracten als een manier voor bedrijven om duurzame en ethische bedrijfspraktijken te bevorderen. ESG-clausules zijn contractuele bepalingen die bedoeld zijn om schadelijke bedrijfspraktijken te vermijden, stakeholderrelaties te verbeteren, bredere reputatievoordelen te behalen en de naleving van regelgeving te waarborgen. Deze ESG-clausules hebben vaak betrekking milieuaspecten (bijv. gebruik van specifieke producten of verpakkingen), sociale aspecten (bijv. arbeidsomstandigheden, mensenrechten) en bestuurlijke aspecten (bijv. anti-corruptie, transparantie). Ons advocatenkantoor in Amsterdam adviseert over het implementeren van ESG-clausules in commerciële contracten, zoals in leveringscontracten, aandeelhoudersovereenkomsten, arbeidsovereenkomsten, geheimhoudingsovereenkomsten, huurovereenkomsten en leningsovereenkomsten.

Aandachtspunten bij het opstellen

Bij het opstellen van ESG-clausules is het belangrijk om:

  1. duidelijke en meetbare verplichtingen tegenover partijen binnen de keten te definiëren
  2. concreet te bepalen of het gaat om een inspannings- of resultaatsverplichting, zodat partijen ook ter verantwoording kunnen worden geroepen
  3. de essentiële aard van de ESG-verplichting vaststellen
  4. de reikwijdte van de verplichting te bepalen (bijv. ook voor onderaannemers, c.q. andere partijen binnen de keten)
  5. Passende handhavingsmechanismen op te nemen, zoals bijvoorbeeld een boete, opschorting, audit of opzeggingsgrond van de commerciële overeenkomst.

Voordelen van ESG-clausules in commerciële contracten

Het opnemen van ESG-clausules in commerciële contracten biedt verschillende voordelen. Bedrijven moeten niet alleen zelf voldoen aan de ESG-verplichtingen, maar deze ook doorgeven aan hun contractspartners. ESG-dataclausules en ESG-bedingen zijn hierbij essentieel. Deze clausules kunnen bijvoorbeeld helpen bij het verzamelen van de juiste data voor CSRD-rapportages of ervoor zorgen dat uw partners ook hun verantwoordelijkheid nemen om negatieve milieu- of mensenrechteffecten te beperken. Denk verder nog aan de volgende voordelen:

  • positieve bijdrage op het terrein van de ESG
  • documenteren van proactieve stappen richting duurzaam en ethisch zakendoen
  • positionering als progressieve marktleider
  • verbetering van relaties met werknemers en klanten
  • beperken van risico’s die op grond van dwingendrechtelijke regelgeving van toepassing is

ESG-clausules zijn een krachtig instrument om duurzaamheid en verantwoord ondernemen te bevorderen via commerciële contracten. Door zorgvuldig opgestelde ESG-bepalingen op te nemen, kunnen bedrijven hun toewijding aan ESG-doelstellingen concreet maken en hun toeleveringsketens en partners stimuleren om bij te dragen aan het bereiken van deze doelen.

Hoe beïnvloeden ESG-clausules uw contracten?

Steeds meer bedrijven streven ernaar om duurzaam te ondernemen en hechten waarde aan ESG-doelstellingen. ESG (Environmental, Social, Governance) wordt niet alleen door interne motieven ingegeven, maar ook door externe factoren, zoals veranderende wet- en regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan de CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) en de CSDDD (Corporate Sustainability Due Diligence Directive). In dit artikel bespreken we hoe u ESG-vereisten kunt omzetten naar contractuele bedingen en waar u op moet letten.

Wat is de CSRD en de CSDDD?

De CSRD verplicht grote ondernemingen om vanaf boekjaar 2024 te rapporteren over hun impact op milieu, maatschappij en governance. Dit betekent dat bedrijven meer inzicht moeten krijgen in hun eigen ESG-prestaties, maar ook die van hun partners.

De CSDDD verplicht bedrijven om due diligence uit te voeren op hun eigen bedrijfsactiviteiten en die van hun leveranciers. Dit onderzoek richt zich op mensenrechten en milieu-impact. Bedrijven moeten negatieve effecten identificeren, beperken en uiteindelijk elimineren. Hoewel de richtlijn nog niet definitief is, is al duidelijk dat deze verder gaat dan alleen directe contractspartijen en betrekking zal hebben op de gehele toeleveringsketen.

Welke contracten moeten ESG-clausules bevatten?

Het is belangrijk om in alle commerciële contracten na te denken over ESG-dataclausules en ESG-bedingen. Deze verplichtingen kunnen worden opgenomen in nieuwe contracten, maar ook in bestaande, langlopende contracten. Denk daarbij aan afspraken met leveranciers, klanten, en zelfs uw zakelijke dienstverleners.

Hoe stelt u ESG-dataclausules op?

Bij het opstellen van ESG-dataclausules moet u ervoor zorgen dat de onderneming toegang krijgt tot de benodigde data voor rapportage. Hier zijn enkele belangrijke aandachtspunten:

  • Identificeer de benodigde rapportageverplichtingen: bepaal welke ESG-informatie u van uw contractpartners nodig heeft.
  • Neem een vangnetbepaling op: dit stelt u in staat om aanvullende informatie op te vragen indien nodig.
  • Leg duidelijke termijnen vast: contracteer over de tijdige aanlevering van data.
  • Doorloop de hele waardeketen: verplicht contractspartijen om gelijksoortige afspraken op te nemen in hun contracten met anderen binnen de waardeketen.
  • Definieer de gevolgen bij niet-naleving: denk na over overmacht en leg vast wanneer sancties, zoals beëindiging of boetes, van toepassing zijn.
  • Beperk gebruik van de verstrekte informatie: neem op dat de verzamelde data alleen voor ESG-rapportagedoeleinden mag worden gebruikt.

Wat zijn de aandachtspunten voor ESG-bedingen?

Bij ESG-bedingen ligt de nadruk op het naleven van de due diligence-verplichtingen zoals vereist door de CSDDD. Dit gaat verder dan het opvragen van data. Enkele aandachtspunten:

  • Ontwikkel een duurzaamheidsbeleid: omschrijf hierin de procedures voor het identificeren, beperken en elimineren van negatieve effecten.
  • Laat uw partners het duurzaamheidsbeleid onderschrijven: dit versterkt uw contractuele positie en creëert uniformiteit.
  • Stel een preventieactieplan op: maak een jaarlijks preventieactieplan met KPI’s en tijdslijnen, en kom overeen dat de contractpartner hieraan meewerkt.
  • Verplicht ketenverantwoordelijkheid: zorg ervoor dat de verplichtingen verder worden doorgelegd naar vaste partners.
  • Wees duidelijk over sancties: definieer welke maatregelen volgen bij niet-naleving, zoals opschorting, boetes of beëindiging van het contract. Dit is extra belangrijk omdat bedrijven niet simpelweg hun verantwoordelijkheden kunnen afschuiven.

Hoe zorgt u voor naleving in de toeleveringsketen?

Het is essentieel dat ESG-verplichtingen niet alleen door uw directe contractspartijen worden nageleefd, maar ook door hun partners. Dit betekent dat de volledige toeleveringsketen betrokken moet zijn. Hiervoor is het noodzakelijk om in contracten op te nemen dat elke partij verantwoordelijk is voor het implementeren van gelijke ESG-standaarden.

Houd rekening met dynamiek in regelgeving

De CSRD en CSDDD zijn nog volop in ontwikkeling. Het is dan ook verstandig om contractuele bedingen op te stellen die ruimte laten voor wijzigingen in wet- en regelgeving. Denk aan een hardship-clausule die partijen in staat stelt opnieuw te onderhandelen wanneer nieuwe regelgeving aanzienlijke aanpassingen vereist.

Advocatenkantoor gespecialiseerd in ESG-clausules en commerciële contracten

Het opnemen van ESG-clausules in commerciële contracten wordt steeds belangrijker, niet alleen vanwege externe druk van klanten en wetgeving, maar ook als integraal onderdeel van duurzame bedrijfsvoering. Wilt u meer weten over hoe u uw contracten ESG-proof maakt? Neem dan contact op met onze ervaren advocaat commercial law, Remko Roosjen. Hij staat u graag als eerste te woord en hij bespreekt met u de zaak en de uitdagingen die voorliggen.

Heeft u een andere juridische vraag, dan kunnen onze advocaten in Amsterdam u mogelijk ook ondersteunen, of aan een geschikte partner doorverwijzen. Uw belang staat bij ons te allen tijde voorop en we zoeken graag naar praktische oplossingen en snel resultaat. Neem contact op met onze specialist contractenrecht in Amsterdam en ontdek uw mogelijkheden.

+31 (0)20 – 210 31 38
remko.roosjen@maakadvocaten.nl

De juridische informatie in deze blog is uitsluitend bedoeld voor algemene informatieve doeleinden, en geen juridisch advies door een advocaat. Hoewel wij als Nederlands advocatenkantoor in Amsterdam streven naar nauwkeurigheid en actualiteit van de verstrekte juridische informatie, kunnen onze advocaten niet garanderen dat alle informatie volledig, juist of actueel is en accepteren wij geen aansprakelijkheid. Voor persoonlijk juridisch advies, raadpleeg altijd een bevoegde juridische professional, zoals onze advocaten.

Op onze website vindt u een overzicht van de meest recente ontwikkelingen op het gebied van ESG-wetgeving. Schrijf u in voor onze ESG Legal nieuwsbrief om automatisch op de hoogte te blijven.

Remko Roosjen

Remko Roosjen

Als advocaat Commercial Law en oprichter van MAAK Advocaten geeft Remko Roosjen leiding aan aan het team Geschillen en Procedures en Contractenrecht. Remko is een gespecialiseerde advocaat contractenrecht en heeft een ruime ervaring in het voeren van procedures, waaronder voor de civiele rechter, in arbitrage en mediation. Remko is verbonden aan de specialisatievereniging voor Distributie, Franchise en Agentuur en doceert regelmatig over het snijvlak van commerciële contracten en productregelgeving. Lees meer over Remko op zijn persoonlijk profiel of op LinkedIn.